Roy biết rằng trong Word, anh ấy có thể lưu tệp sang định dạng PDF. Gần đây, anh ta đã được thông báo tại Tòa án Liên bang rằng anh ta phải lưu tài liệu của mình trong “PDF-a”

định dạng. Roy chưa nghe nói về định dạng “PDF-a” trước cuộc gặp gỡ này, vì vậy anh ấy tự hỏi liệu Word có thể lưu tài liệu ở định dạng “PDF-a” hay không và định dạng này khác với định dạng PDF thông thường như thế nào.

Hầu hết mọi người đều quen thuộc với định dạng tệp PDF tiêu chuẩn. Định dạng PDF-a (đôi khi được ghi chú là PDF-A hoặc phổ biến hơn là PDF / A) là một biến thể được tối ưu hóa để lưu trữ lâu dài tài liệu.

Về cơ bản, định dạng có mọi thứ được nhúng trong đó, thay vì cho phép liên kết nội bộ với thông tin bên ngoài. Ngoài ra, một số đối tượng thậm chí không được phép xuất hiện trong tài liệu PDF / A. Chúng không được chứa những thứ sau:

Nội dung âm thanh hoặc video JavaScript hoặc tệp thực thi (hoặc liên kết đến tệp thực thi bên ngoài)

Mã hóa của bất kỳ loại nào Các tệp được nhúng, chẳng hạn như các tệp PDF khác * Đối tượng trong suốt (đồ họa) và các lớp

Mục đích của những giới hạn này là để đảm bảo rằng tệp PDF / A chứa mọi thứ cần thiết để hiển thị đầy đủ nội dung tệp vào bất kỳ ngày nào trong tương lai, bất kể công nghệ có thể thay đổi như thế nào. Thông tin thêm về tiêu chuẩn PDF / A có thể được tìm thấy ở nhiều nơi, bao gồm Wikipedia:

https://en.wikipedia.org/wiki/PDF/A

Nơi cuối cùng cho thông tin về PDF / A có thể được tìm thấy tại Trung tâm năng lực PDF / A:

https://www.pdfa.org/

Theo mặc định, Word lưu tài liệu ở định dạng PDF thông thường. Nếu bạn muốn buộc Word lưu ở định dạng PDF / A, bạn có thể làm theo các bước sau:

  1. Nhấn F12 để hiển thị hộp thoại Lưu dưới dạng.

  2. Nhấp vào mũi tên xuống bên cạnh danh sách thả xuống Lưu dưới dạng và chọn PDF làm loại tệp của bạn.

  3. Bấm vào nút Tùy chọn. Word hiển thị hộp thoại Tùy chọn.

  4. Đảm bảo rằng hộp kiểm Tuân thủ PDF / A (ISO 19005-1) được chọn.

  5. Bấm OK để đóng hộp thoại Tùy chọn.

  6. Nhập tên cho tệp PDF / A vào hộp Tên tệp.

  7. Nhấp vào để lưu.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (10728) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.