Một thủ thuật hữu ích bạn có thể sử dụng khi phát triển một số loại tài liệu là khả năng sắp xếp các phần khác nhau của tài liệu dựa trên các tiêu đề bạn sử dụng. Ví dụ: bạn có thể sắp xếp tài liệu dựa trên các tiêu đề cấp đầu tiên (các đoạn văn sử dụng kiểu Tiêu đề 1) bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Chuyển sang chế độ xem Dàn bài. (Nhấp vào nút Chế độ xem phác thảo trên thanh trạng thái hoặc chuyển đến tab Chế độ xem của Ruy-băng và chọn Đường viền trong nhóm Chế độ xem.)

  2. Sử dụng các điều khiển trên tab Phác thảo của ruy-băng, thu gọn tiêu đề để chỉ những tiêu đề cấp một được hiển thị. (Bước này không quá cần thiết, nhưng giúp màn hình dễ đọc hơn một chút.)

  3. Đặt con trỏ ở đầu tiêu đề đầu tiên và nhấn Ctrl + Shift + End để chọn mọi thứ cho đến cuối tài liệu.

  4. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  5. Bấm vào công cụ Sắp xếp trong nhóm Đoạn văn. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sắp xếp Văn bản. (Xem Hình 1.)

  6. Nhấp vào OK để chấp nhận cài đặt mặc định trong hộp thoại.

Nếu bạn bỏ qua hai bước đầu tiên và thực hiện sắp xếp trong bất kỳ chế độ xem nào ngoài chế độ xem Dàn bài, mọi đoạn văn sẽ được sắp xếp theo thứ tự bảng chữ cái và do đó được sắp xếp lại để các đoạn văn dưới đây được tách biệt khỏi tiêu đề của chúng. Nói cách khác, bạn sẽ có một mớ hỗn độn. Tuy nhiên, trong dạng xem Dàn bài, các tiêu đề cấp cao nhất được sắp xếp, mang theo các cấp tiêu đề cấp dưới và nội dung.

Nếu bạn muốn sắp xếp theo Tiêu đề 2 đoạn văn, bạn cũng nên sử dụng dạng xem Dàn bài, nhưng trước tiên bạn sẽ phải chọn tất cả các đoạn Tiêu đề 2 dưới một đoạn Tiêu đề 1 cụ thể rồi sắp xếp. Bạn sẽ nhận được cùng một kết quả bất kể có bao nhiêu cấp đề mục mà bạn hiển thị trên tab Dàn bài của ruy-băng.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.