Jerry thường xuyên cần làm việc với các tài liệu dài (có lẽ 30 trang)

nơi anh ta cần đảo ngược thứ tự của các đoạn trong tài liệu.

Anh ta tự hỏi liệu có cách nào anh ta có thể đảo ngược thứ tự của tất cả các đoạn một cách dễ dàng, sao cho đoạn cuối là đoạn đầu và đoạn cuối đầu tiên.

Nếu bạn chỉ cần làm điều này một hoặc hai lần, phương pháp đơn giản nhất sẽ là sắp xếp các đoạn văn. Tất cả những gì bạn cần làm là đảm bảo rằng mỗi đoạn văn đều bắt đầu bằng một số có ba chữ số, theo thứ tự tuần tự. Sau đó, chọn tất cả các đoạn văn và sắp xếp chúng như cách bạn thường sắp xếp các đoạn văn — theo thứ tự giảm dần — và bạn sẽ hoàn tất.

Tương tự như phương pháp này, bạn có thể sử dụng Excel để giúp sắp xếp. Điều này hoạt động tốt nếu các đoạn văn của bạn khá ngắn:

  1. Đảm bảo rằng cả Word và Excel đều đang mở. Word phải chứa tài liệu có các đoạn văn bạn muốn sắp xếp và Excel phải chứa một trang tính trống.

  2. Trong Word, nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu.

  3. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép các đoạn vào Clipboard.

  4. Trong Excel, hãy chọn ô B1.

  5. Nhấn Ctrl + V. Thao tác này sẽ dán tất cả các đoạn vào cột B.

  6. Điền vào cột A với một loạt các số liên tiếp, cho nhiều hàng nếu cần. Excel cung cấp một số cách để thực hiện việc này một cách dễ dàng; chỉ cần đảm bảo rằng cột A chứa các giá trị thực chứ không phải công thức.

  7. Chọn ô A1.

  8. Hiển thị tab Dữ liệu của dải băng.

  9. Bấm vào mũi tên xuống bên cạnh Công cụ Sắp xếp và sau đó bấm Giảm dần.

Excel sắp xếp lại các cột A và B. Các đoạn văn của bạn hiện theo thứ tự ngược lại.

  1. Chọn ô B1.

  2. Nhấn Shift + Ctrl + Mũi tên Xuống. Tất cả các đoạn văn của bạn bây giờ sẽ được chọn.

  3. Nhấn Ctrl + C. Thao tác này sao chép các đoạn vào Clipboard.

  4. Chuyển về Word. Tất cả các đoạn văn trong tài liệu vẫn nên được chọn.

  5. Sử dụng Dán Đặc biệt, chọn chỉ dán văn bản. (Nếu bạn không làm điều này, bạn sẽ có một bảng Excel trong tài liệu của mình.)

Nhược điểm của phương pháp này là bạn không giữ lại bất kỳ định dạng nào trong văn bản của mình; nó bị mất trong bản dịch giữa Excel và Word. Nếu bạn muốn giữ nguyên định dạng, bạn cần thực hiện sắp xếp trong Word (như đã mô tả trước đây) hoặc bạn cần dựa vào macro để thực hiện việc sắp xếp.

Cách tiếp cận macro cũng là một ý tưởng hay nếu bạn thường xuyên cần thực hiện loại xử lý tài liệu này.

Sub ReveresParagraphs()

Dim J As Long     Dim Source As Document

Set Source = ActiveDocument     Documents.Add     With Source         For J = .Paragraphs.Count To 1 Step -1             .Paragraphs(J).Range.Copy             Selection.Paste         Next J     End With End Sub

Macro này tạo một tài liệu mới và sau đó sao chép từng đoạn theo thứ tự ngược lại từ tài liệu gốc sang tài liệu mới. Bất kỳ định dạng nào có trong tài liệu nguồn cũng phải được sao chép sang tài liệu mới.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (4803) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.