Không có gì lạ khi mọi người làm việc cùng nhau thành “đội” trong môi trường kinh doanh ngày nay. Thay vì một người duy nhất chịu trách nhiệm cho một nhiệm vụ nhất định, một nhóm người có thể được tính hoàn thành thành công nhiệm vụ đó. Điều này có thể có nghĩa là bạn có một tài liệu mà nhiều người chịu trách nhiệm. Với một số chương trình Office (chẳng hạn như Excel), nhiều người dùng có thể chia sẻ cùng một tài liệu và làm việc trên đó cùng một lúc.

Word không cho phép nhiều người sử dụng cùng một tài liệu Word cùng một lúc, vì các chỉnh sửa của mỗi cá nhân có thể tạo ra sự tàn phá với tài liệu cuối cùng. Thay vào đó, Word cung cấp một số công cụ, có sẵn trên tab Xem lại của ruy-băng, mà bạn có thể sử dụng trong môi trường nhiều người dùng để làm cho việc cộng tác trên tài liệu dễ dàng hơn một chút.

Công cụ đầu tiên như vậy được gọi là Theo dõi Thay đổi. Công cụ này cho phép hai cách tiếp cận khác nhau để chỉnh sửa tài liệu, mỗi cách đều có những điểm cộng và điểm yếu. Cách tiếp cận đầu tiên giả định một tiến trình nối tiếp của tài liệu. Đối với các trường hợp, bạn có một bản sao duy nhất của tài liệu và nó sẽ đi qua từng thành viên trong nhóm của bạn. Khi bật tính năng Theo dõi Thay đổi, các chỉnh sửa của mỗi người được ghi nhận và người chịu trách nhiệm cuối cùng về tài liệu có thể dễ dàng xem xét. Người đó — người mà tài liệu bắt đầu và cuối cùng sẽ kết thúc — sử dụng tính năng Chấp nhận hoặc Từ chối Thay đổi để xem xét từng thay đổi và đánh giá xem nó có nên được chấp nhận hay không.

Cách tiếp cận khác để sử dụng công cụ Theo dõi Thay đổi là cung cấp cho mỗi thành viên trong nhóm của bạn một bản sao của tài liệu. Họ có thể tự do thực hiện thay đổi và họ không cần phải làm như vậy khi bật Theo dõi thay đổi.

Sau đó, người chịu trách nhiệm sản xuất tài liệu cuối cùng tập hợp từng tài liệu đã sửa đổi và “hợp nhất” chúng bằng tính năng So sánh tài liệu. (Một lần nữa, tính năng này là một phần của phần Theo dõi Thay đổi tổng thể của Word.) So sánh Tài liệu kết hợp hai tài liệu, dẫn đến một tài liệu cho thấy sự khác biệt giữa hai tài liệu. Sau khi quá trình hợp nhất được thực hiện, với mỗi tài liệu của các thành viên trong nhóm, người chịu trách nhiệm có thể sử dụng lại tính năng Chấp nhận hoặc Từ chối các thay đổi để xem xét từng thay đổi và xác định khả năng chấp nhận của nó.

Nếu bạn quyết định sử dụng tính năng Theo dõi Thay đổi của Word, và đặc biệt nếu bạn quyết định sử dụng cách tiếp cận đầu tiên, bạn có thể muốn sử dụng tính năng Nhận xét để cho phép các thành viên trong nhóm chèn nhận xét của họ vào tài liệu. Những nhận xét này không được phản ánh những thay đổi thực tế đối với tài liệu (điều này sẽ được thực hiện với chính tài liệu khi bật Theo dõi Thay đổi), nhưng có thể chứa những nhận xét chung về lý do thực hiện những thay đổi nhất định hoặc chỉ là những nhận xét chung về việc phát triển tài liệu. Trên thực tế, tính năng Nhận xét trở thành một cách để các thành viên trong nhóm cung cấp đầu vào cho quá trình phát triển. Thành viên nhóm chịu trách nhiệm cuối cùng về tài liệu sau đó có thể đọc các nhận xét và giải quyết bất kỳ vấn đề nào trong đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13290) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.