Fakhruddin đã tạo bốn tài liệu bằng cách sử dụng các kiểu tiêu đề có sẵn của Word, Từ đầu 1 đến Đầu 3. Bây giờ anh ấy cần kết hợp bốn tệp thành một tài liệu khá dài, vì vậy mỗi tệp sẽ đại diện cho một chương. Điều này dẫn đến nhu cầu về tiêu đề cấp cao hơn ở đầu mỗi tệp. Fakhruddin tự hỏi làm thế nào anh ta có thể nhanh chóng thay đổi cấp độ của các tiêu đề hiện tại (chuyển tất cả chúng xuống một cấp, từ Tiêu đề 2 đến Tiêu đề 4) để anh ta có thể thêm các tiêu đề Tiêu đề 1 mới vào đầu mỗi tệp khi kết hợp.

Thực sự có rất nhiều cách có thể được sử dụng để hoàn thành nhiệm vụ này. (Tôi đã xác định được năm trong số chúng, mặc dù thực sự có thể có nhiều hơn.) Tuy nhiên, tôi muốn tập trung mẹo này vào những gì tôi coi là hai cách dễ nhất để hoàn thành nhiệm vụ.

Cách đầu tiên là tuyệt vời nếu bạn chỉ cần thực hiện loại điều chỉnh tiêu đề này không thường xuyên. Nó sử dụng công cụ mà nhiều người coi là một công cụ quá dễ bị bỏ qua trong dạng xem Word — Outline. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Xem của ruy-băng.

  2. Ở gần bên trái của dải băng, nhấp vào Đường viền. Tài liệu của bạn sẽ trông khác và bạn sẽ thấy tab Phác thảo của ruy-băng.

  3. Trên tab Dàn bài của ruy-băng, hãy sử dụng danh sách thả xuống Hiển thị Cấp độ để chọn một cấp đề mục lớn hơn số cấp đề mục bạn sử dụng trong tài liệu. (Vì vậy, trong trường hợp của Fakhruddin, khi anh ấy sử dụng 3 cấp độ tiêu đề, anh ấy sẽ sử dụng trình đơn thả xuống Cấp độ Hiển thị để chọn Cấp độ 4.) Tại thời điểm này, tài liệu sẽ chỉ hiển thị các đề mục. (Xem Hình 1.)

  4. Nhấn Ctrl + A. Toàn bộ tài liệu nên được chọn.

  5. Nhấn phím Tab. (Bạn cũng có thể sử dụng công cụ Giảm hạng ở gần bên trái của tab Phác thảo của ruy-băng. Nó trông giống như một mũi tên chỉ sang phải.) Tất cả các đề mục đều được hạ cấp ở một cấp duy nhất, đạt được chính xác những gì Fakhruddin mong muốn.

  6. Bấm vào công cụ Đóng Dạng xem Dàn bài ở phía bên phải của tab Dàn bài của ruy-băng hoặc bấm vào công cụ Bố cục In trên Thanh Trạng thái.

Dù bằng cách nào, bạn cũng phải quay lại tài liệu của mình, nơi bạn có thể tiếp tục chỉnh sửa.

Đơn giản, phải không? Việc hạ cấp tiêu đề chỉ ảnh hưởng đến những tiêu đề được chọn, nhưng vì chúng tôi sử dụng Ctrl + A (bước 4), tất cả các tiêu đề đều bị ảnh hưởng. Điều này có nghĩa là nếu bạn chỉ muốn ảnh hưởng đến một tập hợp con của các tiêu đề, bạn nên chọn các tiêu đề đó ở bước 4.

Cách tiếp cận thứ hai mà tôi muốn làm nổi bật là sử dụng macro. Tại sao bạn sử dụng macro khi sử dụng Outline View quá dễ dàng? Tôi nghĩ nó hữu ích nhất khi bạn cần thực hiện tác vụ nhiều hoặc khi bạn cần giảm hạng các tiêu đề nhiều lần. Đây là macro tôi nghĩ ra:

Sub DemoteAllHeadings()

Dim p As Paragraph     Dim sParStyle As String     Dim iHeadLevel As Integer

For Each p In ActiveDocument.Paragraphs         sParStyle = p.Style         If Left(sParStyle, 7) = "Heading" Then             iHeadLevel = Val(Mid(sParStyle,8)) + 1             If iHeadLevel > 9 Then iHeadLevel = 9             p.Style = "Heading " & iHeadLevel         End If     Next p End Sub

Macro chạy rất nhanh, bất kể độ dài của tài liệu của bạn.

Nó bước qua mọi đoạn văn, xem đó có phải là cấp tiêu đề hay không, và nếu có, sẽ tăng kiểu đầu đề được áp dụng cho đoạn. Nó có một biện pháp bảo vệ được tích hợp để ngăn nó tăng lên ngoài kiểu Tiêu đề 9, vì chỉ có chín cấp kiểu đầu đề được tích hợp trong Word.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13732) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.