Word cho phép bạn luôn tạo một bản sao lưu của tài liệu nếu bạn làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Cuộn xuống phần Lưu và đảm bảo rằng hộp kiểm Luôn Tạo Bản sao Sao lưu được chọn.

  4. Theo tùy chọn, cũng chọn hộp kiểm Cho phép Lưu trong Nền.

  5. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Bản sao lưu này chỉ là một bản sao của tệp bạn đã mở, trước khi bạn bắt đầu chỉnh sửa, được đổi tên bằng phần mở rộng WBK. Vì Word chỉ thực hiện đổi tên để tạo tệp sao lưu, nên không thể chỉ định vị trí khác cho tệp đó — cả tài liệu và bản sao lưu của nó đều được lưu trữ trong cùng một thư mục. Khi bạn lưu lại tài liệu, tệp WBK hiện có sẽ bị xóa, tệp tài liệu hiện có được đổi tên thành WBK và tài liệu sẽ được lưu lại. Kết quả là bất kể bạn lưu bao nhiêu lần, sẽ chỉ có hai tệp và chúng sẽ luôn nằm trong cùng một thư mục.

Có một loại sao lưu tự động khác được gọi là AutoRecover.

Bạn xác định một khoảng thời gian, giả sử 5 phút một lần và Word sẽ lưu tài liệu cho bạn vào khoảng thời gian đó. Khoảng thời gian bạn chọn là sự cân bằng giữa sự bất tiện nhất thời khi tệp bị khóa trong khi bản sao lưu được ghi vào đĩa. Nhiều năm trước, khi ổ cứng nhỏ và chậm và kết nối mạng cũng chậm, việc tạm dừng trong khi ghi tệp sao lưu là khá đáng chú ý. Do đó, mọi người có xu hướng chọn khoảng thời gian sao lưu dài hơn. Ngày nay, thời gian cần thiết để tạo bản sao lưu là không thể nhận thấy. Loại sao lưu này tạo ra một tệp riêng biệt có thể được lưu ở một vị trí riêng biệt.

Sao lưu theo thời gian tự động nhằm mục đích trợ giúp nếu bạn quên lưu tệp theo cách thủ công và Word hoặc Windows bị treo. Các bản sao lưu kịp thời giảm thiểu lượng dữ liệu bạn bị mất do sự cố. Lần tới khi bạn khởi động Word, nó sẽ hiển thị danh sách các tệp “Đã khôi phục”. Word cung cấp cho bạn lựa chọn phiên bản để khôi phục. Bạn có thể thiết lập sao lưu AutoRecover như sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Lưu ở phía bên trái của hộp thoại.

  3. Chọn hộp kiểm Lưu Thông tin Tự động Phục hồi.

  4. Đặt khoảng thời gian; mỗi 5 đến 10 phút là điển hình.

  5. Nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hãy đảm bảo rằng hộp kiểm Giữ tệp tự động khôi phục lần cuối nếu tôi đóng mà không lưu được chọn.

  6. Theo tùy chọn, thay đổi vị trí mặc định mà Word đã xác định để lưu trữ các tệp Tự động Phục hồi.

  7. Nhấp vào OK để lưu các thay đổi.

Hành vi này của Word đối với các tài liệu sao lưu đương nhiên đưa ra một điểm khác. Nếu bạn lưu tài liệu thường xuyên, có thể không cần sao lưu tự động. Tại sao? Xem xét kịch bản viết của tôi: Khi làm việc trên một tài liệu, tôi thường lưu từ năm đến bảy phút một lần; Tôi vừa rèn luyện bản thân để làm được điều đó. Nếu tôi đã bật tính năng sao lưu tự động, điều đó có nghĩa là tôi đang xóa tệp sao lưu cũ và tạo một tệp mới sau mỗi năm đến bảy phút. Điều này làm cho tệp sao lưu có giá trị tối thiểu đối với tôi, vì nó chỉ đại diện cho một phiên bản tài liệu của tôi có tuổi từ năm đến bảy phút. Đối với tôi, việc tắt tính năng này chỉ có ý nghĩa.

Nếu bạn không thể có thói quen lưu thủ công, các bản sao lưu tự động là dành cho bạn.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (8836) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: