Đôi khi, bạn có thể muốn ngăn chặn những thay đổi về kiểu mẫu trong tài liệu. Vấn đề không phải là làm thế nào để bảo vệ bản thân mẫu (điều này rõ ràng có thể được thực hiện bằng cách đặt tệp mẫu ở chế độ chỉ đọc trong hệ điều hành), mà là làm thế nào để đảm bảo rằng các kiểu mẫu không thể bị thay đổi khi mẫu được đính kèm với tài liệu.

Ví dụ: nếu bạn đính kèm một mẫu vào tài liệu, các kiểu trong mẫu đó hiện có sẵn để sử dụng trong tài liệu. Các kiểu mẫu cũng có thể được thay đổi trong tài liệu mà không ảnh hưởng đến các kiểu được lưu trữ trong mẫu gốc. (Word chỉ cố gắng lưu trữ các thay đổi kiểu trong mẫu gốc nếu nút radio Mới Dựa trên Mẫu này được chọn trong hộp thoại Sửa đổi Kiểu.)

Thật không may, mặc dù bạn có thể tự bảo vệ mẫu (bằng cách đặt nó ở chế độ chỉ đọc hoặc lưu trữ nó trong một thư mục mạng được bảo vệ), không có cách nào để bảo vệ các kiểu mẫu khi mẫu đã được đính kèm vào tài liệu. Làm như vậy có nghĩa là người dùng hoàn toàn không thể sửa đổi bất kỳ kiểu nào, ngay cả những kiểu mà người dùng đã xác định nghiêm ngặt để sử dụng trong một tài liệu cụ thể.

Một trường hợp điển hình là khả năng hạn chế chỉnh sửa của Word để chỉ cho phép một số kiểu được sử dụng khi định dạng tài liệu. (Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng, bấm vào công cụ Hạn chế Chỉnh sửa (trong nhóm Bảo vệ), rồi bấm vào hộp kiểm Định dạng Giới hạn cho Bộ sưu tập Kiểu.) Hạn chế có thể hữu ích trong một số trường hợp, nhưng nó có thể dừng người dùng thực hiện các thay đổi có thể thực sự cần thiết.

Giải pháp lâu dài tốt nhất là hướng dẫn người dùng của bạn về cách hoạt động của các kiểu, cách chúng được thay đổi trong Word (nói cách khác, những hành động nào có thể thay đổi chúng) và hướng dẫn họ không thực hiện bất kỳ thay đổi nào đối với kiểu, trực tiếp hoặc gián tiếp. Hướng dẫn người dùng không bao giờ dán văn bản đã định dạng vào tài liệu cũng là một ý kiến ​​hay. Tất nhiên, lý do là một hành động như vậy cũng dán các thay đổi kiểu vào tài liệu.

Thay vào đó, người dùng có thể nhấp vào mũi tên xuống dưới công cụ Dán trên tab Trang đầu của dải băng và chọn Dán Đặc biệt. Sau đó, họ có thể sử dụng hộp thoại Dán Đặc biệt để dán văn bản dưới dạng văn bản chưa được định dạng và định dạng văn bản đã dán bằng các kiểu có sẵn từ mẫu của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8097) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: