Đôi khi bạn sẽ muốn lưu hành một tệp cho người khác, nhưng bạn không muốn họ thay đổi lời nói của bạn. Có một số cách bạn có thể đặt tài liệu của mình ở chế độ chỉ đọc. Cách đầu tiên và đơn giản nhất là sử dụng khả năng của hệ điều hành của bạn để thực hiện thay đổi. Chỉ cần tạo tài liệu của bạn và sau đó (từ bên ngoài Word) thay đổi các thuộc tính của tài liệu để cho biết nó ở chế độ chỉ đọc.

Một cách khác để thực hiện điều này là từ bên trong Word, bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Tạo tài liệu của bạn như bình thường.

  2. Nhấn F12. Word sẽ hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.

  3. Chỉ định vị trí và tên của tệp mà bạn muốn nó được lưu.

  4. Nhấp vào nút Công cụ (ngay bên trái của nút Lưu) và sau đó chọn Tùy chọn chung. (Xem Hình 1.)

  5. Trong hộp thoại, bạn có thể chỉ định mật khẩu và đề xuất chỉ đọc cho tệp.

  6. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại. Word lại hiển thị hộp thoại Save As.

  7. Nhấp vào Lưu để lưu tệp của bạn.

Vấn đề duy nhất với cách tiếp cận này để bảo vệ tài liệu của bạn là bất kỳ ai vẫn có thể tải tệp và sau đó sử dụng lệnh tùy chọn Save As để lưu bản sao tài liệu của riêng họ. Cách chắc chắn duy nhất để giải quyết vấn đề này là lưu tài liệu ở một số định dạng ứng dụng khác (chẳng hạn như hình ảnh đồ họa hoặc trong Adobe Acrobat) ngăn cản mọi việc sử dụng thông tin ngoại trừ việc đọc.

Có một tùy chọn khác cũng có thể phù hợp với hóa đơn. Điều này liên quan đến việc lưu tài liệu của bạn dưới dạng Word, có thể dễ dàng bảo vệ. Để thực hiện việc này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  2. Nhấp vào công cụ Bảo vệ Tài liệu trong nhóm Bảo vệ (trong Word 2013 và Word 2016, đó là công cụ Chỉnh sửa Hạn chế). Word hiển thị ngăn Bảo vệ Tài liệu (Word 2007 và Word 2010) hoặc ngăn Hạn chế Chỉnh sửa (Word 2013 và Word 2016) ở bên phải tài liệu của bạn.

  3. Trong phần Giới hạn Chỉnh sửa của ngăn, hãy chọn hộp kiểm Chỉ Cho phép Loại Chỉnh sửa này Trong tài liệu. Word kích hoạt danh sách thả xuống dưới hộp kiểm.

  4. Sử dụng danh sách thả xuống để chọn loại phụ cấp bạn muốn trong tài liệu của mình ..

  5. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. Word hiển thị hộp thoại Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. (Xem Hình 2.)

  6. Nhập mật khẩu (hai lần) vào hộp thoại.

  7. Nhấp vào OK.

  8. Lưu tệp như bình thường.

Giờ đây, không ai có thể thay đổi tài liệu của bạn nếu không biết mật khẩu. Tuy nhiên, điều quan trọng cần lưu ý là mã hóa không phải là mạnh nhất. Tìm kiếm trên Google có thể tiết lộ một số cách để thử và bẻ khóa loại bảo vệ này. Hãy ghi nhớ điều đó và chọn phương pháp phù hợp nhất với nhu cầu của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.