Là một biên tập viên sao chép, người thực hiện rất nhiều việc chỉnh sửa kỹ lưỡng, Jill thường đánh dấu một bản thảo đến cận kề cái chết. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào để tạo ra một phiên bản Track Changes “sạch” hơn không. Chỉ là một ví dụ, nếu cô ấy sửa lỗi chính tả một chữ cái trong một từ mười chữ cái, Word sẽ luôn hiển thị đánh dấu dưới dạng xóa / chèn toàn bộ từ thay vì thay đổi một ký tự. Điều này (và nhiều ví dụ khác) dẫn đến việc đánh dấu tài liệu lộn xộn ít hữu ích hơn nhiều so với mục đích của Jill.

Jill đề cập đến “nhiều ví dụ khác”, rõ ràng là không thể giải quyết nếu người ta không biết các ví dụ đó là gì. Tuy nhiên, tôi có thể giải quyết vấn đề được cung cấp, vì đó là vấn đề đã khiến tôi thất vọng đôi khi.

Khi bạn đang chỉnh sửa tài liệu với tính năng Theo dõi Thay đổi được bật, nếu bạn chọn một phần của từ và sau đó bắt đầu nhập, Word sẽ coi hành động của bạn, vì mục đích đánh dấu, như thay đổi toàn bộ từ. Nói cách khác, giả sử bạn muốn thay đổi từ viết sai chính tả “busaness” thành “business”. Nếu bạn chọn ký tự “a” và nhập ký tự “i”, thì Word sẽ thay thế toàn bộ từ gốc bằng từ đã sửa.

Nếu bạn muốn đánh dấu chỉ hiển thị “a” được thay thế bằng “i”, thì bạn cần KHÔNG chọn “a” trước.

Thay vào đó, hãy định vị điểm chèn ngay trước “a”, nhấn phím Delete, sau đó nhập “i”. (Nếu bạn muốn đặt điểm chèn sau “a” và sử dụng phím Backspace, bạn cũng có thể làm điều đó.)

Tại sao Word hoạt động theo cách này là không rõ ràng; Microsoft chưa bao giờ chỉ ra lý do của họ. Điều thú vị là khi bạn bắt đầu chỉnh sửa bằng cách chọn văn bản, Word chỉ hoạt động theo cách này nếu lựa chọn văn bản của bạn không kéo dài một ranh giới từ. Nói cách khác, giả sử bạn có cụm từ “con chó nhỏ màu nâu” và bạn muốn đổi nó thành “sương mù mờ ảo”. Bắt đầu bằng cách chọn văn bản “all brown d” và sau đó gõ “dự kiến ​​f.” Khi bạn làm như vậy, Word không hiển thị trong đánh dấu rằng ba từ đầy đủ đã được chỉnh sửa.

Thay vào đó, nó chỉ hiển thị những gì bạn đã chọn và những gì bạn đã nhập. Hành vi này rõ ràng là khác so với nếu văn bản được chọn nằm trong một từ duy nhất.

Ngoài ra, hãy nhớ rằng bạn có thể xóa đánh dấu của mình bằng cách chỉ cần tắt Theo dõi thay đổi khi bạn thực hiện các thay đổi nhỏ không cần đánh dấu. Tôi thực hiện việc này thường xuyên khi, ví dụ, tôi cần thay đổi dấu chấm phẩy thành dấu hai chấm hoặc tôi cần xóa một hoặc hai khoảng trắng không liên quan. (Tôi đặc biệt làm điều này khi áp dụng các kiểu cho văn bản.) Với tab Xem lại của dải băng được hiển thị, thật nhanh chóng và dễ dàng khi nhấp vào Bật và tắt Theo dõi Thay đổi cho các chỉnh sửa nhỏ như thế này.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (6714) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.