Katie có một tài liệu Word về cơ bản là một bảng khổng lồ. Cột đầu tiên là số bước. Cột thứ hai là thông tin hoặc hướng dẫn người dùng. Nếu Katie có một bước rất dài, kéo dài nhiều trang, cô ấy muốn số bước từ cột đầu tiên hiển thị trên mỗi trang để cô ấy luôn biết mình đang ở số bước nào.

Không có cách nào để làm điều này trong Word. Lý do là nếu một hàng kéo dài nhiều trang, không có cách nào để “bắt đầu lại” nội dung của một cột trên các trang tiếp theo trong khi vẫn để các cột khác tiếp tục theo cách bình thường. (Bạn có thể lặp lại toàn bộ các hàng ở đầu mỗi trang, nhưng không lặp lại chỉ các cột đã chọn trong một hàng.) Cách giải quyết là đảm bảo rằng các hàng không kéo dài các trang, thay vào đó luôn bắt đầu ở đầu mỗi trang mới. Bằng cách đó, bạn có thể nhập thông tin được lặp lại theo cách thủ công vào cột đầu tiên trên các trang tiếp theo đó. Tất nhiên, điều này khá tẻ nhạt và dễ gặp vấn đề nếu phân trang của bạn thay đổi do chỉnh sửa hoặc sửa đổi bố cục.

Tuy nhiên, có một vấn đề lớn hơn cần lưu ý. Nếu bạn sử dụng tính năng bảng của Word để tổ chức dữ liệu của mình theo cách được mô tả, bạn có nguy cơ tài liệu của mình bị hỏng nhiều hơn là nếu bạn tổ chức dữ liệu của mình theo cách khác. Tôi đã biết những người đã tạo tài liệu bao gồm các bảng trải dài hàng trăm trang. (Bạn nhớ không phải một hàng duy nhất, mà là một bảng có rất nhiều hàng.) Đôi khi những tài liệu đó luôn gặp vấn đề vì Word không làm tốt công việc giữ ổn định các bảng dài như vậy.

Giải pháp tốt hơn là sử dụng nhiều bảng nhỏ hơn hoặc tốt hơn là tạo các tài liệu sử dụng bảng một cách tiết kiệm. Điều này có thể yêu cầu suy nghĩ lại về cách dữ liệu của bạn được trình bày trên trang, nhưng lợi ích của việc không kết thúc với các tài liệu bị hỏng là rất đáng giá.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12154) áp dụng cho Microsoft Word 2007 và 2010. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: