Alexander đã hỏi liệu có cách nào dễ dàng để sắp xếp các địa chỉ một cột trong Word, chẳng hạn như sau:

Jane R. Doe 1234 Anytown Road Mapleton, AZ  85229
Fred Davis 5678 Main Street Yorba Linda, CA  94123

Câu trả lời phụ thuộc vào định nghĩa của bạn về “dễ dàng”. Giải pháp lâu dài linh hoạt nhất là chuyển các địa chỉ sang một số loại chương trình cơ sở dữ liệu, hoặc thậm chí sang Excel. Bạn có thể sắp xếp và sắp xếp nội dung của bạn trong các chương trình đó, sau đó chỉ cần hợp nhất các kết quả lại vào Word.

Nếu bạn có ý định giữ các địa chỉ trong Word, thì bạn có thể sắp xếp chúng dễ dàng, miễn là đáp ứng một số điều kiện. Trước hết, mỗi “khối” địa chỉ (vì thiếu một thuật ngữ tốt hơn) phải là một đoạn văn.

Điều này có nghĩa là phải có dấu ngắt dòng thủ công (Shift + Enter) ở cuối mỗi dòng trong khối địa chỉ, ngoại trừ dòng cuối cùng. Thứ hai, vị trí duy nhất trong dòng đầu tiên có thể có bất kỳ dấu cách thông thường nào là ngay trước phần đầu của họ. Đối với tất cả các khoảng trắng khác (giả sử giữa tên và chữ viết tắt đệm hoặc giữa tiêu đề và tên), bạn nên sử dụng khoảng trắng không ngắt.

Với dữ liệu ở điều kiện thích hợp, bây giờ bạn có thể sắp xếp các địa chỉ bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chọn tất cả các địa chỉ mà bạn muốn sắp xếp.

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Bấm vào công cụ Sắp xếp trong nhóm Đoạn văn. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sắp xếp Văn bản. (Xem Hình 1.)

  4. Bấm vào nút Tùy chọn. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn sắp xếp. (Xem Hình 2.)

  5. Đảm bảo rằng Other được chọn và hộp nhỏ ở bên phải của Other chứa một khoảng trắng.

  6. Nhấp vào OK.

  7. Sử dụng danh sách thả xuống Sắp xếp Theo, chọn tùy chọn Word 2. (Word coi mọi thứ cho đến khoảng trắng đầu tiên trên mỗi dòng đầu tiên là từ đầu tiên, và mọi thứ sau đó là từ thứ hai. Vì khoảng trắng duy nhất trên dòng đầu tiên của mỗi khối nằm ngay trước họ, điều này có nghĩa là bạn đang hướng dẫn Word sắp xếp theo họ.)

  8. Nhấp vào OK.

Địa chỉ của bạn hiện đã được sắp xếp đúng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10360) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: