Roger có ba máy tính trên một mạng máy tính nhỏ trong nhà của mình. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để “đồng bộ hóa” các mục nhập của Khối xây dựng giữa ba máy tính để tất cả chúng luôn sử dụng cùng một bộ Khối xây dựng chính xác.

Có hai cách bạn có thể làm về vấn đề này. Một là sử dụng giải pháp của bên thứ ba để đồng bộ hóa các tệp trên cả ba máy tính. Có nhiều giải pháp có sẵn trên Internet; một phần mềm miễn phí được đề xuất bởi trình đọc WordTips là SyncToy của Microsoft. Nó miễn phí và có sẵn tại đây:

http://www.microsoft.com/en-us/download/details.aspx?id=15155

Chương trình có thể được thiết lập để đồng bộ hóa tệp Building Blocks.dotx trên mỗi hệ thống theo các khoảng thời gian được xác định trước. (Tệp Building Blocks.dotx là nơi mỗi hệ thống lưu trữ các mục nhập khối xây dựng của nó; bạn nên sử dụng Windows để tìm kiếm và khám phá vị trí của tệp trên mỗi hệ thống.)

Cách tiếp cận tiềm năng khác là chỉ cần di chuyển tệp Building Blocks.dotx sang ổ đĩa mạng dùng chung hoặc vào thư mục được chia sẻ trên một máy tính mà bạn luôn bật. Đảm bảo rằng mỗi máy trên mạng đều có thể nhìn thấy tệp (sử dụng Windows Explorer để xác nhận rằng bạn có thể truy cập tệp đó), sau đó bạn sẽ cần sửa đổi Word để máy biết tìm kiếm mẫu.

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào tùy chọn Nâng cao ở bên trái hộp thoại.

  3. Cuộn qua danh sách các tùy chọn cho đến khi bạn nhìn thấy phần Chung.

  4. Nhấp vào nút Vị trí tệp. Word sẽ hiển thị hộp thoại Vị trí tệp. (Xem Hình 1.)

  5. Đảm bảo rằng đặc tả Mẫu nhóm làm việc trỏ đến thư mục có chứa phiên bản chia sẻ của Khối xây dựng.dotx.

  6. Bấm OK.

Nếu Word, sau khi khởi động lại, khiến bạn cảm thấy khó chịu khi truy cập vào mẫu, bạn có thể cần sử dụng Trung tâm tin cậy để chỉ định thư mục làm vị trí tin cậy.

Nếu bạn vẫn muốn sử dụng các mẫu Building Blocks.dotx riêng lẻ trên mỗi hệ thống (để mỗi hệ thống có thể có một số mục nhập khối xây dựng riêng, riêng lẻ), thì bạn vẫn có thể thiết lập thư mục chia sẻ và đặt trong đó một mẫu sử dụng một tên khác. Khi người dùng của bạn xác định các khối xây dựng trong tương lai, họ có thể chỉ định rằng chúng được lưu trữ trong mẫu được chia sẻ.

Tất nhiên, khả năng chấp nhận của việc sử dụng bất kỳ phương pháp đồng bộ hóa nào chỉ có thể được xác định bằng thử nghiệm. Bạn sẽ muốn đảm bảo rằng các thay đổi trên một hệ thống được phản ánh trong các hệ thống khác, như bạn mong đợi.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7017) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.