Nancy đã yêu cầu trợ giúp để khắc phục sự thất vọng của mình với tính năng đánh số tự động của Word. Có vẻ như các con số trong một số danh sách sẽ tự đặt lại định kỳ hoặc hiển thị các vấn đề hành vi kỳ lạ khác.

Công cụ đánh số tự động được sử dụng trong Word là một trong những công cụ được triển khai kém và khó chịu nhất trong toàn bộ chương trình. Vấn đề tồi tệ đến mức nhiều người thậm chí ủng hộ việc từ bỏ hoàn toàn tính năng này, thay vào đó dựa vào việc đánh số các mục trong danh sách theo cách thủ công.

(Tin hay không thì tùy, đó chính xác là những gì được thực hiện khi WordTips được tạo lần đầu tiên — các bước được đánh số thường được sử dụng thường được tạo theo cách thủ công chứ không phải tự động.) Cách tiếp cận này rõ ràng bao gồm khá nhiều thao tác nhập và định dạng bổ sung.

Thay vì nhập số theo cách thủ công, bạn cũng có thể sử dụng trường SEQ để đánh số danh sách của mình. Điều này chỉ mất một chút thời gian để thiết lập, nhưng kết quả có thể là danh sách bán động. (Có nghĩa là danh sách các phần tử tự đánh số lại nếu bạn phải tổ chức lại danh sách.) Để biết thêm thông tin về trường SEQ, hãy tham khảo các số báo trước của WordTips.

Nếu bạn muốn thử sử dụng cách đánh số tự động của Word, thì tốt nhất bạn cũng nên sử dụng kiểu để xác định diện mạo của các mục được đánh số xuất hiện trong tài liệu của bạn. Bạn có thể tạo các kiểu khác nhau cho các loại danh sách khác nhau, cũng như các kiểu khác nhau cho các mục đầu tiên trong danh sách và các mục còn lại. Tất nhiên, phong cách cung cấp nhiều ưu điểm khác có lợi khi tạo tài liệu. Nếu bạn chia sẻ tài liệu của mình với người khác, các kiểu được xác định cũng giúp đảm bảo rằng tài liệu của bạn sẽ xuất hiện đúng với ý định ban đầu hơn khi được xem trên một máy khác.

Nếu bạn muốn tìm hiểu thêm về cách đánh số và cách chế ngự con thú hoang dã, bạn nên chạy (không đi bộ) đến http://word.mvps.org [Word MVP site] và đọc tiểu thuyết của John McGhie về chủ đề này . Đơn giản chỉ cần truy cập trang này:

http://wordmvp.com/FAQs/Numbering/WordsNumberingExplained.htm

Nếu bạn dành thời gian để thực sự xem xét những gì John đã tạo ra tại trang web, bạn có thể đặt câu hỏi tại sao tôi lại gửi cho bạn những gì rõ ràng là một tài liệu lỗi thời. (Chuyên luận đã được viết cách đây khá lâu; nó chỉ được đề cập thông qua Word 2002.) Lý do khá đơn giản: Các vấn đề được mô tả vẫn còn tồn tại trong Word ngày nay và các kỹ thuật chung được mô tả cũng vẫn được áp dụng. Đọc qua những gì John đã tạo ra, tiếp thu các kỹ thuật và tìm cách áp dụng chúng trong phiên bản Word của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8101) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: