Nhiều người sử dụng Word để tạo biểu mẫu sau đó được người khác sử dụng để nhập thông tin. Tôi không nói về các biểu mẫu trung bình, hàng loạt của bạn được in ra và sao chép trên máy photocopy. Tôi đang nói về việc sử dụng biểu mẫu với các trường biểu mẫu đặc biệt của Word được sử dụng để thu thập dữ liệu cụ thể mà không cho phép người dùng sửa đổi văn bản xung quanh các trường nhập liệu.

Vì các loại biểu mẫu này được bảo vệ, theo thiết kế, người dùng không thể chạy một số công cụ Word nhất định trên biểu mẫu và không thể làm những việc khác, chẳng hạn như chạy macro. Điều này có lợi trong nhiều trường hợp, nhưng có thể là một nhược điểm nếu bạn có nhu cầu đặc biệt. Một nhu cầu phổ biến như vậy là chạy trình kiểm tra chính tả trên biểu mẫu sau khi người dùng nhập thông tin của họ. Tuy nhiên, điều này không thể được thực hiện một lần nữa vì các công cụ như trình kiểm tra chính tả đã bị vô hiệu hóa.

Tuy nhiên, sự thật mà nói, bạn sẽ thấy rằng khi bạn chèn một trường biểu mẫu, Word sẽ chèn trường đó với thuộc tính Ngôn ngữ được đặt thành “không có hiệu đính”.

Điều này có nghĩa là ngay cả khi bạn có thể chạy trình kiểm tra chính tả, Word sẽ bỏ qua thông tin được nhập vào các trường biểu mẫu.

Mặc dù điều này nghe có vẻ hơi vô vọng, nhưng vẫn có một cách giải quyết. Bạn có thể chạy trình kiểm tra chính tả trên biểu mẫu của mình bằng cách sử dụng macro. Cách đơn giản nhất để làm điều này là với macro sau:

Sub SCForm()

ActiveDocument.Unprotect    Selection.WholeStory    Selection.LanguageID = wdEnglishUS    ActiveDocument.CheckSpelling    ActiveDocument.Protect Type:=wdAllowOnlyFormFields, NoReset:=True End Sub

Lưu ý rằng macro đặt thuộc tính Ngôn ngữ cho toàn bộ tài liệu thành tiếng Anh Mỹ. Nếu bạn đang tạo biểu mẫu bằng một số ngôn ngữ khác, bạn nên đảm bảo rằng bạn thay đổi macro để ngôn ngữ thích hợp được chọn.

Khi bạn đang tạo biểu mẫu, hãy xác định kiểu cho các trường đầu vào. Thuộc tính chính của kiểu trường nhập là bạn phải vô hiệu hóa rõ ràng thuộc tính không kiểm tra chính tả bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Xác định trường bạn muốn sử dụng cho các trường nhập của mình, như được mô tả trong WordTips khác.

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  4. Trong danh sách các kiểu được hiển thị, di con trỏ chuột qua tên của kiểu bạn đã tạo ở bước 1. Một mũi tên thả xuống sẽ xuất hiện ở phía bên phải của tên kiểu.

  5. Nhấp vào mũi tên thả xuống và chọn Sửa đổi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Sửa đổi Kiểu. (Xem Hình 1.)

  6. Nhấp vào Định dạng và chọn Ngôn ngữ từ danh sách kéo xuống. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ. (Xem Hình 2.)

  7. Đảm bảo rằng hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp không được chọn.

  8. Nhấp vào OK để đóng hộp thoại Ngôn ngữ.

  9. Bấm vào OK để đóng hộp thoại Sửa đổi kiểu.

  10. Áp dụng kiểu mới cho tất cả các trường nhập của bạn.

Có một nhược điểm đối với macro này là nó có thể không được chấp nhận cho mọi mục đích sử dụng. Khi chạy, macro chính tả kiểm tra mọi thứ trong tài liệu, không chỉ nội dung của các trường biểu mẫu. Đây chỉ là một nhược điểm nếu biểu mẫu có nhiều từ mà trình kiểm tra chính tả có thể coi là sai chính tả, chẳng hạn như văn xuôi đòi hỏi kỹ thuật cao. Nếu bạn thấy mình trong tình huống như vậy, bạn sẽ cần tạo một macro phức tạp hơn để thực sự tìm kiếm và chuyển qua các trường trong biểu mẫu hoặc bạn có thể sắp xếp để thêm từ vào tệp từ điển.

Có hai điều cần nhớ khi sử dụng macro này với biểu mẫu:

  • Đảm bảo rằng bạn liên kết biểu mẫu này với mẫu có chứa macro của bạn.

_Lưu ý: _

Nếu bạn muốn biết cách sử dụng các macro được mô tả trên trang này (hoặc trên bất kỳ trang nào khác trên các trang WordTips), tôi đã chuẩn bị một trang đặc biệt bao gồm thông tin hữu ích.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.