Jonathan bày tỏ sự thất vọng với một số người dùng trong công ty của mình.

Các tác giả kỹ thuật của ông sử dụng một mẫu tiêu chuẩn cho tài liệu. Mẫu có các trường trong đó được điền bằng cách điền đầy đủ thông tin trong hộp thoại Thuộc tính. Nếu người khác sử dụng mẫu, họ không đặt phiên bản Word của họ để hiển thị các trường, vì vậy họ thường nhập thông tin trực tiếp vào tài liệu được tạo bởi mẫu, do đó hủy các trường. Jonathan đang tìm cách bảo vệ các cánh đồng để chúng không thể bị đánh máy và phá hủy.

Không có cách nào để chỉ bảo vệ các trường trong tài liệu mà vẫn cho phép nhập trong tài liệu. Tuy nhiên, có nhiều cách để giải quyết vấn đề này. Một cách là “thông báo” cho người dùng nơi có tất cả các trường. Với lời nhắc trực quan, người dùng có thể ít phải gõ qua các trường và hủy chúng hơn. Tất nhiên, Word có thể hiển thị các trường bóng để chúng hiển thị, nhưng người dùng có thể không bật cài đặt này. Bạn có thể, trong mẫu của mình, thiết lập macro Tự động Tạo mới và Tự động mở để bật tính năng đổ bóng:

Sub AutoNew()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub
Sub AutoOpen()

With ActiveWindow.View     .FieldShading = wdFieldShadingAlways     End With End Sub

Tất nhiên, cách tiếp cận này không ngăn chặn việc nhập quá nhiều trường; nó chỉ đơn giản là đảm bảo rằng người dùng không thể nói “Tôi không biết có trường ở đó.” Bạn có thể phức tạp hơn trong macro của mình, phát triển macro liên tục kiểm tra bộ sưu tập Trường để đảm bảo rằng số lượng trường trong tài liệu không thay đổi (tăng hoặc giảm). Nếu một thay đổi trong số lượng trường được phát hiện, thì macro có thể thực hiện bất kỳ hành động khắc phục nào mà bạn cho là cần thiết.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7796) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: