Di chuyển tài liệu chính và tài liệu con (Microsoft Word)
Word bao gồm một tính năng mà theo đó bạn có thể tạo một tài liệu chính và sau đó chèn các tài liệu con bên trong tài liệu chính. Thật không may, Word không cho phép bạn dễ dàng di chuyển tài liệu chính và tài liệu phụ từ nơi này sang nơi khác. Nếu bạn làm vậy, bạn sẽ gặp lỗi vào lần tiếp theo khi bạn mở tài liệu chính và Word cố gắng mở tài liệu con được tham chiếu.
Điều này xảy ra bởi vì Word (vì bất kỳ lý do gì) giữ các tham chiếu nội bộ đến các tài liệu con ở định dạng tuyệt đối, liên quan đến tài liệu chính. Ví dụ: giả sử bạn có một tài liệu chính và năm tài liệu phụ. Nếu tất cả những thứ này nằm trong cùng một thư mục, bạn có thể dễ dàng di chuyển chúng sang một thư mục duy nhất khác ở bất cứ đâu bạn muốn. Tất cả những gì bạn cần làm là di chuyển chúng.
Tương tự, giả sử bạn có tài liệu chính và sau đó các tài liệu con được chứa trong một thư mục có tên là Chương và thư mục Chương là một thư mục con được chứa trong cùng một thư mục chứa tài liệu chính. Nếu bạn di chuyển tài liệu chính và toàn bộ thư mục con của các Chương sang một ổ đĩa khác hoặc một thư mục khác, bạn sẽ không gặp vấn đề gì. Điều này là do bạn đã không làm xáo trộn vị trí tương đối của các tài liệu phụ trong mối quan hệ với chủ.
Vấn đề xảy ra khi bạn muốn thay đổi các vị trí tương đối. Ví dụ: nếu bạn muốn giữ nguyên tài liệu chính nhưng thay đổi thư mục con Chương thành một ổ đĩa khác. Trong trường hợp này, Word sẽ không thể xác định vị trí các tài liệu con khi bạn mở tài liệu chính.
Để khắc phục sự cố này, không di chuyển trực tiếp các tệp. Thay vào đó, bạn phải trải qua quá trình này:
-
Mở tài liệu chính và đảm bảo rằng tất cả các tài liệu phụ của bạn đều được hiển thị.
-
Chuyển sang chế độ xem Dàn bài. (Hiển thị tab Dạng xem của ruy-băng và bấm vào công cụ Viền.) Word hiển thị tab Dàn ý của ruy-băng. Word cũng hiển thị các tài liệu con (hoặc liên kết đến các tài liệu con) với một hộp xung quanh chúng và một biểu tượng ở trên cùng bên trái của hộp.
-
Bấm vào siêu liên kết hoặc bấm đúp vào biểu tượng của tài liệu con bạn muốn di chuyển. Subocument được mở trong cửa sổ Word của chính nó.
-
Nhấn F12. Word sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.
-
Chỉ định tên và / hoặc thư mục mới cho tài liệu con.
-
Bấm vào nút Lưu. Tài liệu phụ được lưu dưới tên bạn đã chỉ định.
-
Đóng tài liệu phụ. (Cách dễ nhất là chỉ cần nhấp vào dấu X đóng lớn màu đỏ ở góc trên bên phải của cửa sổ tài liệu.) Tài liệu chính của bạn sẽ lại được hiển thị.
-
Lặp lại các bước từ 3 đến 7 cho từng tiểu tài liệu bạn muốn di chuyển.
-
Lưu và đóng tài liệu chính.
-
Xóa các tài liệu con cũ khỏi vị trí cũ.
Ngoài ra còn có một số giải pháp của bên thứ ba để di chuyển hoặc quản lý các tài liệu con. Nếu bạn di chuyển nhiều tài liệu con, bạn có thể muốn điều tra các giải pháp đó. Chỉ cần truy cập bất kỳ nguồn phần mềm tốt nào trên Internet và tìm kiếm các thuật ngữ “Word” và “subocument.”
WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.
(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12636) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: