Khi Caitlin sử dụng Word, cô ấy có thể cấu hình cách nó đánh dấu lỗi ngữ pháp.

Khi ai đó mở cùng một tài liệu trên hệ thống của họ, ngữ pháp sẽ được kiểm tra theo cách họ thiết lập cấu hình. Caitlin tự hỏi liệu có cách nào để nhúng các tùy chọn ngữ pháp của cô ấy vào trong tài liệu để những người nhận khác xem cùng các lỗi ngữ pháp và đề xuất mà cô ấy thấy hay không.

Thật không may, Caitlin, không có cách nào để làm điều đó. Lý do là vì cài đặt trình kiểm tra ngữ pháp, theo thiết kế, không được lưu trữ cùng với một tài liệu. Lý do là vì nếu bạn có hai biên tập viên (tôi sẽ gọi họ là Mary và Tom), Mary sẽ có các tùy chọn chỉnh sửa khác với Tom. Cô ấy có thể làm theo một hướng dẫn phong cách trong công việc của mình mà Tom không làm theo trong công việc của mình. Theo thời gian, cài đặt ngữ pháp trên hệ thống của cô ấy trở nên “phù hợp” với cách cô ấy thực hiện chỉnh sửa và khi mở một tài liệu mới, cô ấy sẽ muốn những cài đặt đó được áp dụng cho tài liệu.

Tuy nhiên, nếu cài đặt ngữ pháp được lưu trữ với chính tài liệu, thì Mary sẽ không thể tin tưởng vào việc tùy chọn biên tập của cô ấy được hiển thị bởi trình kiểm tra ngữ pháp hoặc chính tả; sở thích sẽ là của một người khác — có thể là người đã tạo ra tài liệu.

Cách giải quyết khả thi duy nhất sẽ là chụp ảnh màn hình tài liệu, mở trong Word trên hệ thống của bạn. Sau đó, những ảnh chụp màn hình này có thể được chia sẻ với những người khác để hiển thị những gì bạn đang thấy trên hệ thống của mình.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12607) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.