Vikas có một tài liệu mà nhiều người trong văn phòng của ông làm việc. Tác giả ban đầu của tài liệu bật Theo dõi Thay đổi, sau đó gửi tài liệu cho người khác. Rất tiếc, những người khác có thể tắt Theo dõi Thay đổi hoặc chấp nhận / từ chối các thay đổi được thực hiện bởi những người khác trước đây đã làm việc trên tài liệu. Vikas tự hỏi liệu có cách nào có thể khóa Theo dõi Thay đổi để chỉ tác giả gốc mới có thể tắt nó và một cách mà chỉ tác giả gốc mới có thể chấp nhận / từ chối các thay đổi.

Về mặt lý thuyết, có một cách. Những gì bạn cần làm là bảo vệ tài liệu để chỉ những người chỉnh sửa khác mới có thể thực hiện những thay đổi được theo dõi.

Đây là cách thực hiện:

  1. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  2. Bấm vào công cụ Bảo vệ tài liệu trong nhóm Bảo vệ. Word hiển thị ngăn Bảo vệ Tài liệu ở bên phải tài liệu của bạn.

  3. Trong phần Giới hạn Chỉnh sửa của ngăn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ Cho phép Loại Chỉnh sửa này Trong tài liệu. Word kích hoạt danh sách thả xuống dưới hộp kiểm.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống, chọn Thay đổi được Theo dõi.

  5. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. Word hiển thị hộp thoại Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. (Xem Hình 1.)

  6. Nhập mật khẩu (hai lần) vào hộp thoại.

  7. Nhấp vào OK.

  8. Lưu tệp như bình thường.

Với tính năng bảo vệ này, mọi người có thể xem và chỉnh sửa tài liệu của bạn với các thay đổi được hiển thị dưới dạng các chỉnh sửa Theo dõi Thay đổi thông thường. Hơn nữa, không ai có thể chấp nhận hoặc từ chối các thay đổi mà không biết mật khẩu ban đầu được sử dụng để bảo vệ tài liệu.

Tất nhiên, có một lời cảnh báo lớn đối với tất cả những điều này, và nó sẽ lặp lại bất cứ khi nào mọi người bắt đầu nói về bảo vệ. Trong Word, tính năng bảo vệ tài liệu sẽ chỉ cung cấp khả năng bảo vệ cho những người quyết định “chơi đẹp”. Có nhiều cách để bảo vệ — trong đó đáng chú ý nhất là người chỉnh sửa có thể chỉ cần sao chép tất cả văn bản từ tài liệu đã chỉnh sửa sang một tài liệu mới và bắt đầu chuyển tài liệu mới đó như thể nó là tài liệu gốc. Thật không may, không có cách nào xung quanh hành vi như vậy với các tài liệu Word.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11674) áp dụng cho Microsoft Word 2007 và 2010. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: