Alicia sử dụng phím tắt khá ít trong Word. Cô ấy cũng rất thường xuyên dựa vào Print Preview. Alicia biết rằng cô ấy có thể nhấn Ctrl + F2 để hiển thị cài đặt In, có Xem trước bản in ở bên phải các cài đặt đó.

Tuy nhiên, để kích hoạt tính năng Xem trước khi in (vì vậy Trang lên và Trang xuống sẽ hoạt động), cô ấy cần phải sử dụng chuột để nhấp vào nó hoặc cô ấy cần nhấn phím Tab 13 lần. Alicia tự hỏi liệu có phím tắt nào sẽ hiển thị tài liệu trong Print Preview và làm cho Print Preview đang hoạt động.

Có một số cách tốt để bạn có thể tiếp cận vấn đề này. Một là chỉ cần sử dụng một vài phím tắt khác nhau. Khi bạn nhấn Ctrl + F2 để hiển thị cài đặt In, sau đó bạn có thể nhấn Alt + P để hiển thị một số trợ giúp trên màn hình và sau đó nhấn Alt + V, thao tác này sẽ kích hoạt khu vực Xem trước khi in. (Điều đó dễ hơn rất nhiều so với việc nhấn Tab rất nhiều lần!)

Một cách khác là thêm lệnh Xem trước khi in thích hợp vào liên kết: / wordribbon-Thêm_Tools_to_the_Quick_Access_Toolbar [Thanh công cụ truy cập nhanh]:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Chọn tùy chọn Tùy chỉnh (Word 2007) hoặc tùy chọn Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Word 2010 và các phiên bản mới hơn) ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn Lệnh Từ, chọn Tab Tệp. Điều này hiển thị tất cả các lệnh có trên tab Tệp của dải băng.

  4. Cuộn qua danh sách các lệnh có sẵn và chọn Chế độ chỉnh sửa xem trước khi in.

  5. Nhấp vào nút Thêm. Lệnh được chuyển đến danh sách ở bên phải hộp thoại.

  6. Bấm OK. Lệnh mới hiện xuất hiện trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

Khi thêm công cụ Chế độ chỉnh sửa xem trước khi in vào Thanh công cụ truy cập nhanh của bạn, hãy đảm bảo rằng nó là một trong chín công cụ đầu tiên ở đó. Nếu có, bạn có thể dễ dàng truy cập nó mà không cần gỡ ngón tay ra khỏi bàn phím. Ví dụ: nếu công cụ là công cụ thứ ba trên Thanh công cụ truy nhập nhanh, bạn có thể nhấn Alt (hiển thị các biểu tượng lối tắt nhỏ bên cạnh các phần khác nhau của giao diện Word) và sau đó nhấn 3 để gọi Chế độ chỉnh sửa xem trước khi in.

Bạn nên lưu ý rằng lệnh này (Chế độ Chỉnh sửa Xem trước Bản in) hơi khác so với Chế độ Xem trước Bản in được gọi khi bạn nhấn Ctrl + F2. Nó không hiển thị cài đặt In, mà chỉ đơn giản là một “chế độ xem” khác cho tài liệu của bạn — chế độ xem Xem trước khi in. Bạn có thể di chuyển xung quanh và thực hiện các chỉnh sửa trong tài liệu khi ở trong dạng xem này và thoát khỏi nó bằng cách chỉ cần nhấn phím Esc.

Nếu bạn thích sử dụng công cụ Chế độ chỉnh sửa xem trước khi in, bạn có thể bỏ qua hoàn toàn Thanh công cụ truy cập nhanh bằng cách chỉ cần gán một phím tắt cho lệnh. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Chọn tùy chọn Customize (Word 2007) hoặc tùy chọn Customize Ribbon (Word 2010 và các phiên bản mới hơn) ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Nhấp vào nút Tùy chỉnh gần phía dưới bên trái của hộp thoại.

Word hiển thị hộp thoại Tùy chỉnh Bàn phím. (Xem Hình 1.)

  1. Trong danh sách Danh mục, hãy đảm bảo rằng Tab Tệp được chọn.

  2. Cuộn qua danh sách các lệnh có sẵn (trong danh sách Lệnh)

và chọn PrintPreviewEditMode.

  1. Nhấp một lần vào hộp Nhấn phím tắt mới để đặt điểm chèn vào đó.

  2. Nhấn phím tắt bạn muốn sử dụng để gọi công cụ Chế độ chỉnh sửa xem trước khi in. (Trong hộp văn bản Phím Hiện tại, bạn sẽ thấy một thông báo hiển thị cách phím tắt đã chọn của bạn hiện đang được sử dụng như thế nào. Thực hiện các thay đổi đối với phím tắt, như mong muốn, để tránh xung đột.) (Xem Hình 2)

  3. Nhấp vào nút Chỉ định.

  4. Nhấp vào nút Đóng.

Nếu muốn, bạn có thể tạo một macro gọi tương đương với công cụ Chế độ chỉnh sửa bản xem trước khi in. Sau đó, bạn có thể gán macro cho một phím tắt, như mong muốn. Đây là macro ngắn và ngọt ngào:

Sub MyPrintPreview()

If Application.PrintPreview = False Then         ActiveDocument.PrintPreview     End If End Sub

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (2773) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.