Graeme lưu ý rằng trong Excel, có thể chia sẻ sổ làm việc để nhiều người có thể làm việc trên đó cùng một lúc. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để tạo một tài liệu Word mà nhiều người dùng có thể làm việc cùng một lúc.

Những gì Graeme đề cập đến thường được gọi là cộng tác — khả năng nhiều người cùng làm việc để tạo ra một tài liệu duy nhất. Đối với những người sử dụng Word trong môi trường doanh nghiệp, rất có thể họ đã có khả năng cộng tác trên các tài liệu trong một thời gian. SharePoint, là một phần của bộ máy chủ Office, đã có sẵn khoảng 15 năm nay. Nó bao gồm khả năng quản lý tài liệu, bao gồm khả năng cho nhiều người làm việc trên cùng một tài liệu.

Tuy nhiên, điều đó không giúp ích cho đa số người dùng Word vì phần lớn người dùng không sử dụng SharePoint. Đối với “phần còn lại của chúng tôi,” chúng tôi thực sự đã có sẵn tính năng cộng tác tài liệu dưới dạng này hay dạng khác kể từ Word 2013. Nếu bạn đang sử dụng Word 2013, bạn có thể mời mọi người chia sẻ tài liệu của mình và chỉ định những gì những người đó có thể làm. Bạn có thể tìm thêm thông tin về vấn đề này trên trang Microsoft cũ này:

https://blogs.office.com/2012/07/30/introducing-word-2013/

Cuộn xuống trang cho đến khi bạn thấy phần có tiêu đề “Cộng tác không có ma sát”. Như bạn có thể mong đợi từ một mẩu quảng cáo trên trang của Microsoft, chúng khiến việc chia sẻ trở nên dễ dàng như chiếc bánh. Nhưng nó có thực sự là “không có ma sát?” Không theo nhiều:

http://www.pcworld.com/article/2033437/collaboration-in-microsoft-office-painful-but-not-impossible.html

Điều quan trọng là phải nhận ra rằng để cộng tác với những người khác, những người khác đó cần có khả năng truy cập vào tài liệu của bạn. Trong thế giới Word 2013 và Word 2016, điều này có nghĩa là tài liệu bạn muốn chia sẻ với người khác cần được lưu trữ trong OneDrive, trước đây được gọi là SkyDrive.

Sẽ không hiệu quả nếu đảm bảo rằng tài liệu có sẵn ở các vị trí khác, chẳng hạn như chia sẻ mạng hoặc trên Google Drive.

Hạn chế lớn nhất khi cộng tác trong Word 2013? Nó chỉ chi tiết ở cấp độ đoạn văn, có nghĩa là nhiều người không thể làm việc trên cùng một đoạn văn cùng một lúc. Ngoài ra, cộng tác viên không thể xem ngay các chỉnh sửa của người khác; các chỉnh sửa chỉ hiển thị sau khi cộng tác viên lưu tài liệu của họ.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2016 thì việc cộng tác sẽ “thoải mái” hơn

hơn trong Word 2013. Đã qua đi những hạn chế lớn vừa được đề cập, với các cộng tác viên giờ đây có thể xem các chỉnh sửa gần như ngay lập tức. Nếu bạn đang tìm kiếm một hướng dẫn hay và nhanh chóng về cách sử dụng cộng tác trong Word 2016, bạn có thể tham khảo trang này:

http://new.office-watch.com/2015/starting-with-document-collaboration/

Cần lưu ý rằng nếu bạn đang sử dụng Office 365 (thường tương ứng với Word 2016) và phiên bản Office 365 của bạn được cung cấp thông qua gói dành cho doanh nghiệp, thì bạn sẽ có quyền truy cập vào các khả năng chia sẻ mà người dùng không phải là doanh nghiệp. không có. Đó là bởi vì các kế hoạch kinh doanh (cụ thể là Doanh nghiệp Nhỏ Premium và Doanh nghiệp vừa) cung cấp các máy chủ SharePoint và Lync được lưu trữ. Nếu bạn nghĩ mình thuộc loại này — và ai thực sự biết vì Microsoft có thói quen xấu là thay đổi tên gói và khả năng cứ sau sáu tháng hoặc lâu hơn — thì bạn nên kiểm tra với quản trị viên kế hoạch kinh doanh của mình để biết cách truy cập các tính năng đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (791) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.