Tyler có một tài liệu chứa khá nhiều thông tin và anh ấy tiếp tục bổ sung nó thường xuyên. Tài liệu hiện có độ dài hơn 4.000 trang. Độ dài đã làm anh ấy lo lắng một chút, vì vậy anh ấy đã nghĩ đến việc chia nhỏ nó thành các tài liệu nhỏ. Tuy nhiên, điều này khiến Tyler lo ngại, vì anh ấy đã đọc đủ loại truyện kinh dị về việc làm việc với các tài liệu nhỏ. Anh ta tự hỏi liệu có giới hạn nào về dung lượng tài liệu của anh ta có thể nhận được trước khi anh ta bắt đầu gặp sự cố khi cắt xén.

Câu trả lời phụ thuộc vào độ phức tạp của tài liệu bạn đang sử dụng và số lượng trang không phải là một “vấn đề lớn” khi nói đến độ phức tạp. Nghị định chính thức từ Microsoft là các tài liệu có giới hạn kích thước là 32 MB cho nội dung văn bản:

http://support.microsoft.com/?kbid=211489

Cũng lưu ý rằng giới hạn kích thước cho tài liệu chứa tất cả nội dung (chẳng hạn như đồ họa, nội dung nhúng, v.v.) là 512 MB. Khi tài liệu được tải vào hệ thống của bạn, Word cũng yêu cầu thêm dung lượng lưu trữ tệp trên ổ cứng để sử dụng các tệp tạm thời. (Vì lý do này, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng bất cứ nơi nào bạn lưu tài liệu của mình đều có nhiều dung lượng lưu trữ miễn phí.)

Tất nhiên, bạn có thể bắt đầu thấy hiệu suất kém với các tài liệu lớn tùy thuộc vào các yếu tố khác, chẳng hạn như dung lượng bộ nhớ trong hệ thống của bạn, mức độ phức tạp của tài liệu, nó có được lưu trữ trên mạng hay không, v.v. Mỗi tài liệu sẽ khá độc đáo trong vấn đề này.

Bạn nên chú ý đến những thứ như thời gian tải và tiết kiệm thời gian. Nói cách khác, mất bao lâu để tải và lưu tài liệu của bạn? Nếu bạn nhận thấy rằng những đoạn này ngày càng dài ra, bạn có thể cân nhắc chia nhỏ tài liệu của mình thành các đơn vị logic nhỏ hơn, chẳng hạn như chương hoặc phần. Đặt từng chương hoặc phần trong tệp riêng của nó, và sau đó làm việc với các tệp riêng lẻ đó.

Đúng là trong các phiên bản Word trước đó (những phiên bản trước Word 2007), khả năng tài liệu con và tài liệu chính không đủ và có vấn đề. Tuy nhiên, chúng đã được cải thiện rất nhiều trong các phiên bản gần đây nhất của chương trình và có thể đáng để kiểm tra lại như một cách xử lý các tài liệu lớn của bạn. Chỉ cần nhớ rằng, nguyên tắc chung luôn là đảm bảo rằng bạn thực hiện tất cả các chỉnh sửa của mình trong chính các tài liệu con, không phải trong các tài liệu con khi chúng được hiển thị trong tài liệu chính. Bạn chỉ nên chỉnh sửa trực tiếp tài liệu chính khi bạn muốn thay đổi điều gì đó sẽ ảnh hưởng đến việc in toàn bộ tài liệu chính.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (734) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.