Martha làm việc cho một luật sư sử dụng Track Changes rất nhiều khi làm việc với khách hàng. Anh ấy khó chịu vì phải tắt định dạng theo dõi mọi lúc. (Anh ấy không muốn các thay đổi định dạng đơn giản bị theo dõi.)

Thêm vào đó, khi anh ta chuyển tài liệu cho khách hàng (qua email), nếu họ không biết cách tắt tính năng theo dõi thay đổi định dạng, tài liệu trả về luôn chứa đầy những thay đổi định dạng được theo dõi. Martha tự hỏi liệu có cách nào để cô ấy có thể tắt tính năng theo dõi các thay đổi định dạng mãi mãi không.

Khi bạn bật Theo dõi thay đổi trong Word, chương trình sẽ theo dõi rất nhiều thay đổi bạn thực hiện. Một danh mục thay đổi mà nó có thể theo dõi là các thay đổi đối với định dạng. May mắn thay, bạn có thể kiểm soát các loại thay đổi mà Word thực sự theo dõi. Đây là những gì Martha làm — cô ấy tắt một danh mục thay đổi cụ thể (định dạng) để Word không theo dõi những thay đổi đó; nó chỉ theo dõi các loại thay đổi khác.

Cách bạn điều chỉnh các danh mục thay đổi mà Word theo dõi khác nhau dựa trên phiên bản Word bạn đang sử dụng. Để tắt theo dõi định dạng, bạn sẽ làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 2007 hoặc Word 2010:

  1. Đảm bảo rằng tab Xem lại của ruy-băng được hiển thị.

  2. Bấm vào mũi tên xuống dưới công cụ Theo dõi Thay đổi (trong nhóm Theo dõi), sau đó bấm Thay đổi Tùy chọn Theo dõi. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn Theo dõi Thay đổi. (Xem Hình 1.)

  3. Bỏ chọn hộp kiểm Định dạng theo dõi.

  4. Bấm OK.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2013, hãy làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng tab Xem lại của ruy-băng được hiển thị.

  2. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Theo dõi.

Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn Theo dõi Thay đổi.

  1. Nhấp vào nút Tùy chọn nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Tuỳ chọn Thay đổi Bản nhạc Nâng cao. (Xem Hình 2.)

  2. Bỏ chọn hộp kiểm Định dạng theo dõi.

  3. Bấm OK để đóng hộp thoại Tuỳ chọn Thay đổi Bản nhạc Nâng cao.

  4. Bấm OK để đóng hộp thoại Tuỳ chọn Theo dõi Thay đổi.

Cuối cùng, nếu bạn đang sử dụng Word 2016 hoặc phiên bản mới hơn của chương trình (bao gồm cả phiên bản được cung cấp với Office 365), hãy làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng tab Xem lại của ruy-băng được hiển thị.

  2. Nhấp vào công cụ Theo dõi. Word hiển thị các tùy chọn Nhóm theo dõi.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Theo dõi.

Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn Theo dõi Thay đổi.

  1. Nhấp vào nút Tùy chọn nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Tuỳ chọn Thay đổi Bản nhạc Nâng cao. (Xem Hình 3.)

  2. Bỏ chọn hộp kiểm Định dạng theo dõi.

  3. Bấm OK để đóng hộp thoại Tuỳ chọn Thay đổi Bản nhạc Nâng cao.

  4. Bấm OK để đóng hộp thoại Tuỳ chọn Theo dõi Thay đổi.

Càng xa càng tốt. Đúng? Chà, không hẳn. Vấn đề là việc tạo cài đặt này không phải lúc nào cũng ổn. Một số người nói rằng sự thay đổi sẽ đi cùng với tài liệu; những người khác nói rằng nó không. Vẫn có những người khác nói rằng thay đổi sẽ đặt lại nếu bạn tắt Theo dõi thay đổi và sau đó bật lại.

Từ những gì tôi có thể xác định, mức độ tồn tại của cài đặt này sẽ thay đổi tùy theo phiên bản Word bạn đang sử dụng. Do đó, nếu thay đổi vẫn tiếp diễn đối với tài liệu trên hệ thống của bạn, khi bạn gửi tài liệu cho người khác và nếu họ sử dụng phiên bản Word khác, bạn có thể nhận lại tài liệu đã bật lại cài đặt và tất cả các thay đổi định dạng được đánh dấu. Điều này có thể rất khó chịu.

Theo kinh nghiệm của tôi, bạn cần phải thực hiện một cách tiếp cận ba hướng. Trước tiên, bạn cần mở mẫu Thường của mình và bỏ chọn hộp kiểm Định dạng theo dõi trong đó. Sau khi bạn thực hiện thay đổi và lưu mẫu Thường, bất kỳ tài liệu nào trong tương lai bạn tạo dựa trên mẫu đó sẽ không theo dõi các thay đổi định dạng khi Theo dõi Thay đổi được bật.

(Tất nhiên, điều này chỉ áp dụng nếu phiên bản Word của bạn không đặt lại hộp kiểm Định dạng theo dõi khi bạn bật và tắt Theo dõi Thay đổi.)

Điều thứ hai bạn cần làm là mở bất kỳ tài liệu hiện có nào và đảm bảo rằng cài đặt đã được tắt cho các tài liệu đó. (Thay đổi bạn thực hiện đối với mẫu Thường sẽ không ảnh hưởng đến bất kỳ tài liệu nào đã tạo trước đó; nó chỉ ảnh hưởng đến tài liệu mới được tạo sau khi bạn thực hiện thay đổi.) Rõ ràng, bước này có thể mất một lúc để thực hiện nếu bạn có khá nhiều tài liệu.

Điều thứ ba bạn cần làm là loại bỏ mọi thay đổi định dạng được theo dõi có thể xuất hiện khi bạn nhận tài liệu từ người khác.

Điều này là cần thiết, một lần nữa, vì bạn không kiểm soát được cách cấu hình hệ thống của người đó. Bạn có thể loại bỏ chỉ định dạng được theo dõi bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  2. Trong nhóm Theo dõi, bấm vào danh sách thả xuống Hiển thị Đánh dấu. Word hiển thị danh sách các danh mục thay đổi mà nó có thể hiển thị.

  3. Bỏ chọn mọi thứ ngoại trừ Định dạng.

  4. Nhấp vào mũi tên xuống dưới công cụ Chấp nhận, trong nhóm Thay đổi. Word hiển thị một số cách khác nhau mà bạn có thể chấp nhận các thay đổi.

  5. Chọn Chấp nhận tất cả các thay đổi được hiển thị. Tất cả các thay đổi định dạng (tất cả những gì được hiển thị ở bước 3) đều được chấp nhận. (Không chọn Chấp nhận tất cả các thay đổi trong tài liệu; điều đó sẽ chấp nhận tất cả các thay đổi cho dù chúng được hiển thị hay không.)

  6. Một lần nữa, nhấp vào danh sách thả xuống Hiển thị Đánh dấu.

  7. Đảm bảo rằng tất cả các hộp kiểm đã được chọn.

Kết quả của các bước này là bạn sẽ chỉ thấy trong tài liệu tất cả các thay đổi except formatting change — như bạn muốn. Nhược điểm của điều này là bạn sẽ cần phải làm điều đó trên tất cả các tài liệu bạn nhận được từ người khác, ngay bây giờ và mãi mãi.

Có những cách tiếp cận dựa trên vĩ mô mà bạn có thể làm theo, nếu bạn muốn. Thêm một macro AutoOpen đơn giản vào tất cả các tài liệu của bạn có thể tiết kiệm thời gian rất lớn về lâu dài:

Sub AutoOpen()

ActiveDocument.TrackFormatting = False End Sub

Macro đơn giản này tắt tính năng theo dõi định dạng bất cứ khi nào tài liệu được mở. Điều này thậm chí sẽ hoạt động với các tài liệu bạn gửi cho người khác, miễn là họ không tắt macro khi họ mở tài liệu của bạn.

Bạn sẽ cần một macro khác để loại bỏ mọi định dạng được theo dõi có thể xuất hiện trong tài liệu bạn nhận được từ người khác. Sau đây sẽ thực hiện thủ thuật:

Sub AcceptChangedFormatting()

Dim r As Revision     For Each r In ActiveDocument.Revisions         If Left(r.FormatDescription, 10) = "Formatted:" Then r.Accept     Next r End Sub

Bạn có thể gán macro này cho một phím tắt hoặc cho một nút trên QAT.

Khi nó được gọi, tất cả các thay đổi định dạng trong tài liệu sẽ được chấp nhận ngay lập tức và sau đó bạn có thể tiếp tục làm việc với các thay đổi khác đã được theo dõi trong tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7839) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.