Phản chiếu tài liệu (Microsoft Word)

Posted on: 2020年11月13日 2020年11月13日

Sarah có một tài liệu cần lưu vào hai thư mục khác nhau trên hệ thống của mình. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào để có bất kỳ cập nhật nào đối với một bản sao của tài liệu được tự động phản ánh trong bản sao khác của tài liệu không.

Thực tế có một số cách bạn có thể tiếp cận vấn đề này. Một là tạo một macro thực sự lưu tài liệu vào hai vị trí. Đây là một ví dụ về macro thực hiện điều đó.

Sub DualSave()

Dim FirstFolder As String     Dim SecondFolder As String     Dim DocName As String     Dim objF As Object     Dim retVal As Long

SecondFolder = "c:\MyLocation\"



With ActiveDocument         If Not .Saved Then             .Save             FirstFolder = .Path & "\"

DocName = .Name             If FirstFolder = SecondFolder Then                 MsgBox "WARNING! Second folder is the same as first folder."

Exit Sub             End If

Set objF = CreateObject("Scripting.FileSystemObject")

retVal = -1             On Error Resume Next             retVal = objF.CopyFile(FirstFolder & DocName, _               SecondFolder & DocName, True)

On Error GoTo 0             Set objF = Nothing             If retVal <> 0 Then                 MsgBox "File could not be copied to folder " & SecondFolder             End If         End If     End With End Sub

Một macro như vậy khá đơn giản, trong đó nó sao chép từ nơi bạn hiện đang ở sang một thư mục thứ hai (được chỉ định trong biến SecondFolder). Điều đó có nghĩa là nếu bạn mở tài liệu trong thư mục thứ hai rồi lưu nó, tài liệu gốc không được cập nhật và việc chạy macro DualSave sẽ tạo ra lỗi. (Lỗi xảy ra vì tên thư mục thứ nhất và thứ hai sẽ giống nhau.) Vì lý do này, cách tiếp cận macro như cách này phù hợp hơn nếu bạn muốn sao chép sang vị trí thứ hai như một cách để sao lưu tài liệu của mình. Một phần bổ trợ được tạo bởi Word MVP Graham Mayor về cơ bản cũng hoạt động tương tự:

https://www.gmayor.com/SaveInTwoPlacesAddIn.htm

Một cách tiếp cận khác (không yêu cầu macro) là tạo tài liệu chính của bạn và sau đó tạo tài liệu nhân bản bằng cách sử dụng “Liên kết dán”

khả năng của Word. Bạn chỉ cần chọn toàn bộ tài liệu đầu tiên và sau đó sử dụng, trong tài liệu phản chiếu, Dán liên kết để dán thông tin. Kết quả là tài liệu phản chiếu luôn phản ánh bất cứ điều gì có trong tài liệu chính. (Thông tin bổ sung về cách liên kết các tài liệu Word được trình bày trong WordTips.) Hạn chế là bạn không thể thực hiện thay đổi trong tài liệu phản chiếu và những thay đổi đó được phản ánh trong tài liệu chính; sự phản chiếu chỉ theo một hướng.

Tuy nhiên, có lẽ giải pháp tốt nhất là không dựa vào Word.

Thay vào đó, hãy lưu tài liệu chính của bạn và trong Windows, hãy tạo một lối tắt đến tài liệu chính đó. Di chuyển lối tắt đến thư mục thứ hai và bạn đã sẵn sàng. Bây giờ ai đó có thể mở tài liệu gốc hoặc lối tắt và nó sẽ luôn tham chiếu đến cùng một tài liệu. Để tạo phím tắt, bạn làm như sau:

Lưu tài liệu của bạn và thoát khỏi Word hoàn toàn.
Định vị và nhấp chuột phải vào tệp tài liệu bạn vừa lưu. Windows hiển thị menu Ngữ cảnh.
Chọn Tạo lối tắt. Phím tắt được đặt trong cùng thư mục với tài liệu gốc.
Mở một cửa sổ cho thư mục thứ hai.
Kéo phím tắt từ thư mục đầu tiên sang thư mục thứ hai.

Lối tắt của bạn hiện đã có. Nếu bạn bấm đúp vào nó, Word sẽ mở tài liệu gốc. Bây giờ về cơ bản bạn có một tài liệu duy nhất có thể truy cập thông qua hai thư mục khác nhau. Tất nhiên, hạn chế của cách tiếp cận này là thư mục thứ hai chỉ chứa một phím tắt đến tài liệu gốc, có nghĩa là bạn không nên coi phím tắt như một bản sao lưu của tài liệu gốc; nó không phải. Nếu bạn thực sự đang tìm cách tạo bản sao dự phòng của tài liệu, thì hãy sử dụng một trong các giải pháp khác được thảo luận trong mẹo này.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12633) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.