Tên công ty của Michael là “Skin Care By Design” với chữ “By” được viết hoa.

Anh ấy sử dụng Word để tạo nhiều biểu mẫu và hầu hết các tài liệu (sổ tay nhân viên, chính sách và thủ tục, tài liệu LLC, v.v.). Từ “By” luôn xuất hiện với gạch dưới nguệch ngoạc với gợi ý đổi nó thành chữ thường (“by” thay vì “By”). Michael không muốn tắt tính năng kiểm tra lỗi chính tả và ngữ pháp, nhưng anh ấy không muốn điều này bị gắn cờ là vi phạm. Anh ấy đã nhập “By” vào từ điển tùy chỉnh nhưng điều này không có tác dụng. Anh ấy tự hỏi liệu có cách nào để thông báo cho Word rằng điều này không bị coi là vi phạm hay không.

Không cần đặt tên công ty của bạn để làm hài lòng Word, có một số cách khác nhau để bạn có thể tiếp cận vấn đề này. Một cách là tắt lỗi ngữ pháp cho tài liệu mà lỗi cụ thể này xảy ra.

Làm theo các bước sau:

  1. Tải tài liệu có lỗi.

  2. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và Word 2013, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  3. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Kiểm lỗi. (Xem Hình 1.)

  4. Cuộn xuống cuối hộp thoại.

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Ẩn lỗi ngữ pháp trong Chỉ tài liệu này được chọn.

  6. Bấm OK.

Kết quả là không có lỗi ngữ pháp nào (kể cả lỗi viết hoa “By”) được đánh dấu. Điều này không ảnh hưởng đến bất kỳ tài liệu nào khác mà bạn có thể muốn lỗi được hiển thị, cũng không ảnh hưởng đến việc hiển thị lỗi chính tả.

Một cách tiếp cận khác là tắt quy tắc kiểm tra ngữ pháp được kích hoạt khi Word đánh dấu “Bởi”. Bạn có thể thực hiện phương pháp này theo cách sau:

  1. Tải tài liệu có lỗi.

  2. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và Word 2013, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  3. Ở bên trái của hộp thoại, nhấp vào Kiểm lỗi.

  4. Nhấp vào nút Cài đặt. Word hiển thị hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp. (Xem Hình 2.)

  5. Đảm bảo rằng hộp kiểm Viết hoa được xóa. (Đây là quy tắc cho biết liệu trình kiểm tra ngữ pháp có nên đánh dấu các từ viết hoa không.)

  6. Bấm OK để đóng hộp thoại Cài đặt Ngữ pháp.

  7. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn Word.

Thay đổi này không chỉ ảnh hưởng đến tài liệu hiện tại mà còn ảnh hưởng đến việc kiểm tra ngữ pháp trong tất cả các tài liệu Office (không chỉ tài liệu Word).

Cách tiếp cận thứ ba là tắt cả kiểm tra chính tả và ngữ pháp cho từ “Bởi”. Cách tiếp cận này có ý nghĩa vì bạn đã biết rằng cả chính tả của từ và ngữ pháp của nó (viết hoa) đều đúng. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn từ “Bởi”.

  2. Hiển thị tab Xem lại của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Ngôn ngữ (trong nhóm Ngôn ngữ) rồi bấm Đặt Ngôn ngữ Soát lỗi. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ. (Xem Hình 3.)

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp được chọn.

  5. Bấm OK.

Đó là nó; trường hợp của “Bởi” mà bạn đã chọn ở bước 1 sẽ không bao giờ bị đánh dấu là sai bởi trình kiểm tra chính tả hoặc kiểm tra ngữ pháp.

Việc chọn tất cả các trường hợp của “By” và thực hiện thay đổi này có thể trở nên tẻ nhạt, vì vậy bạn có thể muốn xem xét một cách tiếp cận tốt hơn — sử dụng các kiểu. Làm theo các bước sau:

  1. Chọn toàn bộ tên công ty (“Chăm sóc da theo thiết kế”).

  2. Hiển thị tab Trang đầu của dải băng.

  3. Nhấp vào biểu tượng nhỏ ở dưới cùng bên phải của nhóm Kiểu. Word hiển thị ngăn tác vụ Kiểu.

  4. Ở dưới cùng của ngăn tác vụ Kiểu có ba nút công cụ nhỏ. Nhấp vào ngoài cùng bên trái trong số này, công cụ Kiểu mới. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tạo Kiểu Mới từ Định dạng. (Xem Hình 4.)

  5. Trong trường Tên, hãy nhập tên kiểu bạn muốn sử dụng cho tên công ty của mình. (Tốt nhất sẽ là “CompanyName”, không có dấu ngoặc kép.)

  6. Sử dụng danh sách thả xuống Kiểu kiểu, chọn Ký tự.

  7. Nhấp vào Định dạng. Word hiển thị một menu thả xuống.

  8. Chọn tùy chọn Ngôn ngữ từ menu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Ngôn ngữ.

  9. Đảm bảo rằng hộp kiểm Không kiểm tra Chính tả hoặc Ngữ pháp được chọn.

  10. Bấm OK để loại bỏ hộp thoại Ngôn ngữ.

  11. Nhấn OK để hoàn tất việc tạo kiểu mới.

Với kiểu CompanyName được tạo, bạn có thể áp dụng nó cho tất cả các trường hợp tên công ty trong tài liệu của mình và các trường hợp đó sẽ không bị gắn cờ vì ngữ pháp hoặc chính tả. Bạn có thể, nếu muốn, sử dụng Tìm và Thay thế để thay đổi kiểu cho tất cả các trường hợp tên công ty trong tài liệu hiện có của bạn. Đối với các tài liệu mới, bạn có thể tạo một mục nhập Văn bản tự động để đặt tên công ty được định dạng chính xác (theo kiểu) trong tài liệu của bạn.

Tất nhiên, vẻ đẹp của cách tiếp cận lấy phong cách làm trung tâm là bạn có thể áp dụng định dạng bổ sung cho tên công ty, nếu muốn. Ví dụ: bạn có thể muốn tên công ty của mình luôn xuất hiện bằng cách sử dụng chữ hoa nhỏ hoặc bạn muốn nó được in đậm, in nghiêng hoặc một phông chữ cụ thể. Tất cả những gì bạn cần làm để thực hiện thay đổi định dạng trong định nghĩa kiểu và sau đó chúng được phản ánh trong tất cả các trường hợp tên công ty của bạn sử dụng kiểu đó.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13168) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.