Trong văn phòng của Mary, họ thường xuyên tạo tệp PDF từ tài liệu Word.

Họ thực hiện việc này bằng cách sử dụng Save As và chọn lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF. Điều này có vẻ khá “nhấp chuột” đối với Mary, vì vậy cô ấy tự hỏi liệu có một phím tắt nào có sẵn trong Word, để lưu tài liệu dưới dạng tệp PDF hay không.

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Chọn tùy chọn Tùy chỉnh (Word 2007) hoặc tùy chọn Thanh công cụ Truy nhập Nhanh (Word 2010 và các phiên bản mới hơn) ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn Lệnh Từ, chọn Tab Tệp. Điều này hiển thị tất cả các lệnh có trên tab Tệp của dải băng.

(Xem Hình 1.)

  1. Cuộn qua danh sách các lệnh có sẵn và chọn Xuất bản dưới dạng PDF hoặc XPS.

  2. Nhấp vào nút Thêm. Lệnh được chuyển đến danh sách ở bên phải hộp thoại.

  3. Bấm OK. Lệnh mới hiện xuất hiện trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh.

Công cụ này, khi được nhấp vào, sẽ hiển thị một hộp thoại trông rất giống hộp thoại Save As. Tất cả những gì bạn cần làm là cung cấp tên mà bạn muốn sử dụng cho tệp PDF và chọn một thư mục mà bạn muốn lưu tệp.

Bạn có thể thực hiện một cách tiếp cận tương tự thông qua việc sử dụng macro, nếu muốn.

Sự khác biệt là cách tiếp cận này thực sự hiển thị hộp thoại Save As.

Sub SaveAsPDF1()

With Dialogs(wdDialogFileSaveAs)

.Format = wdExportFormatPDF         .Show     End With End Sub

Như với tất cả các macro, bạn có thể thêm macro vào Thanh công cụ truy cập nhanh hoặc tạo một phím tắt để gọi nó.

Cả hai phương pháp được thảo luận cho đến nay đều hiển thị một hộp thoại mà bạn phải nhập tên tệp và chọn vị trí cho tệp PDF. Nếu bạn muốn bỏ qua hoàn toàn hộp thoại, một cách tiếp cận macro khác có thể phù hợp với bạn.

Sub SaveAsPDF2()

Dim sName As String     Dim sPath As String

With ActiveDocument         sName = Left(.Name, InStr(.Name, ".") - 1)

sName = sName & ".pdf"

sPath = .Path & "\"



.ExportAsFixedFormat _           OutputFileName:=sPath & sName, _           ExportFormat:=wdExportFormatPDF     End With End Sub

Macro này tìm ra thư mục cho tài liệu hiện đang mở và sau đó lưu PDF vào thư mục đó bằng cách sử dụng cùng tên với tài liệu.

Vì vậy, ví dụ: nếu bạn đang làm việc trên một tài liệu có tên “MyDoc.docx,”

thì macro này sẽ lưu tệp PDF dưới dạng “MyDoc.pdf.” Không có hộp thoại nào được hiển thị; tệp PDF chỉ được tạo và lưu.

Nếu bạn muốn các tệp PDF của mình được lưu trong một thư mục khác, tất cả những gì bạn cần làm là gán đường dẫn đầy đủ đến thư mục đó cho biến sPath. Ví dụ: giả sử bạn muốn tất cả các tệp PDF của mình được lưu trong một thư mục chung. Chỉ cần thay thế dòng này:

sPath = .Path & "\"

với một dòng tương tự như dòng này, được sửa đổi cho đường dẫn mong muốn của bạn:

sPath = "c:\mypath\pdfs\"

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12240) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.