Khi bạn viết tài liệu trong Word, có rất nhiều thông tin được lưu trữ cùng với tài liệu có thể xác định bạn là tác giả. Tên của bạn được lưu trữ trong nhận xét, thuộc tính, các thay đổi được theo dõi và bất kỳ nơi nào khác. Nói chung, thông tin này thường được gọi là _metadata, _ mặc dù thuật ngữ này có thể áp dụng cho nhiều thông tin hơn là chỉ xác định tác giả. (Siêu dữ liệu có thể bao gồm mọi thông tin không liên quan đến tài liệu được lưu trữ cùng với tài liệu đó.)

Có một số cách bạn có thể thử xóa thông tin nhận dạng khỏi tài liệu. Có lẽ phương pháp thành công nhất là chuyển đổi tài liệu của bạn thành tệp văn bản thuần túy, sau đó tải lại vào Word. Tất nhiên, hạn chế lớn của gợi ý này là bạn không chỉ mất siêu dữ liệu mà còn mất tất cả các định dạng trong tài liệu.

Một khả năng khác là chuyển đổi tài liệu của bạn sang định dạng RTF. RTF (định dạng văn bản đa dạng thức) là định dạng tệp cho phép bạn duy trì hầu hết các định dạng, nhưng tất cả các thuộc tính tài liệu đều bị loại bỏ. Một lợi ích khác là tệp RTF có thể được tải bởi hầu hết mọi trình xử lý văn bản khác ngoài Word, có nghĩa là tài liệu trở nên dễ di động hơn so với tài liệu Word gốc. Một hạn chế là RTF không xử lý tốt các tệp nếu chúng có bản chất phức tạp, chẳng hạn như chứa các bảng phức tạp và định dạng đặc biệt của Word, chẳng hạn như có đường viền kép hoặc gạch dưới kép.

Word bao gồm một tính năng được gọi là Trình kiểm tra tài liệu cho phép bạn kiểm tra siêu dữ liệu trong tài liệu và xóa bất kỳ siêu dữ liệu nào bạn muốn xóa. Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, hãy hiển thị Trình kiểm tra Tài liệu bằng cách bấm vào nút Office, Chuẩn bị, rồi Kiểm tra Tài liệu. Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy hiển thị tab Tệp của ruy-băng, bấm vào Kiểm tra sự cố, sau đó chọn Kiểm tra tài liệu từ trình đơn thả xuống. (Xem Hình 1.)

image

Hình 1. Trình kiểm tra Tài liệu.

Người kiểm tra tài liệu có thể kiểm tra các vùng khác nhau trong tài liệu của bạn để tìm siêu dữ liệu. (Số khu vực mà nó có thể kiểm tra khác nhau tùy thuộc vào phiên bản Word bạn đang sử dụng.) Đảm bảo rằng các hộp kiểm trong Trình kiểm tra Tài liệu phản ánh các khu vực bạn muốn kiểm tra, sau đó bấm Kiểm tra Tài liệu. Những khu vực đó được kiểm tra và Người kiểm tra tài liệu cho bạn thấy những gì nó tìm thấy. Sau đó, bạn có thể xóa bất kỳ siêu dữ liệu nào trong mỗi khu vực được kiểm tra.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8231) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: