Matt có một tài liệu dài, trong đó anh ấy cần chuyển đổi các trích dẫn thẳng sang trích dẫn thông minh. Tài liệu gốc sử dụng dấu ngoặc kép và Matt đã sử dụng phương pháp Tìm và Thay thế (được mô tả trong các vấn đề khác của WordTips) để thực hiện chuyển đổi. Vấn đề là trong khoảng 20% ​​trường hợp, Word thay thế các dấu ngoặc kép thông minh không chính xác. Đôi khi anh ấy nhận được những câu trích dẫn mở đầu mà lẽ ra phải có những câu trích dẫn kết thúc, và ngược lại.

Những người dùng Word khác đã báo cáo rằng họ gặp phải vấn đề tương tự và kết luận rằng có lẽ phương pháp Tìm và Thay thế không phải là cách tốt nhất để thực hiện các thay đổi. Thay vào đó, những người dùng này dựa vào tính năng Tự động định dạng trong Word. Sử dụng phương pháp này đòi hỏi một chút suy nghĩ trước, vì công cụ Tự động Định dạng không có sẵn trong giao diện dựa trên ruy-băng.

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office, sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy nhấp vào tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Ở bên trái của hộp thoại, chọn Tùy chỉnh. (Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, bạn nên chọn Quick Access Toolbar.) (Xem Hình 1.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn lệnh từ, chọn Lệnh không có trong ruy-băng.

  4. Định vị và chọn lệnh Tự động định dạng trong danh sách lệnh.

  5. Nhấp vào nút Thêm. Lệnh AutoFormat di chuyển sang phía bên phải của hộp thoại.

  6. Bấm OK.

Với công cụ có sẵn, bạn đã sẵn sàng hướng dẫn Word cách bạn muốn Tự động định dạng thực hiện công việc của nó và sau đó thực hiện các thay đổi thực tế. Làm theo các bước sau:

  1. Mở tài liệu mà bạn cần thay đổi các dấu ngoặc kép.

  2. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  3. Nhấp vào Kiểm lỗi ở phía bên trái của hộp thoại.

  4. Bấm vào nút Tùy chọn Tự động Sửa. Word hiển thị hộp thoại AutoCorrect.

  5. Đảm bảo rằng tab Tự động định dạng được hiển thị. (Xem Hình 2.)

  6. Đảm bảo rằng hộp kiểm duy nhất được chọn là hộp kiểm Báo giá thẳng với Báo giá thông minh.

  7. Bấm OK.

  8. Bấm vào công cụ Tự động Định dạng trên Thanh công cụ Truy nhập Nhanh. (Đây là cái mà bạn đã thêm trước đó vào đó.) Word hiển thị hộp thoại Tự động Định dạng. (Xem Hình 3.)

  9. Bấm OK.

Sau đó Word sẽ đi qua và thực hiện các thay đổi đối với các dấu ngoặc kép, như bạn đã hướng dẫn. Nếu bạn vẫn nhận được một số dấu ngoặc kép bị sai hoặc nếu tài liệu gốc của bạn có sự kết hợp của dấu ngoặc kép thẳng và dấu ngoặc kép không chính xác, thì bạn có thể sử dụng công cụ Tìm và Thay thế trong Word. Làm theo các bước sau:

  1. Nhấn Ctrl + H để hiển thị tab Thay thế của hộp thoại Tìm và Thay thế.

  2. Bấm vào nút More, nếu nó có sẵn. (Xem Hình 4.)

  3. Đảm bảo rằng hộp kiểm Sử dụng ký tự đại diện được chọn.

  4. Trong hộp Tìm gì, nhập thông tin sau: ^ 0148 <. Trong hộp Thay thế Bằng, nhập thông tin sau: ^ 0147. Nhấp vào Thay thế Tất cả.

Những gì bạn đã làm ở đây là thay thế bất kỳ dấu ngoặc kép đóng nào (^ 0148) xuất hiện ở đầu một từ (<) bằng dấu ngoặc kép mở đầu (^ 0147). Bạn nên lặp lại các bước trên, nhưng thay thế dấu nháy đơn đóng ở đầu một từ (^ 0146) bằng dấu nháy kết thúc (^ 0148) và cuối cùng mở dấu nháy đơn ở cuối từ (^ 0145>) bằng dấu nháy đơn đóng (^ 0146).

Nếu điều này vẫn không cho kết quả phù hợp, bạn có thể cần phải phân tích các ký tự xung quanh dấu ngoặc kép và dấu nháy đơn của bạn. Ví dụ, nếu bạn có một khoảng trắng trước những gì nên là một trích dẫn kết thúc, thì Word sẽ có nhiều khả năng cho rằng trích dẫn đó phải là một trích dẫn mở đầu.

Nếu đúng như vậy, bạn có thể cần thực hiện một số chỉnh sửa đối với tài liệu của mình để loại bỏ các khoảng trống khiến Word hiểu sai tài liệu của bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9194) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: