Nếu bạn làm việc với các tài liệu do người khác tạo ra, bạn có thể nhận thấy một số lỗi phổ biến trong các tệp đó. Rất nhiều lỗi phổ biến rất dễ sửa, nhưng điều gì sẽ xảy ra nếu bạn nhận được một tài liệu có những khoảng trống bị bỏ trống sau dấu chấm. Ví dụ: tài liệu có thể chứa “Mr.Davis” thay vì “Mr. Davis” hoặc “Feb.is” thay vì “Feb. is.” Thoạt nhìn, bạn có thể nghĩ rằng không có cách nào dễ dàng để chèn những khoảng trống còn thiếu vào đúng vị trí.

Trên thực tế, có một số cách tiếp cận khác nhau mà bạn có thể thực hiện. Cách tiếp cận đầu tiên là chỉ kiểm tra chính tả của tài liệu. Rất có thể hầu hết các trường hợp thiếu khoảng trống sau khoảng thời gian sẽ được ghi lại và bạn có thể sửa chúng nếu cần.

Cách tiếp cận thứ hai liên quan đến việc thực hiện hai thao tác tìm và thay thế thông thường. Làm theo các bước chung sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế. (Xem Hình 1.)

  2. Trong hộp Tìm gì, hãy nhập dấu chấm.

  3. Trong hộp Thay thế Bằng, hãy nhập một dấu chấm theo sau là dấu cách.

  4. Nhấp vào Thay thế Tất cả. (Hộp thoại Tìm và Thay thế sẽ vẫn mở sau khi thay thế xong.)

  5. Trong hộp Tìm gì, nhập một dấu chấm theo sau là hai dấu cách.

  6. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập một dấu chấm theo sau là một dấu cách.

  7. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  8. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Khi hoàn tất, sẽ có một khoảng trắng duy nhất sau mỗi dấu chấm trong tài liệu. Tuy nhiên, có một vài nhược điểm lớn đối với phương pháp này. Trước hết, nếu tài liệu của bạn chứa số thập phân, bạn sẽ kết thúc bằng những thứ như “123. 45” thay vì “123.45”. Thứ hai, nếu một câu ban đầu kết thúc bằng dấu chấm và dấu ngoặc kép, bạn sẽ kết thúc bằng khoảng trắng giữa hai ký tự. Thứ ba, bạn sẽ kết thúc bằng một khoảng trắng sau mỗi dấu chấm kết thúc một đoạn văn.

Giải pháp cho những vấn đề này (và một cách để thực hiện các thay đổi trong một thao tác tìm và thay thế) là sử dụng các ký tự đại diện. Hãy thử các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn.

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập “. ([A-z])” (không có dấu ngoặc kép).

  5. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập “. \ 1” (một lần nữa, không có dấu ngoặc kép).

  6. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

  7. Đóng hộp thoại Tìm và Thay thế.

Để hiểu những gì đang xảy ra trong ví dụ này, cách tốt nhất là hiểu những gì đang được tìm kiếm và những gì nó đang được thay thế. Trong bước 4, bạn đang tìm kiếm một dấu chấm theo sau bởi bất kỳ chữ cái viết hoa hoặc viết thường nào. Theo định nghĩa, điều này tự động loại trừ bất kỳ dấu chấm nào theo sau là dấu cách, số hoặc các dấu câu khác. Trong bước 5, bạn sẽ thay thế bất kỳ lần xuất hiện phù hợp nào bằng dấu chấm, theo sau là dấu cách, sau đó là ký tự được tìm thấy trong trận đấu.

(Các ký tự \ 1 có nghĩa là Word sẽ sử dụng bất cứ thứ gì có trong tập hợp dấu ngoặc đơn đầu tiên trong hộp Tìm gì, sẽ là chữ hoa hoặc chữ thường.)

Một lưu ý cuối cùng: Bất kể bạn sử dụng kỹ thuật tìm và thay thế nào, bạn cần phải đề phòng các thay thế không phù hợp được thực hiện khi dấu chấm thực sự phải được theo sau bằng một chữ cái — chẳng hạn như thay thế “ví dụ:” hoặc “tức là” với “e. g.” và “i. e.”

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (11137) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.

Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: