Khi cố gắng sao chép và dán tài liệu Word, Stanley nhận được thông báo: “Có quá nhiều chỉnh sửa trong tài liệu. Thao tác này sẽ không hoàn thành. Hãy lưu công việc của bạn.” Anh ấy đang cố gắng tìm hiểu nguyên nhân gây ra lỗi này và cách anh ấy có thể tránh nó.

Thật không may, thông báo lỗi cụ thể này khá mơ hồ về phía Microsoft. Nó có thể dễ dàng được diễn giải “có điều gì đó không ổn với tài liệu này, nhưng chúng tôi không chắc chắn nó là gì.”

Chúng ta hãy xem xét các cách có thể để xử lý lỗi để xem liệu nó có thể được khắc phục hay không.

Đầu tiên, có thể là bạn sắp hết dung lượng đĩa trên bất cứ nơi nào tài liệu cụ thể này được lưu trữ. Word, đặc biệt khi làm việc với các tài liệu lớn, lưu trữ khá nhiều thông tin vào đĩa trong các tệp tạm thời. Nếu không có đủ dung lượng trên đĩa để tạo các tệp tạm thời mà chương trình cần, thì bạn có thể gặp lỗi này. Nguyên nhân này có thể xảy ra, chẳng hạn, nếu tài liệu được lưu trữ trên ổ đĩa flash và ổ đĩa flash đó có dung lượng hạn chế trên đó. (Các tệp tạm thời được sử dụng bởi Word thường được lưu trữ trong cùng thư mục với tài liệu gốc.)

Để xem có đúng như vậy không, hãy thoát khỏi Word hoàn toàn và kiểm tra ổ đĩa chứa tài liệu. Trong Windows, hãy kiểm tra xem có bao nhiêu dung lượng trống trên ổ đĩa. Nếu có rất ít, hãy xóa bất kỳ tệp nào không cần thiết. Tìm kiếm các tệp kết thúc bằng phần mở rộng tên tệp TMP ở bất kỳ đâu trên ổ đĩa; chúng có thể bị xóa ngay lập tức.

Nếu cách này không khắc phục được sự cố, thì có thể tài liệu của bạn bị hỏng nhẹ. (Nếu nó bị hỏng nhẹ, có thể bạn sẽ không mở được.) Hãy làm theo các bước sau:

  1. Khởi động Word. Bạn chỉ nên mở tài liệu trống, mặc định xuất hiện khi bạn khởi động chương trình lần đầu tiên.

  2. Hiển thị hộp thoại Mở.

  3. Xác định vị trí và chọn tài liệu vấn đề.

  4. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh nút Mở. Word liệt kê một số cách bạn có thể mở tài liệu.

  5. Chọn Mở và Sửa chữa.

Việc sử dụng tùy chọn Mở và Sửa chữa khiến Word chạy qua và cố gắng sửa một số điều có thể sai với tài liệu. Bạn sẽ nghĩ rằng chương trình sẽ tự động thử sửa chữa nếu nó phát hiện ra điều gì đó không ổn với tài liệu đủ để đưa ra thông báo lỗi mơ hồ, nhưng rõ ràng không phải vậy. Bạn cần thông báo cụ thể cho chương trình để bắt đầu sửa chữa theo cách này.

Nếu cách này không khắc phục được sự cố với tài liệu, thì bạn nên quay lại các phương pháp xử lý tài liệu bị hỏng truyền thống hơn.

Những đề xuất này xuất phát từ sự hiểu biết chung rằng các tài liệu lớn, phức tạp thường thể hiện các vấn đề tham nhũng. Tạo một bản sao tài liệu của bạn và sau đó làm theo các bước chung sau trên bản sao, lưu và kiểm tra tài liệu giữa mỗi bước:

  1. Loại bỏ mọi hạn chế chỉnh sửa và bảo vệ khỏi tài liệu.

  2. Tắt Theo dõi thay đổi (nếu đang bật) và giải quyết mọi thay đổi bạn đã theo dõi trước đó. Điều này có thể đơn giản như chấp nhận tất cả các thay đổi hoặc thực hiện từng thay đổi một và chấp nhận hoặc từ chối chúng, nếu thích hợp. Mục đích là loại bỏ hoàn toàn mọi thay đổi đã theo dõi.

  3. Xóa mọi nhận xét trong tài liệu.

  4. Loại bỏ bất kỳ bảng đặc biệt nào (chẳng hạn như mục lục hoặc bảng thẩm quyền) và các chỉ mục trong tài liệu. Bạn luôn có thể thêm lại những thứ này sau.

  5. Đơn giản hóa bất kỳ bảng nào trong tài liệu của bạn. Điều này có nghĩa là loại bỏ bất kỳ bảng lồng nhau nào (bảng bên trong bảng), bất kỳ ô nào trong bảng có chứa lượng lớn văn bản và bất kỳ ô nào đã hợp nhất.

  6. Đơn giản hóa hoặc loại bỏ bất kỳ bản vẽ phức tạp nào có thể tồn tại trong tài liệu. Ví dụ, hãy tìm các bản vẽ bao gồm nhiều hình dạng được nhóm lại với nhau.

  7. Nhấn Ctrl + A để chọn toàn bộ tài liệu, sau đó nhấn Ctrl + Q và Ctrl + Space Bar. Điều này giúp loại bỏ mọi định dạng rõ ràng (cả ký tự và đoạn văn) trong tài liệu.

  8. Ngoài việc mở tài liệu vấn đề, hãy tạo một tài liệu trống mới. Trong tài liệu có vấn đề, nhấn Ctrl + Home (để di chuyển đến đầu tài liệu), nhấn Shift + Ctrl + End (để chọn mọi thứ đến cuối tài liệu), nhấn Shift + Mũi tên trái (để bỏ chọn cuối cùng đánh dấu đoạn trong tài liệu) và nhấn Ctrl + C (để sao chép mọi thứ vào Clipboard). Chuyển sang tài liệu trống mới và nhấn Ctrl + V để dán mọi thứ vào đó. Lưu tài liệu mới và kiểm tra xem liệu nó có gặp các vấn đề giống như tài liệu gốc hay không.

Lý do cho các bước này (và kiểm tra tài liệu giữa mỗi bước)

là các tài liệu lớn, theo thời gian, có thể trở nên rất, rất phức tạp bên trong. Điều này có thể khiến Word nhầm lẫn về cách tài liệu nên được tập hợp. Mục đích của mỗi bước là giảm độ phức tạp trong tài liệu vấn đề và giữ lại càng nhiều văn bản gốc và định dạng tùy ý càng tốt.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13229) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.