Len thường sử dụng Word để gửi thư và anh ấy thường dán một bản scan chữ ký của mình vào tài liệu. Tuy nhiên, anh ấy lo lắng rằng nó có thể bị xóa hoặc sử dụng sai mục đích, vì vậy anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để dán nó vào tài liệu (đó là tệp JPG) và bảo mật nó theo cách nào đó không.

Câu trả lời ngắn gọn là không có cách nào để bảo vệ chữ ký của bạn (hoặc bất kỳ tệp đồ họa nào khác) mà bạn đặt trong tài liệu của mình. Tuy nhiên, có một số điều bạn có thể làm để khiến việc sử dụng trở nên khó khăn hơn. Ví dụ: bạn có thể bảo vệ tài liệu bằng cách hạn chế chỉnh sửa. (Để bắt đầu, hãy hiển thị tab Xem lại của dải băng và nhấp vào công cụ Hạn chế Chỉnh sửa.) Bạn cũng có thể lưu tài liệu của mình ở định dạng PDF, điều này sẽ ngăn hình ảnh chữ ký riêng lẻ được chọn.

Tất nhiên, lý do mà bạn không thể có được sự bảo vệ tuyệt đối là nếu bạn có thể nhìn thấy hình ảnh, nó có thể được chụp lại bằng cách này hay cách khác và lưu lại dưới dạng điện tử. Việc chụp ảnh màn hình chữ ký và sau đó cắt nó xuống trong một chương trình chỉnh sửa đồ họa khác là điều khá đơn giản.

(Cách tiếp cận này không quan tâm đến việc bạn đang sử dụng tài liệu Word hay tài liệu PDF — cả hai đều dễ lấy.)

Cách duy nhất để ngăn chữ ký của bạn có khả năng bị lạm dụng là không đưa chữ ký của bạn vào tài liệu. Đây không phải là một gợi ý dễ nghe như nó có vẻ. Ví dụ: bạn có thể sử dụng “đã sửa đổi”

chữ ký trong tài liệu, chẳng hạn như chỉ tên của bạn thay vì chữ ký đầy đủ của bạn. Bạn cũng có thể tìm thấy một phông chữ viết tay và nhập tên của mình bằng phông chữ đó. Điều này mang lại một nét trang trí đẹp mắt, nhưng nó không bao gồm chữ ký thực của bạn.

Đối với các tài liệu quan trọng hơn mà người nhận cần chắc chắn rằng tài liệu đó đến từ bạn, bạn có thể cân nhắc bỏ chữ ký đồ họa và thay vào đó, sử dụng chữ ký điện tử. Chữ ký điện tử đã có sẵn cho các thư điện tử trong nhiều năm. (Bạn có thể thực hiện tìm kiếm trên Internet để tìm rất nhiều thông tin về chữ ký e-mail kỹ thuật số.)

Tuy nhiên, Word cũng cung cấp chữ ký điện tử cho các tài liệu của bạn. Đây là bài viết trên trang của Microsoft thảo luận chi tiết hơn về nó:

https://support.office.com/en-us/article/Add-or-remove-a-digital-signature-in-Office-files-70D26DC9-BE10-46F1-8EFA-719C8B3F1A2D

Mặc dù bài viết được viết riêng cho Word 2007, nội dung của nó cũng áp dụng cho các phiên bản Word sau này.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12499) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.