Kathryn đang gặp sự cố liên quan đến tính năng Theo dõi Thay đổi của Word. Có vẻ như khi một tài liệu đã theo dõi các thay đổi và những thay đổi đó cuối cùng đều được chấp nhận, chúng không thực sự biến mất. Bước cuối cùng, cô ấy thay đổi chế độ xem của tài liệu thành “Cuối cùng” và lưu nó, nhưng khi tài liệu được mở lần tiếp theo, nó đã hoàn nguyên về “Đánh dấu hiển thị cuối cùng” —và tất cả các thay đổi sẽ trở lại.

Đây là cách mà Theo dõi thay đổi được cho là hoạt động trong Word. Khi bạn bật nó lên, mọi chỉnh sửa bạn thực hiện đều được ghi chú trong tài liệu là “đánh dấu”.

Đánh dấu này được cho là hiển thị trên màn hình, miễn là bạn đang xem tài liệu là “Đánh dấu hiển thị cuối cùng.” Bạn có thể tạm thời ẩn đánh dấu (thay đổi chế độ xem thành “Cuối cùng”) hoặc bạn có thể loại bỏ đánh dấu bằng cách giải quyết các thay đổi (chấp nhận hoặc từ chối chúng). Nếu tất cả các thay đổi được giải quyết, thì sẽ không có sự khác biệt giữa hai chế độ xem (“Đánh dấu hiển thị cuối cùng” và “Đánh dấu cuối cùng”) vì không còn bất kỳ đánh dấu nào để hiển thị.

Với sự hiểu biết đó, nếu bạn xem qua một tài liệu và giải quyết tất cả các thay đổi, sẽ không cần phải thay đổi chế độ xem thành “Cuối cùng” vì lý do duy nhất để sử dụng chế độ xem đó là tạm thời ẩn các thay đổi. Tuy nhiên, không có thay đổi nào còn lại bởi vì bạn đã giải quyết tất cả. Lý do duy nhất để chuyển chế độ xem sang “Cuối cùng” là nếu bạn chưa giải quyết tất cả các thay đổi.

Vì vậy, có hai khả năng xảy ra trong trường hợp của Kathryn. Nếu các thay đổi vẫn chưa thực sự được giải quyết (chấp nhận hoặc từ chối riêng lẻ hoặc tập thể), thì vấn đề liên quan đến chế độ xem thay đổi từ “Final”

thành “Đánh dấu hiển thị cuối cùng” khi tài liệu được mở lại. Nếu đây là vấn đề, thì nó có lẽ là một cách khắc phục đơn giản. Làm theo các bước sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, hãy nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào tùy chọn Trung tâm tin cậy ở bên trái của hộp thoại.

  3. Nhấp vào nút Cài đặt Trung tâm Tin cậy. Word sẽ hiển thị hộp thoại Trung tâm tin cậy.

  4. Nhấp vào Tùy chọn quyền riêng tư ở bên trái của hộp thoại. (Xem Hình 1.)

  5. Bỏ chọn hộp kiểm Làm cho Đánh dấu Ẩn Hiển thị khi Mở hoặc Lưu.

  6. Bấm OK.

Có lẽ không cần phải nói, rằng mặc dù bạn có thể thay đổi các tùy chọn bảo mật trên hệ thống của mình, nhưng bạn không thể thay đổi chúng trên hệ thống của người khác. Do đó, nếu tài liệu của bạn có đánh dấu ẩn, việc gửi tài liệu cho người khác sẽ khiến đánh dấu đó hiển thị khi họ mở nó trên hệ thống của họ. (Tất nhiên, giả sử rằng họ không thực hiện thay đổi tương tự đối với cài đặt quyền riêng tư của mình.)

Khả năng thứ hai trong trường hợp của Kathryn là các thay đổi đã thực sự được giải quyết, nhưng tài liệu đang bị phiên bản cũ hơn của tài liệu ghi đè. Điều này có thể xảy ra trong môi trường nối mạng — có lẽ hai người có các bản sao của tài liệu và về cơ bản đang làm việc trên chúng cùng một lúc. Một người hoàn thành việc chỉnh sửa bản sao của cô ấy, giải quyết tất cả các thay đổi, sau đó đưa nó vào ổ đĩa mạng để những người còn lại trong văn phòng sử dụng. Người thứ hai làm việc trên bản sao của mình nhưng không giải quyết tất cả các thay đổi. Khi hoàn tất (với các thay đổi chưa được giải quyết), tài liệu được sao chép vào ổ đĩa mạng, ghi đè lên bản sao “hoàn thành hơn” đã được lưu trữ ở đó trước đó.

Nếu đây là những gì đang xảy ra, giải pháp là đảm bảo rằng mỗi người sử dụng một tên tài liệu mới trước khi sao chép bản sao của mình vào ổ đĩa mạng. Điều này sẽ tránh bất kỳ ghi đè nào có thể xảy ra.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (6082) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: