Word bao gồm một tính năng mặc định, cố gắng làm cho công việc chỉnh sửa của bạn dễ dàng hơn một chút. Tính năng này, được gọi là cắt và dán thông minh, thêm hoặc xóa khoảng trắng khi bạn cắt hoặc dán văn bản. Điều này nghe có vẻ kỳ quặc nhưng nó thực sự hữu ích trong nhiều tình huống. Ví dụ: nếu bạn đang dán một từ vào một câu, tính năng cắt và dán thông minh đảm bảo rằng khoảng cách được thêm vào xung quanh từ để từ đó không “chạy vào” những từ bạn đang dán gần đó.

Tương tự như vậy, khi bạn cắt một từ khỏi một câu, đôi khi việc cắt có thể dẫn đến hai khoảng trống còn lại: những khoảng trống được sử dụng để bao quanh từ được kéo. Thay vào đó, việc cắt và dán thông minh dẫn đến một trong các khoảng trắng được tự động xóa để câu kết quả có (ít nhất) số khoảng trắng thích hợp trong đó.

Bạn có thể điều khiển cắt và dán thông minh theo cách sau:

  1. Hiển thị hộp thoại Tùy chọn Word. (Trong Word 2007, nhấp vào nút Office và sau đó nhấp vào Tùy chọn Word. Trong Word 2010 và các phiên bản mới hơn, hiển thị tab Tệp của dải băng và sau đó nhấp vào Tùy chọn.)

  2. Nhấp vào Nâng cao ở phía bên trái của hộp thoại và cuộn xuống phần Cắt, Sao chép và Dán. (Xem Hình 1.)

  3. Đặt hộp kiểm Sử dụng Cắt và Dán Thông minh như mong muốn. Nếu được chọn, tính năng sẽ được bật; nếu không được chọn, nó sẽ tắt.

  4. Nhấp vào nút Cài đặt để thực hiện các thay đổi về cách hoạt động của tính năng cắt và dán thông minh. (Xem Hình 2.)

  5. Nhấp vào OK.

Lưu ý trong bước 4 rằng hộp thoại Cài đặt cung cấp một số cài đặt khác nhau mà bạn có thể chỉ định cho cách cắt và dán thông minh hoạt động.

Đây là các tùy chọn có sẵn:

Tự động Điều chỉnh Khoảng cách Câu và Từ. * Tùy chọn này được chọn, theo mặc định. Khi được chọn, Word sẽ xóa hoặc thêm các khoảng trống thừa, nếu cần, khi dán văn bản.

Điều chỉnh khoảng cách đoạn khi dán. * Tùy chọn này, khi được chọn, dẫn đến việc Word loại bỏ các đoạn “trống” khi dán. Nó cũng cố gắng ngăn khoảng cách đoạn văn không nhất quán.

Điều chỉnh Định dạng Bảng và Căn chỉnh khi Dán. * Được chọn theo mặc định, tùy chọn này kiểm soát cách dán “các đoạn” của bảng. Nếu bạn dán một ô, thì ô đó sẽ được dán dưới dạng văn bản. Nếu bạn dán nhiều ô (hoặc nhiều hàng), chúng sẽ được dán dưới dạng hàng mới trong bảng hiện có. Nếu bạn dán toàn bộ bảng, nó sẽ được thêm vào bảng hiện có và định dạng được sửa đổi để phù hợp với bảng hiện có.

Hành vi Phong cách Thông minh. * Tùy chọn này, cũng được chọn theo mặc định, hoàn toàn không phục vụ mục đích nào mà chúng ta có thể khám phá. (Vì vậy nó không thực sự quan trọng nếu nó được chọn hay không.)

Hợp nhất Định dạng khi Dán từ Microsoft PowerPoint. * Tùy chọn này được chọn theo mặc định; nó chỉ phát huy tác dụng khi bạn dán thông tin từ bản trình bày PowerPoint vào tài liệu của mình. Nếu được chọn, Word sẽ áp dụng định dạng của văn bản xung quanh cho văn bản được dán. Nếu những gì bạn đang dán bao gồm danh sách, thì dấu đầu dòng, số hoặc kiểu danh sách được sử dụng gần đây nhất (trong Word) sẽ được áp dụng cho những gì bạn đang dán. Định dạng bảng, siêu liên kết, hình ảnh và một số mục khác được giữ lại từ định dạng trong PowerPoint.

Điều chỉnh Định dạng khi Dán từ Microsoft Excel. * Tùy chọn này, khi được chọn, dẫn đến dữ liệu Excel được dán vào bảng Word và biểu đồ được dán dưới dạng ảnh.

Hợp nhất danh sách đã dán với danh sách xung quanh. * Tùy chọn này, được chọn theo mặc định, dẫn đến định dạng Word được dán văn bản để khớp với danh sách mà bạn đang dán. (Nếu bạn không dán vào danh sách thì không có tác dụng gì.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo (8) này áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013 và 2016. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: