Anne chỉnh sửa các báo cáo kỹ thuật và thường xuyên chuyển các tài liệu lớn thành PDF mà không gặp vấn đề gì. (Cô ấy sử dụng Tệp> Xuất> Tạo PDF.) Gần đây Anne đã thử điều này với một tài liệu 30 trang được chỉnh sửa đầy đủ và tất cả những gì cô nhận được là “Quá trình xuất không thành công do lỗi không mong muốn.” Cô ấy chưa từng thấy lỗi này trước đây và nó có vẻ vô ích một cách ngoạn mục đối với cô ấy. Anne đã thử khôi phục tài liệu dưới một tên khác, nhưng không may mắn. Cô ấy tự hỏi làm thế nào cô ấy có thể theo dõi những gì có thể gây ra vấn đề.

Nếu bạn đang tạo tệp PDF cho các tài liệu khác bằng quy trình tương tự, thì có vẻ như vấn đề là với tài liệu cụ thể này. Nhiều khả năng đó là sự cố với đồ họa bị hỏng hoặc một số phần tử tài liệu cụ thể (bảng, phông chữ, đối tượng, v.v.) mà trình chuyển đổi không thể xử lý.

Có một quy trình khắc phục sự cố bạn có thể thực hiện để theo dõi sự cố cụ thể. Trong Windows, tạo hai bản sao của tài liệu sự cố.

Trong bản sao đầu tiên, xóa nửa sau của tài liệu và trong bản sao thứ hai xóa nửa đầu. Nếu một trong những cái đó có thể được chuyển đổi và cái kia không thể, bây giờ bạn biết vấn đề nằm ở đâu. Lấy một nửa không thể chuyển đổi và thực hiện theo quy trình tương tự — hai bản sao, xóa một nửa của mỗi bản và chuyển đổi lại. Hãy duy trì điều này cho đến khi bạn chuyển hết xuống một trang duy nhất không thể chuyển đổi. Điều đó sẽ cho bạn biết vấn đề nằm ở đâu và sau đó bạn có thể khắc phục nó trong tài liệu gốc.

Cũng có thể có các giải pháp khác. Một là thay đổi cách bạn tạo các tệp PDF của mình. Thay vì dựa vào Word để thực hiện chuyển đổi, bạn có thể chỉ cần sử dụng trình điều khiển máy in PDF. Nếu bạn đang sử dụng Windows 10, điều này thật dễ dàng — chọn “Microsoft Print to PDF” làm máy in của bạn và bạn có thể cho phép Windows tạo PDF cho bạn. Vì nó sử dụng một phương pháp tạo PDF khác với phương pháp được sử dụng bởi Word, rất có thể bạn sẽ nhận được một phương pháp khác (và hy vọng là ưng ý)

kết quả. Nếu bạn không sử dụng Windows 10, có rất nhiều trình điều khiển máy in PDF có sẵn thông qua tìm kiếm trên internet, nhiều trình điều khiển trong số đó miễn phí.

Cuối cùng, nếu bạn đang tạo PDF thường xuyên (hàng tuần hoặc thậm chí hàng ngày), bạn có thể cân nhắc đầu tư vào Adobe Acrobat. Nó cung cấp cho bạn các khả năng với các tệp PDF của bạn mà bạn không thể tìm thấy trong các công cụ khác.

Các sản phẩm của Adobe có xu hướng đắt tiền một chút, nhưng chúng chắc chắn đáng giá nếu đầu ra bạn tạo (PDF) quan trọng đối với công việc bạn làm.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (13645) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.