Deborah đang làm việc trong một văn phòng có tài liệu trên máy chủ để nhiều người có thể làm việc trên chúng. Vai trò của cô là định dạng các bài báo đã hoàn thành. Ví dụ: cô ấy có thể thay đổi kiểu Bình thường từ 11 điểm thành 10 điểm và tạo kiểu mới phù hợp với tài liệu. Khi cô ấy xem tệp, các kiểu vẫn giữ nguyên cách cô ấy xác định chúng, nhưng nếu người khác mở tài liệu, cài đặt kiểu cho các kiểu tích hợp sẽ trở về mặc định. Nói cách khác, tất cả văn bản kiểu Bình thường sẽ thay đổi từ 10 điểm trở lại mặc định là 11 điểm. Deborah đã cố gắng tránh các tên kiểu dựng sẵn và cô ấy thậm chí còn đảm bảo rằng các kiểu “dựa trên” không sử dụng tên kiểu dựng sẵn, nhưng vấn đề vẫn nảy sinh. Cô ấy tự hỏi tại sao điều này lại xảy ra và làm thế nào cô ấy có thể làm cho các kiểu giữ nguyên theo cách cô ấy đặt chúng, ngay cả khi những người khác sau đó mở tài liệu.

Khái niệm về phong cách và những gì họ có thể làm là rất, rất mạnh mẽ. Khi bạn thiết lập một mẫu trên hệ thống của mình, bạn có thể dễ dàng áp dụng định dạng cho các đoạn văn, ký tự và thậm chí cả bảng để bạn có được giao diện nhất quán trong và trên các tài liệu.

Mọi thứ trở nên phức tạp hơn một chút khi bạn bắt đầu chia sẻ những tài liệu đó với người khác. Cách các kiểu được xác định trên hệ thống khác — đặc biệt là kiểu Thông thường, dựa trên rất nhiều kiểu — có thể ảnh hưởng đến tài liệu được chia sẻ sau khi được mở.

Tuy nhiên, đây dường như không phải là vấn đề của Deborah. Cô ấy chỉ ra rằng cô ấy không dựa trên các kiểu nhà của mình dựa trên bất kỳ kiểu cài sẵn nào của Word.

Với trường hợp này, có một số điều cần thử. Trước tiên, hãy đảm bảo rằng những người dùng khác không có phiên bản cũ hơn của các mẫu trên hệ thống của họ. Nếu có, có thể có sự khác biệt trong các định nghĩa kiểu trong các mẫu cũ hơn đang ảnh hưởng đến tài liệu.

Thứ hai, bạn cần kiểm tra người dùng Mẫu bình thường. Có thể một số kiểu nhà đã biến nó thành các mẫu Thông thường và những kiểu nhà đó — có thể khác với những kiểu trong mẫu chính thức — đang ghi đè lên những gì có trong tài liệu.

Trong khi bạn đang xem mẫu Thường của chúng, bạn cũng nên kiểm tra để đảm bảo rằng không có kiểu nào trong số các kiểu của chúng được xác định khi bật tùy chọn “Tự động cập nhật”. Điều này có thể nhanh chóng cho phép người dùng xáo trộn những gì có trong các kiểu tài liệu của bạn. (Đừng quên kiểm tra tất cả các kiểu cho cài đặt này, không chỉ một vài kiểu.)

Vấn đề với việc kiểm tra những thứ này là nó liên quan đến việc truy cập vào hệ thống của những người dùng khác và kiểm tra những mẫu và kiểu dáng ở đó. Điều này gần như không thể thực hiện được khi những người dùng đó có thể ở những nơi xa. Bạn có thể thử hướng dẫn người dùng về những gì cần tìm hoặc thậm chí tạo macro để bằng cách nào đó tìm kiếm những mẫu và kiểu nào trên hệ thống khác. Cả hai đều không phải là một nhiệm vụ đặc biệt dễ dàng.

Có một điều khác mà bạn có thể thử. Bạn có thể nhìn vào mẫu của mình và đảm bảo rằng tất cả các kiểu nhà của bạn (tất cả chúng, hãy để ý đến bạn) đều dựa trên một kiểu duy nhất. Bạn có thể đặt đây là kiểu Bình thường, nhưng cá nhân tôi có xu hướng tránh sử dụng kiểu Bình thường. Thay vào đó, hãy tạo một phong cách mới, có lẽ được đặt tên là HouseBase, dựa trên tất cả các phong cách khác.

Lợi ích của việc này là khi bạn nhận lại một tài liệu từ người dùng khác, bạn có thể tải tài liệu đó và sau đó chỉ cần sao chép kiểu HouseBase từ mẫu của bạn vào tài liệu đã nhận.

Về mặt lý thuyết, ít nhất, điều này sẽ ảnh hưởng đến tất cả các kiểu khác trong tài liệu và chúng sẽ hoàn nguyên về định dạng theo kiểu HouseBase. Vì tất cả các kiểu khác trong tài liệu đều dựa trên kiểu cơ sở này nên chúng cũng sẽ bị ảnh hưởng.

Một điều khác bạn có thể làm là thêm một bước nữa vào quá trình xử lý của mình khi bạn hoàn thành công việc của mình trên tài liệu. Là một trong những điều cuối cùng bạn làm, hãy làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  2. Bấm vào công cụ Hạn chế Chỉnh sửa trong nhóm Bảo vệ. Word hiển thị ngăn Hạn chế Chỉnh sửa ở bên phải tài liệu của bạn.

  3. Trong vùng Giới hạn Định dạng, hãy chọn hộp kiểm Giới hạn Định dạng cho Lựa chọn Kiểu.

  4. Nhấp vào liên kết Cài đặt, ngay dưới hộp kiểm. Word sẽ hiển thị hộp thoại Định dạng Hạn chế. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng danh sách các kiểu phản ánh những kiểu mà bạn muốn người dùng có thể sử dụng.

  6. Điều chỉnh các hộp kiểm ở cuối hộp thoại, như mong muốn.

  7. Bấm OK. Word đóng hộp thoại Hạn chế Định dạng.

  8. Nếu các hạn chế bạn đưa ra làm nảy sinh một số xung đột tiềm ẩn với các kiểu được sử dụng trong tài liệu, Word sẽ hỏi bạn muốn làm gì.

(Trả lời như bạn mong muốn.)

  1. Nhấp vào Có, Bắt đầu Thực thi Bảo vệ. Word hiển thị hộp thoại Bắt đầu Thực thi Bảo vệ.

  2. Nhập mật khẩu để bảo vệ, nếu muốn. (Bạn sẽ cần nhập nó hai lần.)

  3. Bấm OK.

  4. Đóng ngăn tác vụ Hạn chế Định dạng và Chỉnh sửa.

  5. Lưu tài liệu của bạn.

Tại thời điểm này, người dùng sẽ không thể điều chỉnh định dạng trong tài liệu, trừ khi họ đang làm việc với các kiểu bạn đã chỉ định trong bước 5.

Cuối cùng, nếu vẫn thất bại, bạn có thể nhớ rằng không được thay đổi định dạng trong tài liệu nếu người dùng không thể lưu tài liệu. Bạn có thể sử dụng một số cấp độ bảo vệ tài liệu — ví dụ: làm cho tài liệu ở chế độ chỉ đọc — để chúng có thể được mở, nhưng không được lưu bằng cách sử dụng cùng một tên tài liệu. Điều này sẽ giúp bảo vệ mọi định dạng bạn đã có trong tài liệu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (4361) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016.