Karl sử dụng Văn bản tự động để giúp tạo và duy trì tính nhất quán trong các báo cáo thẩm định tường thuật. Anh ta có các chữ viết tắt tiêu chuẩn cho các mục và khi anh ta bắt đầu một công việc, anh ta chỉnh sửa các mục Văn bản tự động để đặt tất cả thông tin liên quan đến công việc đó. Karl muốn lưu các mục nhập đó cùng với công việc (tài liệu) để anh ta có thể dễ dàng thực hiện các thay đổi sau này bằng cách sử dụng thông tin có trong các mục nhập Văn bản tự động.

Có một số cách để xử lý nhu cầu này trong Word. Tất cả các phương pháp đều liên quan đến việc hiểu cách Word lưu trữ các mục nhập Văn bản tự động, vì vậy đó là một nơi tốt để bắt đầu.

Các mục nhập AutoText được lưu trữ trong các mẫu; chúng không được lưu trữ trong tài liệu. Khi bạn tạo một mục nhập Văn bản tự động, theo mặc định, nó được lưu trữ trong mẫu Thường. Trong hộp thoại mà các mục nhập Văn bản tự động mới được tạo, bạn có thể chỉ định nơi mục nhập sẽ được lưu trữ, tức là mục nhập sẽ được đặt vào.

Điều này gây ra vấn đề nếu các mục nhập Văn bản tự động của bạn thay đổi theo từng công việc và mỗi công việc được thể hiện bằng một tài liệu duy nhất. Bạn không thể lưu trữ các mục nhập với tài liệu (phải thừa nhận là rất hay), nhưng bạn có thể tạo một mẫu riêng cho từng công việc và sau đó liên kết mẫu với tài liệu công việc. Do đó, mỗi công việc sẽ yêu cầu hai thứ – một mẫu và một tài liệu.

Điều khác cần ghi nhớ là cách Word phân xử xung đột giữa các mẫu khi nói đến các mục nhập Văn bản tự động. Giả sử bạn có một mục nhập Văn bản tự động được gọi là “JobAddr” và nó được lưu trữ trong mẫu công việc. Trong mẫu Thông thường, bạn cũng có một mục nhập Văn bản tự động được gọi là “JobAddr.”

Khi bạn cố gắng mở rộng mục nhập, định nghĩa trong mẫu Thường sẽ luôn được sử dụng. Điều này là do mẫu Thường luôn được ưu tiên hơn các mẫu khác. Vì vậy, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng không có xung đột giữa các mục nhập Văn bản tự động trong hai mẫu. (Bạn có thể thực hiện việc này bằng cách sử dụng Trình tổ chức, được mô tả trong các số báo khác của _WordTips, _ để kiểm tra các mục nhập Văn bản tự động trong các mẫu.)

Một cách tiếp cận khác mà bạn có thể sử dụng là vẫn sử dụng một tài liệu duy nhất cho mỗi công việc mà bạn làm việc nhưng phát triển các mẫu phản ánh loại hoặc hạng mục công việc mà bạn đang làm. Ví dụ: nếu bạn có một tập hợp các mục nhập Văn bản tự động có thể áp dụng cho thẩm định bán lẻ, bạn có thể tạo một mẫu cho chúng. Nếu bạn có một tập hợp các mục nhập Văn bản tự động khác cho thẩm định thương mại và một mục thứ ba cho khu dân cư, thì bạn có thể tạo các mẫu cho từng loại thẩm định. Bằng cách đó, bạn có thể kết hợp mẫu thích hợp với từng loại công việc bạn thực hiện.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13364) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: