Fred có một tài liệu pháp lý dài 60 trang có các kiểu từ khắp nơi trên bản đồ (chẳng hạn như hàng chục phiên bản của Tiêu đề 2, nhiều khoảng cách tab thậm chí cho cùng một cấp văn bản, v.v.). Fred tự hỏi làm cách nào anh ấy có thể đặt lại dễ dàng, nhanh chóng và an toàn và làm cho tất cả các phong cách này nhất quán.

Với ba yêu cầu (dễ dàng, nhanh chóng và an toàn), câu ngạn ngữ cũ xuất hiện trong tâm trí bạn: Bạn có thể có bất kỳ hai yêu cầu nào bạn muốn, và hai trong số ba không tệ!

Nghiêm túc mà nói, không có cách nào nhanh chóng để thực hiện những gì bạn đang yêu cầu. Lý do là vì, theo nghĩa đen, bạn đang cố gắng làm sáng tỏ những gì đã trở thành một tô mì spaghetti. Các biên tập viên của nhiều sọc khác nhau đã phải vật lộn với vấn đề này trong nhiều năm và đó không phải là vấn đề mà Microsoft có thể khắc phục. Công bằng mà nói, đây không phải là vấn đề thực sự có thể sửa chữa được. Đối với chỉ một trường hợp, giả sử rằng bạn có (như bạn nói) một tá phiên bản của Tiêu đề 2 trong tài liệu. Nếu Microsoft phát triển một số cách tự động để sửa lỗi này, thì làm cách nào để tự động hóa biết được phiên bản nào của Heading 2 là phiên bản chính xác? Nếu nó chọn sai thì sao? Bây giờ, hãy nhân nó với một chục hoặc nhiều kiểu khác nhau mà bạn cần trong tài liệu. Vấn đề nhanh chóng đi từ tồi tệ đến tồi tệ hơn và giải pháp có thể không cải thiện được vấn đề ban đầu.

Những gì các biên tập viên dày dạn kinh nghiệm đã làm để giải quyết vấn đề này là đưa ra các kỹ thuật riêng của họ để “làm sáng tỏ” món mì Ý. Nếu tài liệu ngắn và có tương đối ít kiểu sai, bạn có thể làm việc trực tiếp trong tài liệu. Đây là một cách tiếp cận:

  1. Mở tài liệu.

  2. Đảm bảo rằng ngăn Kiểu đang mở. (Hiển thị tab Trang chủ của dải băng và nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu.)

  3. Nhấp vào liên kết Tùy chọn ở cuối ngăn Kiểu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn Ngăn Kiểu. (Xem Hình 1.)

  4. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn Kiểu để Hiển thị, chọn Trong Tài liệu Hiện tại.

  5. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn cách danh sách được sắp xếp, chọn Theo thứ tự bảng chữ cái.

  6. Bấm OK để đóng hộp thoại.

  7. Trong ngăn Kiểu, di con trỏ chuột qua một trong các kiểu bạn muốn xóa khỏi tài liệu. Một mũi tên chỉ xuống xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  8. Nhấp vào mũi tên chỉ xuống và chọn Chọn tất cả X Phiên bản.

(Dấu X thực sự sẽ đại diện cho số lần kiểu được sử dụng trong tài liệu.) Word chọn tất cả các đoạn văn hoặc văn bản sử dụng kiểu.

  1. Trong ngăn Kiểu, bấm vào kiểu bạn muốn áp dụng cho văn bản đã chọn. Kiểu của văn bản đã chọn được thay đổi.

  2. Trong ngăn Kiểu, di con trỏ chuột qua cùng kiểu bạn đã sử dụng ở bước 7.

  3. Nhấp vào mũi tên chỉ xuống và chọn Xóa XYZ. (XYZ là tên của kiểu.) Word hiển thị hộp thoại hỏi bạn có muốn xóa kiểu khỏi tài liệu hay không.

  4. Nhấp vào Có. Kiểu sẽ bị xóa khỏi tài liệu và biến mất khỏi danh sách kiểu trong ngăn Kiểu.

  5. Lặp lại các bước từ 7 đến 12 cho từng kiểu bạn muốn loại bỏ.

Khi áp dụng kỹ thuật này, bạn sẽ muốn lưu tài liệu của mình theo định kỳ để không mất công.

Rõ ràng, kỹ thuật này có thể mất một lúc, đó là lý do tại sao tôi đã đề cập đến nó như một cách tiếp cận tốt nếu bạn đang làm việc với một tài liệu tương đối ngắn.

Nếu tài liệu thực sự lộn xộn, cách tốt nhất là bắt đầu làm mới và áp dụng các kiểu như bạn muốn. Khi chọn một “bắt đầu mới”

Tuy nhiên, bạn nên thực hiện công việc của mình trên một bản sao của tài liệu vấn đề, không phải trên bản gốc.

Một cách để bắt đầu làm mới là chọn toàn bộ tài liệu (Ctrl + A) rồi nhấn Ctrl + Q để xóa tất cả định dạng đoạn văn rõ ràng rồi nhấn Ctrl + Space Bar để xóa tất cả định dạng ký tự rõ ràng.

Mặc dù điều này sẽ không loại bỏ các kiểu không mong muốn khỏi tài liệu, nhưng nó sẽ cho phép bạn áp dụng lại các kiểu mà không gặp rắc rối khi xử lý định dạng rõ ràng kỳ lạ có thể đã được áp dụng.

Để tiến hành quá trình này thêm một bước, hãy tạo một tài liệu hoàn toàn mới dựa trên một mẫu bao gồm tập hợp các kiểu đã được phê duyệt (mong muốn) của bạn.

Với hai tài liệu đang mở (tài liệu nguồn mà bạn đã xóa định dạng rõ ràng và tài liệu đích mà bạn vừa tạo), hãy làm theo các bước sau:

  1. Chọn mọi thứ trong tài liệu nguồn ngoại trừ dấu đoạn cuối cùng. (Cách dễ nhất: Nhấn Ctrl + A, giữ phím Shift và nhấn phím Mũi tên trái.)

  2. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép mọi thứ trong tài liệu nguồn vào Clipboard.

  3. Chuyển sang tài liệu đích.

  4. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  5. Nhấp vào mũi tên xuống bên dưới công cụ Dán. Word hiển thị nhiều tùy chọn dán.

  6. Bấm vào công cụ Chỉ giữ văn bản. (Nó trông giống như một khay nhớ tạm với chữ A ở dưới cùng bên phải.) Word dán văn bản chưa được định dạng từ Bảng tạm vào tài liệu đích.

  7. Đóng tài liệu nguồn.

  8. Mở tài liệu gốc. (Bạn đã làm việc từ bản sao, không phải bản gốc, phải không?)

  9. Sử dụng tài liệu gốc làm hướng dẫn trực quan, áp dụng các kiểu trong tài liệu đích để làm cho nó xuất hiện như bạn muốn.

Mẹo này chỉ đề cập đến ba kỹ thuật khả thi mà bạn có thể sử dụng; có hàng tá người khác mà bạn có thể sử dụng và các biên tập viên sử dụng hàng ngày.

Theo kinh nghiệm của tôi, đó là kỹ thuật cuối cùng – kỹ thuật vừa được mô tả – có lẽ là cách tiếp cận tốt nhất. Nó không phải là nhanh chóng, nó trở nên dễ dàng hơn với thực hành, và nó chắc chắn là an toàn. Nó cũng cung cấp cách tiếp cận rõ ràng nhất để tạo một tài liệu dễ bảo trì với ít cơ hội nhất để “lỗi” cắt xén.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13289) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.