Carol có nhiều tệp mẫu (.dotx) mà cô ấy thường xuyên thay đổi. Cô ấy muốn có thể theo dõi những thay đổi nào được thực hiện đối với các mẫu và khi nào. Cô ấy tự hỏi liệu có cách nào cô ấy có thể làm điều này dễ dàng với các mẫu không.

Không có cách nào dễ dàng để làm điều này mà chúng tôi đã khám phá ra. Đúng là bạn có thể tải một mẫu (tự tải mẫu, không phải tạo tài liệu dựa trên mẫu) và bật Theo dõi Thay đổi. Sau đó, nếu bạn lưu mẫu với tính năng Theo dõi Thay đổi được bật, thì bất kỳ tài liệu mới nào bạn tạo dựa trên mẫu đó cũng được bật Theo dõi Thay đổi. Điều này, đối với hầu hết mọi người, sẽ không thể chấp nhận được.

Hơn nữa, hầu hết các mẫu được chia thành hai loại: Những mẫu có chứa kiểu và macro do người dùng xác định và những mẫu có chứa văn bản của một số loại trình tạo. Nếu mẫu của bạn thuộc loại thứ hai, thì việc bật Theo dõi Thay đổi trong mẫu có thể hữu ích, ngay cả khi các tài liệu mới dựa trên mẫu đó cũng được bật Theo dõi Thay đổi theo mặc định. Nếu mẫu của bạn thuộc loại cũ (theo kinh nghiệm của tôi là hầu hết các mẫu), thì việc bật Theo dõi Thay đổi trong mẫu sẽ không hữu ích.

Lý do rất đơn giản: Mặc dù bạn có thể thực hiện các thay đổi đối với kiểu và macro trong mẫu, những thay đổi đó không được theo dõi bởi Theo dõi thay đổi, vì vậy bạn sẽ không thể biết ai đã thay đổi định dạng đoạn Văn bản nội dung của bạn từ căn trái hoàn toàn chính đáng, hoặc thậm chí nếu một thay đổi như vậy đã được thực hiện.

Tất nhiên, bạn có thể thiết lập phương pháp tiếp cận “hệ thống danh dự” nội bộ để thực hiện các thay đổi trong mẫu. Ví dụ, bạn có thể có ghi chú của mỗi người dùng, theo một cách nào đó, bất kỳ thay đổi nào họ thực hiện đối với một mẫu. Nếu họ thay đổi kiểu hoặc thay đổi lề, thì họ nên thêm nhận xét vào mẫu nêu chi tiết những thay đổi đó và lý do chúng được thực hiện. Tất nhiên, mọi nhận xét như vậy sau đó sẽ trở thành một phần của mẫu và được chuyển tự động sang bất kỳ tài liệu mới nào dựa trên mẫu đó. (Bạn có thể giải quyết vấn đề này bằng cách tiếp cận thủ công bằng cách sử dụng một tài liệu riêng để chấp nhận nhận xét của người dùng về những thay đổi được thực hiện trong mẫu.)

Điều bạn thực sự muốn — đặc biệt là với các mẫu — là “kiểm soát thay đổi”

hệ thống. Các loại hệ thống này được sử dụng khá thường xuyên với các tệp mà trách nhiệm giải trình cho các thay đổi là rất quan trọng, chẳng hạn như tệp lập trình. Office không được tích hợp sẵn một hệ thống như vậy, nhưng có thể tìm thấy hệ thống của bên thứ ba cung cấp chức năng mong muốn. Thông thường các hệ thống kiểm soát thay đổi cho phép người dùng kiểm tra tệp (chẳng hạn như trong trường hợp này là mẫu), thực hiện các thay đổi đối với tệp, sau đó kiểm tra lại vào hệ thống. Trong khi tệp được kiểm tra, không ai khác có thể sửa đổi nó. Hệ thống kiểm soát thay đổi thường giữ các bản sao của tệp tại mỗi lần đăng ký, vì vậy bạn có thể “khôi phục” bất kỳ thay đổi không mong muốn nào.

Nếu bạn quyết định tìm kiếm một hệ thống kiểm soát thay đổi sẽ hoạt động với các tài liệu và mẫu Word, bạn sẽ muốn đảm bảo rằng nó hỗ trợ các tính năng độc đáo của Word. Ví dụ: hệ thống sẽ có thể theo dõi các thay đổi đối với kiểu, macro, thuộc tính tài liệu, đồ họa, v.v.

Đây là một thứ tự cao, và không phải là thứ dễ dàng hoàn thành.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (12691) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.