Mori có một tài liệu có “từ khóa” được in đậm. Anh ấy muốn tạo một chỉ mục bao gồm các từ khóa này. Mori tự hỏi liệu có cách nào để tự động đánh dấu tất cả các cụm từ in đậm để chúng xuất hiện trong một chỉ mục không.

Có một số cách bạn có thể tiếp cận nhiệm vụ này. Có lẽ cách dễ nhất là tận dụng khả năng AutoMark của Word để tạo các mục nhập chỉ mục của bạn. Bí quyết là đưa các từ của bạn — những từ bạn muốn vào một chỉ mục — vào tệp của chính chúng. Đây là một cách dễ dàng để làm điều đó:

  1. Mở tài liệu mà bạn muốn lập chỉ mục.

  2. Tạo một tài liệu trống mới.

  3. Chuyển trở lại tài liệu nguồn của bạn (tài liệu mà bạn muốn lập chỉ mục).

  4. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  5. Nhấp vào tab Tìm. (Các bước 4 và 5 là bắt buộc vì Ctrl + F không hoạt động theo cách truyền thống trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn.)

(Xem Hình 1.)

  1. Đảm bảo rằng hộp Tìm gì trống và có điểm chèn trong đó.

  2. Nhấn Ctrl + B. Word cho biết rằng bạn muốn tìm văn bản in đậm.

  3. Nhấp vào tùy chọn Tìm trong và chọn Tài liệu chính. Word chọn tất cả các từ và cụm từ in đậm trong tài liệu.

  4. Bấm Đóng để loại bỏ hộp thoại Tìm và Thay thế.

  5. Nhấn Ctrl + C. Tất cả các từ được sao chép vào Clipboard.

  6. Chuyển sang tài liệu trống.

  7. Nhấn Ctrl + V. Tất cả các từ bây giờ nằm ​​trong tài liệu trống trước đây, mỗi từ một dòng.

Với các từ trong tài liệu riêng của chúng, bạn có thể dễ dàng sắp xếp chúng và tìm kiếm bất kỳ từ nào trùng lặp. Loại bỏ các từ trùng lặp để bạn có một danh sách các từ và cụm từ duy nhất, một từ trên mỗi dòng. Sau đó, bạn cần chuyển đổi các từ thành một bảng; chỉ cần chọn chúng, hiển thị tab Chèn của ruy-băng và chọn Bảng | Chuyển đổi văn bản thành bảng. Những gì bạn nên kết thúc là một bảng có một cột duy nhất với các từ và cụm từ của bạn trong cột đó. (Nếu bạn kết thúc với nhiều cột, bạn có thể muốn hoàn tác chuyển đổi và tìm bất kỳ ký tự Tab nào trong danh sách các từ và cụm từ. Nếu bạn tìm thấy chúng, hãy xóa chúng vì chúng kích hoạt chuyển đổi để thêm một cột khác.)

Với tất cả các từ và cụm từ của bạn trong một cột, hãy thêm cột thứ hai ngay bên phải cột đầu tiên. Để tính năng AutoMark hoạt động tốt nhất, cột đầu tiên cần chứa các từ hoặc cụm từ bạn muốn đánh dấu trong tài liệu và cột thứ hai cần chứa cách bạn muốn các từ và cụm từ đó xuất hiện trong chỉ mục.

Ví dụ: bạn có thể có nhiều biến thể của cùng một cụm từ trong cột đầu tiên, chẳng hạn như “kết quả được đánh dấu”, “kết quả kiểm đếm”, “câu trả lời được kiểm tra” và “câu trả lời kiểm đếm”. Nếu bạn muốn từng thứ này xuất hiện trong chỉ mục dưới cụm từ “kiểm đếm kết quả”, thì bạn sẽ đặt cụm từ đó ở bên phải của mỗi cụm từ ban đầu. Nếu bạn muốn từ hoặc cụm từ trong cột bên trái giống với từ hoặc cụm từ được sử dụng trong chỉ mục, thì chỉ cần sao chép từ cột bên trái sang cột bên phải.

Khi bạn hoàn thành danh sách của mình, hãy lưu tài liệu. Sau đó, bạn có thể sử dụng những gì bạn đã tạo để Tự động đánh dấu tài liệu gốc, theo cách này:

  1. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  2. Nhấp vào công cụ Chèn chỉ mục. Word hiển thị tab Chỉ mục của hộp thoại Chỉ mục. (Xem Hình 2.)

  3. Bấm vào nút AutoMark. Word sẽ hiển thị hộp thoại Open Index AutoMark File.

  4. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để chọn tệp chứa danh sách từ khóa và cụm từ của bạn.

  5. Nhấp vào Mở.

Đó là nó. Word sử dụng danh sách các từ của bạn như một “lộ trình” đến những gì nó sẽ đánh dấu trong tài liệu của bạn. Khi tính năng AutoMark hoàn thành, bạn có thể tạo chỉ mục theo ý muốn.

Nếu muốn, bạn có thể sử dụng macro để đánh dấu tất cả các mục nhập chỉ mục trong tài liệu của mình, dựa trên việc văn bản có in đậm hay không. Ví dụ sau đây chỉ đơn giản là tìm kiếm văn bản in đậm trong tài liệu. Nếu nó định vị văn bản đó, thì nó sẽ chèn một mục chỉ mục vào đó.

Sub InsertingIndexEntries()

Application.ScreenUpdating = False

'Go to the first page of the document     Selection.HomeKey wdStory, wdMove

'Set up the Find and Replace operation     Selection.Find.ClearFormatting     Selection.Find.Replacement.ClearFormatting     With Selection.Find         .Text = ""

.Replacement.Text = ""

.Forward = True         .Wrap = wdFindContinue         .Format = True         .MatchWildcards = False         .Font.Bold = True     End With

'Finds the bold text and inserts an index entry.

Do         Selection.Find.Execute         If Selection.Find.Found Then             'Checks if the Index field was selected             'This occurs if it does not contain any entries             If UCase(Selection.Range.Text) <> "NO INDEX ENTRIES FOUND." Then                 'Insert an index entry and use the text within                 'the selected range as the entry name                 ActiveDocument.Indexes.MarkEntry _                   Range:=Selection.Range, _                   Entry:=Selection.Range.Text, _                   EntryAutoText:=Selection.Range.Text, _                   CrossReference:="", _                   CrossReferenceAutoText:="", _                   BookmarkName:="", _                   Bold:=False, _                   Italic:=False, _                   Reading:=""

'Move past text that was found and the new index entry                 Selection.MoveRight wdCharacter, 1, wdExtend                 Selection.Collapse wdCollapseEnd             End If         End If     Loop While Selection.Find.Found

Application.ScreenUpdating = True     Application.ScreenRefresh End Sub

Hãy nhớ rằng macro này tìm thấy bất kỳ và tất cả văn bản in đậm trong tài liệu, bao gồm (có thể) những nơi bạn có thể không mong đợi. Ví dụ: nếu bạn có một số tiêu đề được định dạng là in đậm, các tiêu đề đó cũng sẽ được đánh dấu cho chỉ mục. Hơn nữa, nếu bạn chạy macro nhiều lần, bạn có thể kết thúc với nhiều mục nhập chỉ mục cho mỗi cụm từ hoặc từ được in đậm. Nếu bạn cần chạy nó nhiều lần, hãy loại bỏ các trường chỉ mục hiện có trước khi chạy lại.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10438) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: