Tim lưu ý rằng khi chỉnh sửa một tài liệu cũ đã qua nhiều tay (những người thường không có manh mối về kiểu dáng), tài liệu luôn kết thúc với vô số kiểu rất giống nhau, tất cả đều có những chỉnh sửa nhỏ. Anh ấy băn khoăn về cách tốt nhất để giảm thiểu vấn đề này và đưa các tài liệu đó trở lại một tập hợp các phong cách hợp lý.

Vấn đề này đã gây khó chịu cho các biên tập viên và những người dùng Word nặng nề khác trong nhiều năm. Thật không may, không có cách nào dễ dàng để giải quyết sự thất vọng này. Vấn đề thực sự là các phong cách (như bạn đã biết) rất mạnh mẽ, và với sức mạnh đó, cần phải sử dụng chúng đúng cách. Nếu bạn có những người dùng không sử dụng chúng đúng cách, thì điều đó có thể gây ra sự tàn phá với tài liệu theo thời gian.

Sau đó, giải pháp là hướng dẫn người dùng cách sử dụng hợp lý các kiểu.

Tuy nhiên, điều này không phải lúc nào cũng khả thi; bạn không phải lúc nào cũng mong đợi người dùng của mình trở thành chuyên gia trong lĩnh vực Word này.

Phải mất một chút công việc để loại bỏ những phong cách tương tự xuất hiện theo thời gian. Ví dụ, giả sử rằng bạn gửi tài liệu bằng một kiểu tùy chỉnh có tên MyStyle. Khi tài liệu quay trở lại, bạn thấy nó chứa các biến thể về kiểu như MyStyle1, MyStyle2, MyStyle + Bold, MyStyle + Centered, v.v. (Có thể có bất kỳ số lượng hoặc nhiều kiểu tương tự này.) Để loại bỏ chúng, hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Hiển thị ngăn tác vụ Kiểu. (Hiển thị tab Trang chủ của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu.)

  2. Trong danh sách các kiểu, hãy tìm một trong những “kiểu tương tự” mà bạn muốn loại bỏ, chẳng hạn như MyStyle2.

  3. Di con trỏ chuột qua kiểu và một mũi tên xuống xuất hiện ở bên phải kiểu đó.

  4. Nhấp vào mũi tên thả xuống và bạn sẽ thấy, trong các lựa chọn kết quả, một cái gì đó giống như Chọn Tất cả X Phiên bản, trong đó X đại diện cho số lần kiểu được sử dụng trong tài liệu. Nhấp vào tùy chọn này.

Word chọn mọi thứ trong tài liệu sử dụng kiểu này.

  1. Trong ngăn tác vụ Kiểu, bấm vào kiểu thực tế bạn muốn sử dụng, chẳng hạn như MyStyle. Điều này áp dụng đúng kiểu (MyStyle) cho tất cả văn bản đã chọn (MyStyle2).

  2. Nhấp lại vào mũi tên thả xuống của kiểu và bạn sẽ thấy một tùy chọn màu xám cho biết Chọn tất cả: Hiện không được sử dụng. Điều này cho bạn biết rằng kiểu hiện không được sử dụng trong tài liệu và bạn có thể chọn tùy chọn Xóa (một lần nữa, từ menu thả xuống) để loại bỏ nó.

  3. Lặp lại các bước từ 2 đến 6 cho đến khi bạn loại bỏ tất cả các kiểu tương tự mà bạn không cần nữa.

Như bạn có thể nói, quá trình này rất tẻ nhạt và chúng tôi chưa bao giờ có thể tìm ra một giải pháp dựa trên vĩ mô để làm cho nó bớt tẻ nhạt hơn. Tất nhiên, bạn có thể chỉ cần “bắt đầu lại” bằng cách mở một tài liệu hoàn toàn mới sử dụng biểu định kiểu ưa thích của bạn, sao chép tất cả văn bản từ tài liệu lộn xộn và sử dụng Paste Special | Văn bản chưa được định dạng để đưa nó vào tài liệu mới. Sau đó, bạn sẽ cần xem qua văn bản đã dán và áp dụng lại tất cả các kiểu như chúng sẽ được áp dụng.

Cách tiếp cận nào dễ dàng hơn (xóa các kiểu không mong muốn so với áp dụng lại tất cả các kiểu) tùy thuộc vào độ dài, độ phức tạp và số lượng kiểu không mong muốn trong tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13394) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.