Một cách phổ biến để bảo vệ tài liệu là đặt các tùy chọn chia sẻ có sẵn khi bạn lưu tài liệu. Ví dụ, khi bạn lưu tài liệu của mình trong Word 2007, bạn có thể chọn Công cụ | Tùy chọn chung rồi điền vào passwords trong hộp thoại. (Một mật khẩu được sử dụng để mở tài liệu và mật khẩu còn lại được sử dụng nếu bạn muốn cấm các thay đổi đối với tài liệu.) Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản Word mới hơn, hãy chọn Tệp | Thông tin | Bảo vệ tài liệu. Sau đó chọn Encrypt With Password để yêu cầu người dùng nhập mật khẩu để mở tệp. Bạn có thể hạn chế những loại chỉnh sửa có thể được thực hiện đối với tài liệu nếu bạn chọn Hạn chế Chỉnh sửa.

Hạn chế của các cách tiếp cận dựa trên mật khẩu này là người dùng, khi họ cố gắng mở tài liệu, sẽ thấy một hộp thoại yêu cầu nhập mật khẩu. Sự khác biệt giữa hai mật khẩu là nếu bạn yêu cầu mật khẩu để mở, thì người dùng thậm chí sẽ không thể mở tài liệu mà không có nó. Nếu bạn yêu cầu mật khẩu để sửa đổi tài liệu, thì người dùng có thể mở bản sao chỉ đọc của tài liệu, ngay cả khi họ không có mật khẩu.

Điều gì sẽ xảy ra nếu bạn không bao giờ có ý định cung cấp mật khẩu cho người dùng? Trong trường hợp đó, việc hỏi mật khẩu có vẻ như lãng phí thời gian. Thay vào đó, sẽ rất tuyệt nếu người dùng có thể bỏ qua hộp thoại và chỉ mở bản sao chỉ đọc của tài liệu. Có ba cách bạn có thể thực hiện một giải pháp trong trường hợp này.

Giải pháp đầu tiên (và đơn giản nhất) là đặt tệp tài liệu ở chế độ chỉ đọc. Trong Windows (không phải Word), nhấp chuột phải vào tài liệu và chọn tùy chọn Thuộc tính. Trong hộp thoại kết quả, bạn có thể sửa đổi thuộc tính chỉ đọc cho tệp. Nếu bạn đánh dấu nó là chỉ đọc, thì không ai có thể thay đổi tài liệu; nó sẽ tự động ở chế độ chỉ đọc khi được mở trong Word. Tất nhiên, không có gì ngăn cản người khác làm theo các bước tương tự và xóa thuộc tính chỉ đọc để họ có thể thay đổi tệp gốc.

Cách tiếp cận thứ hai là tận dụng cài đặt mạng của bạn, nếu bạn có mạng. Chỉ cần nói chuyện với quản trị viên hệ thống của bạn và nhờ cô ấy tạo một thư mục mà bạn có thể viết, nhưng từ đó những người khác chỉ có thể đọc. Bằng cách đó, họ không thể thay đổi tài liệu gốc, nhưng bạn có thể.

Cách tiếp cận thứ ba là bảo vệ tài liệu theo cách khác. Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, khi bạn bấm vào công cụ Bảo vệ Tài liệu (trên tab Xem lại của dải băng), Word sẽ hiển thị ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu. Loại bảo vệ này thường được sử dụng khi tạo biểu mẫu, nhưng nó cũng có khả năng áp dụng cho các tài liệu chung.

Trong ngăn tác vụ Bảo vệ Tài liệu, chọn hộp kiểm bên dưới Hạn chế Chỉnh sửa, sử dụng danh sách thả xuống để chọn Điền vào Biểu mẫu, nhấp vào “Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ”, rồi cung cấp mật khẩu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, quy trình được liệt kê ở trên hơi khác một chút. Bấm vào công cụ Hạn chế Chỉnh sửa trong nhóm Bảo vệ của tab Xem lại của ruy-băng. Word hiển thị danh sách ba tùy chọn hạn chế định dạng và chỉnh sửa. Trong Giới hạn chỉnh sửa, hãy sử dụng tùy chọn “Chỉ cho phép loại chỉnh sửa này trong tài liệu”

và chọn Không có Thay đổi (Chỉ Đọc) từ danh sách thả xuống, nhấp vào “Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ”, rồi cung cấp mật khẩu.

Khi tài liệu được tải sau đó, người dùng không được nhắc nhập mật khẩu. Người dùng cũng sẽ không thể làm những việc khác, chẳng hạn như chọn văn bản và sao chép nó. Tuy nhiên, người dùng sẽ có thể xem và in tài liệu như mong muốn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11257) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: