Jeff gặp vấn đề khi dán thông tin từ tài liệu của người khác vào tài liệu của mình. Anh ta làm việc trong một văn phòng nơi các bộ phận khác nhau gửi cho anh ta báo cáo. Anh ta sao chép thông tin từ các báo cáo đó vào một tài liệu “tổng quan”. Tất cả việc sao chép và dán diễn ra tốt đẹp, ngoại trừ một tài liệu. Khi anh ta sao chép thông tin từ tài liệu đó và dán vào tài liệu của mình, thông tin được dán có thuộc tính in đậm bị đảo ngược. Nói cách khác, những gì trước đây là văn bản thông thường trong tài liệu gốc bây giờ được in đậm và những gì được in đậm bây giờ là thông thường.

Đôi khi, sao chép thông tin từ tài liệu này sang tài liệu khác có thể là một đề xuất trúng và bỏ lỡ. Lý do là nó không phải lúc nào cũng hoạt động như chúng ta mong đợi, đặc biệt là khi nói đến định dạng. Các vấn đề thường có thể bắt nguồn từ sự khác biệt về cách xử lý kiểu và định dạng trong cả tài liệu nguồn và tài liệu đích.

Bạn thấy đấy, ngay cả khi bạn không sử dụng kiểu, Word vẫn làm được. Mỗi đoạn văn đều có một phong cách được áp dụng cho nó, bất kể bạn nghĩ nó có đúng hay không. Khi bạn sao chép các đoạn văn từ tài liệu này sang tài liệu khác, Word sẽ không nghĩ rằng “này, tôi đang sao chép văn bản thông thường.” Thay vào đó, nó nghĩ “này, tôi đang sao chép văn bản được định dạng với kiểu SoAndSo.” Nếu cả tài liệu nguồn và tài liệu đích sử dụng một kiểu có cùng tên và kiểu đó được định dạng khác nhau trong cả hai, thì văn bản được sao chép sẽ không giống trong tài liệu đích như trong nguồn. Bạn có thể tìm thấy một lời giải thích đặc biệt tốt về toàn bộ khái niệm này tại đây:

https://shaunakelly.com/word/styles/formatoftextchanges.html

Do đó, giải pháp lâu dài tốt nhất là đảm bảo rằng cả tài liệu nguồn và tài liệu đích đều sử dụng các kiểu giống nhau và các kiểu đó được áp dụng đúng cách trong cả hai tài liệu.

Nếu việc sử dụng các kiểu không phải là một lựa chọn (có lẽ chính trị văn phòng sẽ không cho phép điều đó), thì bạn có thể buộc phải cố gắng “sửa chữa” thông tin được dán trong tài liệu mục tiêu của mình. Có hai cách bạn có thể làm điều này: bằng cách sử dụng Tìm và thay thế hoặc bằng cách sử dụng macro. Để sử dụng phương pháp Tìm và Thay thế, hãy làm theo các bước chung sau:

  1. Tìm kiếm văn bản được định dạng là in đậm, thay thế nó bằng văn bản thông thường được định dạng bằng màu, chẳng hạn như màu đỏ.

  2. Tìm kiếm văn bản không đậm hoặc không đỏ, thay thế nó bằng văn bản đậm không có màu đỏ.

  3. Tìm kiếm văn bản có màu đỏ, thay thế nó bằng văn bản thông thường.

Việc sử dụng văn bản có màu khác (màu đỏ) là cần thiết để có thể duy trì sự khác biệt giữa văn bản được cho là có chữ đậm và văn bản được cho là có kết thúc bằng chữ thường.

Nếu bạn sử dụng macro, không có vấn đề như vậy. Macro đơn giản sau đi qua từng ký tự trong một vùng chọn và chỉ cần thay đổi điều kiện của thuộc tính in đậm.

Sub ReverseBold()

Dim c     For Each c In Selection.Characters         c.Font.Bold = Not c.Font.Bold     Next c End Sub

Tất cả những gì bạn cần làm là chọn văn bản bạn vừa dán — văn bản có in đậm đảo ngược — và chạy macro. Mọi trường hợp của văn bản in đậm được thay đổi thành thông thường và thông thường được đổi thành in đậm.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13132) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: