Nếu bạn làm việc trong một doanh nghiệp cần đánh số thứ tự các mục, bạn có thể tự hỏi liệu có cách nào bạn có thể sử dụng Word để tạo nhãn cho mình không. Word có nhiều cách để bạn có thể thực hiện một số kiểu đánh số trong tài liệu của mình. Ví dụ: bạn có thể sử dụng các trường khác nhau để đánh số hoặc sử dụng danh sách được đánh số, tính năng phụ đề hoặc bạn có thể sử dụng kết hợp thư. Mặc dù tất cả các tính năng này (và hơn thế nữa) sử dụng một số kiểu đánh số trong đó, chúng không phải tất cả đều phù hợp để tạo nhãn.

Có lẽ cách dễ nhất để thiết lập các nhãn có số thứ tự là sử dụng khả năng Envelopes and Labels của Word kết hợp với trường SEQ. Đơn giản chỉ cần làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Thư của dải băng.

  2. Bấm vào công cụ Nhãn, trong nhóm Tạo. Word hiển thị tab Nhãn của hộp thoại Phong bì và Nhãn. (Xem Hình 1.)

  3. Xóa bất kỳ nội dung nào trong hộp Địa chỉ; nó nên để trống.

  4. Đảm bảo rằng Toàn bộ Trang của Cùng một Nhãn (trong vùng In) được chọn.

  5. Nhấp vào vùng Nhãn nếu bạn cần thay đổi loại nhãn bạn đang sử dụng.

  6. Nhấp vào nút Tài liệu mới. Word tạo ra một trang các nhãn trống.

Các nhãn này không là gì ngoài bảng Word, với mỗi ô trong bảng là một trong các nhãn bạn sẽ in.

  1. Trong nhãn trên cùng bên trái, hãy nhập từ Triển lãm, sau đó là khoảng trắng.

  2. Nhấn Ctrl + F9. Word sẽ chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường trong nhãn.

  3. Nhập SEQ và dấu cách.

  4. Nhập tên cho dãy số này, chẳng hạn như “triển lãm” (không có dấu ngoặc kép). (Xem Hình 2.)

  5. Nhấn F9. Trường được thu gọn và một số xuất hiện trong nhãn của bạn.

  6. Định dạng nội dung của nhãn đầu tiên này theo bất kỳ cách nào bạn muốn — đậm, nghiêng, màu khác, v.v.

  7. Sao chép nhãn đầu tiên bằng cách chọn tất cả văn bản trong ô bảng và nhấn Ctrl + C. (Văn bản trong ô bảng bao gồm mọi thứ bạn đã nhập ở bước 7 và trường bạn đã tạo ở bước 8–11.)

  8. Lần lượt đặt điểm chèn vào từng nhãn khác ở hàng đầu tiên và nhấn Ctrl + V. Bây giờ bạn sẽ có một hàng nhãn hoàn chỉnh. (Xem Hình 3.)

  9. Chọn các hàng nhãn trống khác và xóa chúng. (Hãy nhớ rằng – bạn đang làm việc trong một bảng, vì vậy chỉ cần chọn các hàng trống và sử dụng công cụ Xóa trên tab Bố trí bảng của dải băng.)

  10. Chọn toàn bộ hàng nhãn đầu tiên và nhấn Ctrl + C.

  11. Nhấn vào mũi tên bên phải, sẽ đặt điểm chèn của bạn ngay sau (bên dưới) hàng nhãn đầu tiên.

  12. Nhấn Ctrl + V để dán một hàng nhãn mới. Bây giờ bạn sẽ có hai hàng nhãn, được định dạng chính xác. (Đừng lo lắng rằng chúng có cùng số trên chúng.)

  13. Nhấn Ctrl + V cho mỗi hàng nhãn bổ sung mà bạn muốn. Bạn muốn có đủ hàng nhãn để đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mình. Do đó, nếu bạn cần tổng cộng 125 nhãn và bạn có thể nhận được 3 nhãn trên mỗi dòng, thì bạn sẽ có 42 hàng nhãn.

  14. Nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ trong tài liệu.

  15. Nhấn F9. Điều này cập nhật tất cả các trường trong những gì bạn đã chọn. Tất cả các số của bạn bây giờ phải chính xác.

Nếu bạn cần các nhãn của mình có các số 0 ở đầu trong việc đánh số của chúng, bạn có thể thay thế các bước 9 và 10 bằng bất cứ điều gì cần thiết để nhập như sau. (Tôi sử dụng tên trình tự “triển lãm” ở đây, như được thực hiện trong các bước chính; bạn có thể sử dụng tên trình tự khác, nếu muốn.)

SEQ exhibit \# "00000"

Tất cả điều này được nhập trong trường bạn đã tạo ở bước 8 và sau đó được thu gọn thành số cuối cùng ở bước 11. Nó dẫn đến một số có độ dài năm chữ số, được đệm phía trước bằng các số 0 ở đầu, nếu cần.

Lưu ý rằng bước 19 yêu cầu bạn dán bao nhiêu hàng tùy thích. Điều này không chỉ dành cho một trang duy nhất — nếu bạn tiếp tục nhấn Ctrl + V, bảng của bạn (đó là nhãn – một bảng) sẽ mở rộng ra nhiều trang. Ý tưởng là chỉ tiếp tục dán cho đến khi bạn có nhiều hàng cần thiết cho số lượng nhãn bạn muốn.

Lưu ý rằng các bước trên hoạt động tốt nếu bạn cần trình tự nhãn của mình bắt đầu bằng 1. Nếu bạn cần chúng bắt đầu bằng một số khác (ví dụ, 57), thì các bước sẽ hơi khác một chút:

  1. Hiển thị tab Thư của dải băng.

  2. Bấm vào công cụ Nhãn, trong nhóm Tạo. Word hiển thị tab Nhãn của hộp thoại Phong bì và Nhãn.

  3. Xóa bất kỳ nội dung nào trong hộp Địa chỉ; nó nên để trống.

  4. Đảm bảo rằng Toàn bộ Trang của Cùng một Nhãn (trong vùng In) được chọn.

  5. Nhấp vào vùng Nhãn nếu bạn cần thay đổi loại nhãn bạn đang sử dụng.

  6. Nhấp vào nút Tài liệu mới. Word tạo ra một trang các nhãn trống.

Các nhãn này không là gì ngoài bảng Word, với mỗi ô trong bảng là một trong các nhãn bạn sẽ in.

  1. Trong nhãn trên cùng bên trái, hãy nhập từ Triển lãm, sau đó là khoảng trắng.

  2. Nhấn Ctrl + F9. Word sẽ chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường trong nhãn.

  3. Nhập SEQ và dấu cách.

  4. Nhập tên cho dãy số này, chẳng hạn như “triển lãm” (không có dấu ngoặc kép), theo sau là dấu cách.

  5. Nhập \ r 57.

  6. Nhấn F9. Trường được thu gọn và số 57 xuất hiện trong nhãn của bạn.

  7. Định dạng nội dung của nhãn đầu tiên này theo bất kỳ cách nào bạn muốn — đậm, nghiêng, màu khác, v.v.

  8. Đặt điểm chèn vào nhãn ngay bên phải nhãn bạn vừa hoàn thành.

  9. Nhập từ Triển lãm, theo sau là một khoảng trắng.

  10. Nhấn Ctrl + F9. Word sẽ chèn một cặp dấu ngoặc nhọn trường trong nhãn.

  11. Nhập SEQ và dấu cách.

  12. Nhập tên cho dãy số này, chẳng hạn như “triển lãm” (không có dấu ngoặc kép). Đây phải là tên chính xác mà bạn đã nhập ở bước 10.

  13. Nhấn F9. Trường được thu gọn và một số xuất hiện trong nhãn của bạn. (Nó không thực sự quan trọng vào thời điểm này con số là bao nhiêu.)

  14. Định dạng nội dung của nhãn thứ hai này theo bất kỳ cách nào bạn muốn — đậm, nghiêng, màu khác, v.v.

  15. Sao chép nhãn thứ hai bằng cách chọn tất cả văn bản trong ô bảng và nhấn Ctrl + C. (Văn bản trong ô của bảng bao gồm mọi thứ bạn đã nhập ở bước 15 và trường bạn đã tạo ở bước 16–20.)

  16. Lần lượt đặt điểm chèn vào từng nhãn khác ở hàng đầu tiên và nhấn Ctrl + V. Bây giờ bạn sẽ có một hàng nhãn hoàn chỉnh.

  17. Chọn các hàng nhãn trống khác và xóa chúng. (Hãy nhớ — bạn đang làm việc trong một bảng, vì vậy chỉ cần xóa tất cả các hàng trong bảng ngoại trừ hàng đầu tiên.)

  18. Chọn toàn bộ hàng nhãn đầu tiên và nhấn Ctrl + C.

  19. Nhấn vào mũi tên bên phải, sẽ đặt điểm chèn của bạn ngay sau (bên dưới) hàng nhãn đầu tiên.

  20. Nhấn Ctrl + V để dán một hàng nhãn mới. Bây giờ bạn sẽ có hai hàng nhãn, được định dạng chính xác. (Đừng lo lắng rằng chúng có cùng số trên chúng.)

  21. Nhấn Ctrl + V cho mỗi hàng nhãn bổ sung mà bạn muốn. Bạn muốn có đủ hàng nhãn để đáp ứng toàn bộ nhu cầu của mình. Do đó, nếu bạn cần tổng cộng 125 nhãn và bạn có thể nhận được 3 nhãn trên mỗi dòng, thì bạn sẽ có 42 hàng nhãn.

  22. Nhấn Ctrl + A để chọn mọi thứ trong tài liệu.

  23. Nhấn F9. Điều này cập nhật tất cả các trường trong những gì bạn đã chọn. Tất cả các số của bạn bây giờ phải chính xác.

Có hai sự khác biệt lớn giữa tập hợp các bước này và bước trước đó. Đầu tiên, bạn đang tạo hai nhãn thay vì một. Thứ hai, trường trong nhãn đầu tiên bao gồm công tắc \ r (bước 11) để đặt số thứ tự bắt đầu.

Nếu bạn không muốn sử dụng trường SEQ để tạo nhãn, bạn cũng có thể tạo chúng bằng cách phối thư. Về mặt khái niệm, bạn chỉ cần làm như sau:

  1. Tạo một trang tính Excel có bao nhiêu số trong đó tùy ý.

Ví dụ: nếu bạn cần 175 nhãn, bạn sẽ đặt tiêu đề trong ô A1 (chẳng hạn như “Số”) và 175 số bạn cần trong các ô từ A2 đến A176. Đảm bảo bạn lưu sổ làm việc.

  1. Hiển thị tab Thư của dải băng.

  2. Sử dụng các công cụ trong nhóm Bắt đầu trộn thư để tạo tài liệu mới bao gồm các nhãn và chỉ định nguồn dữ liệu của bạn (trang tính bạn đã tạo ở bước 1).

  3. Tạo nhãn mẫu sao cho nhãn có từ Triển lãm theo sau là trường hợp nhất đại diện cho số được lấy từ trang tính Excel. Đảm bảo nội dung nhãn được định dạng theo cách bạn cần.

  4. Hợp nhất thông tin vào một tài liệu mới. Bây giờ bạn sẽ có một tài liệu có tất cả các nhãn của bạn trong đó và bạn có thể in chúng như mong muốn.

Tất nhiên, có các giải pháp của bên thứ ba có sẵn để tạo các nhãn được đánh số tuần tự. Một sản phẩm như vậy là Bates Labels (https://bateslabels.com/) Sản phẩm này cho phép bạn dễ dàng tạo bao nhiêu nhãn tùy thích cho một mục đích cụ thể.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8694) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: