Kaushik tự hỏi liệu có thể lưu thông số kỹ thuật in với một tài liệu không? Anh ta có một máy in trong văn phòng tên Xerox và anh ta muốn tạo một tài liệu Word có chứa một báo cáo, thiết lập cài đặt in trong tài liệu đó (3 bản sao, màu, đóng bìa trái, v.v.). Khi ai đó mở tài liệu và chọn in, Kaushik muốn các thông số kỹ thuật tương tự đó được sử dụng khi người đó (hoặc bất kỳ người nào khác) chọn in.

Không có cách cài sẵn nào để thực hiện việc này trong Word vì các thông số kỹ thuật in được đặt khi bạn đi in chứ không phải trước đó. Tuy nhiên, có thể thiết lập macro để thực hiện in theo cách bạn muốn. Cách dễ nhất để tìm ra trường hợp này là bật trình ghi macro, thực hiện quy trình thiết lập in của bạn, in tài liệu rồi tắt trình ghi macro. Nếu may mắn, bạn có thể sử dụng macro đã ghi để thực hiện việc in tài liệu đó.

Tôi nói “nếu bạn may mắn” vì có một số cài đặt liên quan đến máy in có thể không ghi được bằng macro. Tất cả phụ thuộc vào những gì trình điều khiển máy in của bạn cung cấp cho mô hình đối tượng Word và thông qua đó, cho VBA. Một ví dụ điển hình là một chiếc máy in mà tôi có ghim.

Ngay cả khi tôi định cấu hình máy in để ghi đầu ra từ lệnh in, thì các bước thực hiện cấu hình đó đều bị trình ghi macro bỏ qua.

Điều này có nghĩa là khi macro của bạn được ghi lại, bạn sẽ cần phải xem mã trong macro để đảm bảo rằng tất cả các bước cấu hình của bạn đều ở đó. Nghe có vẻ rắc rối? Nó có thể. Nó thậm chí còn rắc rối hơn khi bạn nhận ra rằng bất kỳ macro nào bạn tạo nhất thiết phải gắn liền với kiểu máy và kiểu máy in cụ thể và có thể không hoạt động với các máy in khác. Nếu bạn dự định lưu macro với tài liệu và mong đợi người khác có thể in bằng macro đó, thì đây có thể là một trở ngại lớn trừ khi bạn chắc chắn rằng họ có cùng phiên bản Word với bạn, cùng một máy in và giống nhau. mô hình máy in. (Và, đôi khi, sử dụng cùng một tuyến đường để đến máy in với bạn — đặc biệt nếu bạn truy cập máy in qua mạng.)

Để giải quyết vấn đề, bạn có thể chỉ muốn tạo các loại đầu ra khác nhau đáp ứng các thông số kỹ thuật của bạn. Ví dụ: nếu bạn cần tạo cả phiên bản màu và B&W của báo cáo, bạn có thể muốn lưu cả hai loại đầu ra vào các tệp PDF riêng lẻ. Sau đó, bạn có thể cung cấp các tệp PDF đó cho người khác (thay vì tài liệu Word gốc) để họ thực sự có thể tạo bản in.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13700) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.