Marie lưu ý rằng công cụ kiểm tra ngữ pháp trong Word thường bị sai.

Khi nó gạch dưới một từ hoặc cụm từ màu xanh lam, cô ấy có thể nhấp vào “Bỏ qua”

hoặc “Bỏ qua tất cả” và màu xanh lam biến mất. Tuy nhiên, khi cô ấy mở lại tài liệu, những nét gạch dưới nguệch ngoạc màu xanh đã trở lại. Điều này thật đáng xấu hổ, vì khách hàng của cô ấy cũng nhận được dòng gạch chân màu xanh đó và nghĩ rằng cô ấy đã mắc lỗi khi không làm như vậy. Marie tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể giữ vết mực xanh trong khi vẫn duy trì tính năng kiểm tra ngữ pháp.

Điều này, rất tiếc, không thể thực hiện được. Tại sao? Vì khi bạn nhấp vào “Bỏ qua” hoặc “Bỏ qua tất cả” trên hệ thống của bạn , bạn đang yêu cầu trình kiểm tra ngữ pháp chỉ làm gì trên hệ thống của bạn. Khi tài liệu được mở trên một hệ thống khác (chẳng hạn như hệ thống của khách hàng của bạn), chính trình kiểm tra ngữ pháp của họ sẽ thêm các gạch dưới màu xanh lam. Word không lưu trữ các quyết định “Bỏ qua” hoặc “Bỏ qua tất cả” với tài liệu đó bản thân.

Có một điều khác cần lưu ý ở đây: Word căn cứ các gạch dưới màu xanh lam đó dựa trên một loạt các cài đặt có thể định cấu hình trong mỗi lần cài đặt Word. Bạn có thể xem các quy tắc đó bằng cách làm theo ba bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Ở gần cuối hộp thoại, nhấp vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 1.)

Tất cả các “cài đặt quy tắc” này có thể được thay đổi trên cơ sở từng hệ thống.

Do đó, bạn có thể có cài đặt quy tắc khác với cài đặt quy tắc được sử dụng trên hệ thống của khách hàng của bạn, có nghĩa là ngữ pháp trên hệ thống của họ sẽ được kiểm tra (và được đánh dấu bằng gạch dưới màu xanh lam) khác với trên hệ thống của bạn.

Tất nhiên, một giải pháp tiềm năng là viết lại văn bản của bạn để đáp ứng trình kiểm tra ngữ pháp của Word, thao tác này sẽ loại bỏ gạch chân màu xanh lam. Tuy nhiên, đây có lẽ không phải là một cách tiếp cận thỏa đáng, bởi vì (1) Word có thể sai khi đánh dấu, như Marie lưu ý, và (2) cài đặt quy tắc khác nhau có thể khiến gạch chân màu xanh lam xuất hiện trên hệ thống máy khách mặc dù chúng không xuất hiện. của bạn.

Một giải pháp lâu dài hơn sẽ là thêm macro vào tài liệu để tắt tính năng kiểm tra ngữ pháp khi tài liệu được tải và bật lại khi đóng. Tuy nhiên, giải pháp tốt hơn có thể chỉ là tạo một tệp PDF từ tài liệu của bạn và cho phép khách hàng làm việc với tệp PDF thay vì tài liệu Word thực tế.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13534) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.