Word bao gồm một trường trình tự đặc biệt mà bạn có thể sử dụng để thực hiện tất cả các loại đánh số. Bạn thậm chí có thể sử dụng trường SEQ để giúp tạo danh sách được đánh số bị hỏng. (Danh sách được đánh số bị hỏng là danh sách trong đó dòng danh sách bị gián đoạn bởi các đoạn văn có định dạng khác.) Cách tiếp cận này để tạo danh sách được đánh số đặc biệt hữu ích và ít gây ra các vấn đề vốn có trong cách đánh số danh sách tích hợp của Word. Theo mục đích của mẹo này, định dạng của trường trình tự như sau:

{seq ident}

Ở định dạng này, danh tính được thay thế bằng số nhận dạng duy nhất cho chuỗi được đề cập. Vì vậy, bạn có thể có một số trình tự trong một tài liệu. Ví dụ: một chuỗi được đánh số có thể sử dụng một định danh là MajorNum1 và một chuỗi khác sử dụng một định danh là MajorNum2. Các số nhận dạng bạn sử dụng hoàn toàn tùy thuộc vào bạn.

Bạn nên hiểu rằng trường chuỗi có thể mạnh hơn nhiều so với ngụ ý trong mẹo này. Nếu bạn muốn biết thêm thông tin về cách nó có thể được sử dụng, bạn nên tham khảo phần trợ giúp trực tuyến cho trường SEQ.

Khi bạn sử dụng trường trình tự, sau đó kết hợp nó với khả năng Văn bản tự động của Word, bạn có một sự kết hợp mạnh mẽ để tạo danh sách được đánh số trong tài liệu của mình. Để làm ví dụ về cách bạn có thể thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Định vị điểm chèn mà bạn muốn số thứ tự xuất hiện. Ví dụ, điều này sẽ có trong chú thích cho bảng hoặc hình.

  2. Nhấn Ctrl + F9 để chèn dấu ngoặc nhọn trường. Đảm bảo rằng điểm chèn nằm giữa các mắc cài.

  3. Gõ “seq NumList” (không có dấu ngoặc kép).

  4. Nhấn F9 để cập nhật thông tin trường. Word thay thế trường bằng số tiếp theo trong trình tự bạn đã chỉ định.

  5. Nếu bạn muốn một dấu chấm, tab hoặc một số ký tự khác sau số, hãy nhập nó sau số được tạo bởi trường SEQ.

  6. Chọn mọi thứ bạn đã tạo trong các bước từ 1 đến 5.

  7. Nhấn Alt + F3. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Khối Công trình Mới. (Xem Hình 1.)

  8. Trong trường Tên, hãy nhập tên mà bạn muốn biết văn bản được đánh dấu này. Đây phải là một cái gì đó ngắn gọn và có ý nghĩa, chẳng hạn như NumList hoặc thậm chí NL.

  9. Bấm vào nút OK. Hộp thoại đóng lại.

Bây giờ bất cứ khi nào bạn muốn chèn số, hãy nhập tên bạn đã xác định ở bước 7, rồi nhấn phím F3. Trường được nhập vào tài liệu. Lưu ý rằng số luôn hiển thị dưới dạng 1, nhưng nó được cập nhật khi bạn in hoặc khi bạn chọn toàn bộ danh sách và nhấn F9.

Quy trình được mô tả trong mẹo này hoạt động tốt nhất nếu bạn có một danh sách duy nhất trong tài liệu của mình. Lưu ý rằng trường trình tự bắt đầu ở đầu tài liệu và đánh số thông qua toàn bộ tài liệu, dựa trên số nhận dạng bạn sử dụng. Nếu bạn sắp có nhiều danh sách trong tài liệu của mình, thì bạn có thể thêm mục nhập Văn bản tự động thứ hai để trợ giúp việc này.

Sự khác biệt duy nhất trong các bước trên là trường SEQ mà bạn xác định sẽ giống như sau:

{ seq NumList \r1 }

Việc bổ sung công tắc \ r1 khiến Word khởi động bộ đếm tuần tự ở mức 1. Bạn sẽ sử dụng điều này bất cứ khi nào bạn muốn bắt đầu một danh sách mới và sử dụng trường thông thường cho phần còn lại của các mục được đánh số. (Nếu bạn muốn bắt đầu danh sách bằng một số khác 1, hãy sử dụng số bắt đầu ngay sau \ r.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8180) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: