Deb thường định dạng các tài liệu đến với cô ấy sau khi một số người khác đã đóng góp nội dung. Một trong những bước đầu tiên của cô ấy là áp dụng các phong cách chính xác. Đôi khi, ví dụ: một đoạn văn có nhãn là Văn bản nội dung không được định dạng như kiểu Văn bản nội dung của cô ấy. Vấn đề là, khi cô ấy áp dụng lại một kiểu cho một đoạn văn có cùng tên kiểu tại chỗ, cô ấy nhận được hộp thoại Modify Style hỏi cô ấy có muốn “Cập nhật kiểu để phản ánh những thay đổi gần đây” làm mặc định hay không ” Áp dụng lại định dạng của kiểu cho vùng chọn. ” Không cần phải nói, điều này trở nên khó chịu rất nhanh chóng. Deb luôn muốn tùy chọn “Đăng ký lại”. Cô ấy tự hỏi liệu cô ấy có thể đặt tùy chọn “Đăng ký lại” làm mặc định hay tốt hơn là loại bỏ hoàn toàn cửa sổ bật lên này.

Trên thực tế, có một số cách khác nhau để bạn có thể áp dụng lại các kiểu trong tài liệu. Một cách là từng đoạn, như Deb đang làm. Bạn tìm một đoạn văn rồi bấm vào tên kiểu trong ngăn Kiểu. Khi bạn sử dụng phương pháp này, Word có thể hỏi bạn xem bạn có muốn áp dụng lại kiểu hay cập nhật kiểu để phản ánh định dạng trong đoạn văn khi nó tồn tại.

Lý do mà Word hỏi câu hỏi này là vì nó được cấu hình theo mặc định để hỏi nó. Để tắt yêu cầu này, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Trong khu vực Tùy chọn Chỉnh sửa, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Nhắc Cập nhật Kiểu được xóa.

  4. Bấm OK.

Nên làm vậy; bây giờ bạn không nên được hỏi nếu bạn muốn đăng ký lại hoặc cập nhật. Thay vào đó, Word giả định rằng bạn muốn đăng ký lại và bạn có thể vui vẻ di chuyển theo cách của mình.

Có một lưu ý phụ cần được đề cập; một điều tôi đã gặp khi thực hiện một số thử nghiệm cho mẹo này: Không có điều nào ở trên thực sự áp dụng cho kiểu Thông thường. Không thực sự quan trọng cài đặt của hộp kiểm Nhắc Cập nhật Kiểu khi bạn áp dụng lại Kiểu Bình thường. Nhấp vào nó trong ngăn Kiểu và nó được áp dụng lại mà không cần bất kỳ lời nhắc nào. Đó chỉ là những kiểu khác, không phải là kiểu Bình thường mà Word nhắc về.

Có một cách thú vị khác để áp dụng lại các kiểu: sử dụng các phím tắt.

Nếu bạn gán phím tắt cho một kiểu, bạn có thể sử dụng phím tắt đó để áp dụng lại kiểu cho một đoạn văn và Word không thực sự chú ý đến cài đặt Nhắc cập nhật kiểu. Ví dụ: giả sử bạn muốn áp dụng lại kiểu Quote. Bạn có thể gán phím tắt theo cách sau:

  1. Nhấn Alt + Ctrl + Shift + S. Word hiển thị ngăn Kiểu. (Bạn cũng có thể hiển thị tab Trang đầu của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu.)

  2. Di chuột qua tên của bất kỳ kiểu nào bạn muốn áp dụng lại. Một mũi tên xuống nhỏ xuất hiện ở bên phải của tên.

  3. Nhấp vào mũi tên xuống để tiết lộ các tùy chọn có sẵn.

  4. Chọn Sửa đổi từ các tùy chọn. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

  5. Nhấp vào nút Định dạng (góc dưới bên trái), sau đó chọn Phím tắt. Word hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím. (Xem Hình 1.)

  6. Với điểm chèn trong hộp Nhấn Phím tắt Mới, hãy nhấn phím tắt bạn muốn sử dụng. (Ví dụ: nhấn Alt + Q.)

  7. Nhấp vào nút Chỉ định. Phím tắt được liên kết với kiểu.

  8. Nhấp vào nút Đóng để loại bỏ hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím.

  9. Bấm vào nút OK để loại bỏ hộp thoại Sửa đổi Kiểu.

Bây giờ, khi bạn muốn áp dụng lại một kiểu, chỉ cần nhấn phím tắt mà bạn đã chỉ định ở bước 6. Word áp dụng lại kiểu mà không hỏi bạn bất kỳ câu hỏi nào.

Ngay cả khi bạn sử dụng một trong các kỹ thuật đã được thảo luận, bạn vẫn cảm thấy nhàm chán khi xem qua từng đoạn và áp dụng lại các kiểu. Bạn có thể giải tỏa phần lớn sự tẻ nhạt bằng cách sử dụng một cách tiếp cận khác để cập nhật. Khi hộp kiểm Nhắc Cập nhật Kiểu bị xóa, như được mô tả ở trên, hãy làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Alt + Ctrl + Shift + S. Word hiển thị ngăn Kiểu. (Bạn cũng có thể hiển thị tab Trang đầu của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu.)

  2. Di chuột qua tên của bất kỳ kiểu nào bạn muốn áp dụng lại. Một mũi tên xuống nhỏ xuất hiện ở bên phải của tên.

  3. Nhấp vào mũi tên xuống để tiết lộ các tùy chọn có sẵn.

  4. Chọn Chọn tất cả các phiên bản. Word chọn tất cả các kiểu trong tài liệu sử dụng kiểu cụ thể đó.

  5. Trong ngăn Kiểu, bấm vào tên kiểu giống nhau. Word áp dụng lại kiểu cho tất cả các đoạn văn đã chọn.

Ở bước 5, bạn cũng có thể nhấn Ctrl + Q thay vì chọn lại kiểu. Điều này áp dụng lại tất cả định dạng ở cấp độ đoạn văn cho các đoạn văn đã chọn. Tuy nhiên, nó sẽ không thay đổi bất kỳ định dạng cấp ký tự nào có thể đã được áp dụng rõ ràng cho các đoạn văn. Để loại bỏ điều đó, bạn cũng cần nhấn Ctrl + Phím cách. Tuy nhiên, làm như vậy cũng sẽ loại bỏ mọi định dạng ký tự cụ thể mà bạn có thể muốn giữ lại, chẳng hạn như in đậm hoặc in nghiêng. Theo kinh nghiệm của tôi, tốt hơn là chỉ cần chọn tên kiểu từ ngăn Kiểu, như đã viết ở bước 5.

Cuối cùng, một kỹ thuật khác là sử dụng Tìm và Thay thế để cập nhật. Làm theo các bước sau:

  1. Đảm bảo rằng bạn lưu tài liệu của mình.

  2. Nhấn Ctrl + Home để chuyển đến đầu tài liệu của bạn.

  3. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  4. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. (Xem Hình 2.)

  5. Nhấp một lần vào hộp Tìm gì và đảm bảo rằng nó trống.

  6. Nhấp vào Định dạng và chọn Kiểu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tìm kiểu. (Xem Hình 3.)

  7. Chọn tên của kiểu bạn muốn áp dụng lại.

  8. Bấm OK để đóng hộp thoại Tìm Kiểu.

  9. Nhấp một lần vào hộp Replace With và đảm bảo rằng nó trống.

  10. Nhấp vào Định dạng và chọn Kiểu. Word hiển thị hộp thoại Thay thế Kiểu. (Hộp thoại này về cơ bản giống với hộp thoại Tìm Kiểu trước đó.)

  11. Chọn cùng một kiểu mà bạn đã chọn ở bước 7.

  12. Bấm OK để đóng hộp thoại Thay thế Kiểu.

  13. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Word tìm kiếm tài liệu và thay thế tất cả các kiểu bạn đã chọn ở bước 7 bằng cùng một kiểu chính xác, do đó áp dụng lại chúng.

Một ưu điểm đáng kể của kỹ thuật Tìm và Thay thế là bạn có thể sử dụng trình ghi macro để ghi lại việc thay thế một số kiểu liên tiếp. Điều đó cho phép bạn phát lại macro sau đó và trong một bước, áp dụng lại các kiểu cho nhiều đoạn văn. Rất nhanh; rât thuận tiện.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11812) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.