Don có nhu cầu thay thế và đánh số lại cùng một lúc. Ví dụ, anh ta có một bản ghi có chứa đối thoại. Mỗi câu lệnh của “John” bắt đầu bằng tên của anh ấy theo sau là “XX:”, vì vậy nó trông giống như sau:

“JohnXX:”. Don muốn thay thế phiên bản đầu tiên của “JohnXX:”

với “John001:”, thứ hai với “John002:”, thứ ba với “John003:”, v.v. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để làm điều này với Tìm và Thay thế.

Có lẽ cách dễ nhất để làm điều này là thiết lập một trường SEQ có thể thực hiện việc đếm cho bạn. Làm theo các bước sau:

  1. Tại một vị trí nào đó trong tài liệu của bạn, nhấn Ctrl + F9 để tạo một tập hợp các dấu ngoặc nhọn trường trống.

  2. Đảm bảo rằng điểm chèn nằm giữa các dấu ngoặc nhọn trường.

  3. Nhập dòng sau vào giữa các dấu ngoặc nhọn: SEQ John \ # “‘John’000 \:” Đây là cách trường sẽ trông như thế nào:

  4. Nhấn F9 để thu gọn trường. Word sẽ thay thế trường bằng “John001:” (không có dấu ngoặc kép).

  5. Chọn trường và nhấn Ctrl + X. Thao tác này sẽ xóa trường khỏi tài liệu của bạn và lưu trường đó trong Clipboard.

  6. Nhấn Ctrl + H. Word hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  7. Trong hộp Tìm gì, nhập nội dung bạn đang tìm kiếm (JohnXX :).

  8. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  9. Đảm bảo rằng hộp kiểm Match Case được chọn.

  10. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập ^ c. Điều này thông báo cho Word bạn muốn thay thế bất cứ thứ gì được tìm thấy bằng nội dung của Clipboard. (Xem Hình 1.)

  11. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Khi bạn làm điều này, những gì bạn sẽ nhận thấy là tài liệu của bạn hiện có tất cả văn bản JohnXX: được thay thế bằng John001: văn bản. Để xem đúng số lượng, bạn cần cập nhật tất cả các trường. Cách dễ nhất để làm điều này là nhấn Ctrl + A (để chọn toàn bộ tài liệu) và sau đó nhấn F9 (để cập nhật tất cả các trường).

Nó giúp hiểu một điều về mã trường của bạn, được sử dụng trong bước 3.

Lưu ý rằng ngay sau mã SEQ có từ “John.” Đây thực sự được sử dụng làm tên cho trình tự đánh số mà bạn đang thiết lập.

Đây có thể là bất kỳ từ nào khác mà bạn muốn, nếu bạn thích; điều đó phụ thuộc vào bạn.

Nó cũng có nghĩa là bạn có thể thiết lập các trình tự đánh số khác trong tài liệu của mình, nếu bạn muốn.

Ví dụ, giả sử rằng bản ghi thực sự là một cuộc đối thoại giữa John và Fred. Nếu tất cả các tuyên bố của John bắt đầu bằng “JohnXX:”, thì các bước trên sẽ chỉ ảnh hưởng đến các tuyên bố của John. Giả sử rằng các câu lệnh của Fred bắt đầu tương tự với “FredXX:”, bạn có thể sử dụng cùng một chuỗi các bước, nhưng tất cả những gì bạn cần làm là thay đổi mã trường ở bước 3 thành sau:

{ SEQ Fred \# "'Fred'000\:" }

Hơn nữa, bạn cần phải thay đổi những gì bạn đang tìm kiếm (ở bước 7)

thành tiền tố được sử dụng cho các bản sao kê của Fred.

Khi bạn hoàn thành tất cả việc tìm kiếm và thay thế, nếu muốn, bạn có thể thực hiện thêm bước “hủy liên kết” các trường, điều này đơn giản có nghĩa là thay thế vĩnh viễn chúng bằng giá trị đã tính toán của chúng. Để thực hiện việc này, chỉ cần nhấn Ctrl + A (để chọn lại toàn bộ tài liệu) rồi nhấn Ctrl + Shift + F9 (để hủy liên kết tất cả các trường). Lưu ý rằng bạn sẽ không muốn thực hiện bước hủy liên kết này nếu bạn có thể cần thay đổi thứ tự của các đoạn văn vào một thời điểm nào đó trong tương lai.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13424) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.