Có nhiều khi bạn đang tập hợp một tài liệu lại với nhau mà bạn cần phải đảm bảo rằng một số tài liệu tham khảo nhất định. Ví dụ: bạn có thể cần phải tham chiếu đến tên của một người cụ thể hoặc tên công ty, và điều kiện bắt buộc là các tham chiếu phải chính xác và chính xác trong toàn bộ tài liệu.

Có một số cách bạn có thể xử lý tình huống này bằng Word. Một cách khá độc đáo là sử dụng các thuộc tính tài liệu. Bạn có thể đã biết rằng Word duy trì một loạt các thuộc tính cho tài liệu của bạn. Các thuộc tính này bao gồm những thứ như kích thước của tài liệu, lần cuối cùng nó được cập nhật và những thứ tương tự. Bạn cũng có thể xác định các thuộc tính tùy chỉnh hoạt động giống như các biến cho tài liệu của mình. Để xác định thuộc tính tùy chỉnh, hãy làm theo các bước sau nếu bạn đang sử dụng Word 2010 hoặc phiên bản mới hơn:

  1. Bấm vào tab Tệp của ruy-băng và đảm bảo rằng Thông tin được chọn ở phía bên trái của màn hình.

  2. Nhấp vào danh sách thả xuống Thuộc tính và chọn Thuộc tính nâng cao.

Word hiển thị hộp thoại Thuộc tính cho tài liệu.

  1. Đảm bảo rằng tab Tùy chỉnh được hiển thị. (Xem Hình 1.)

  2. Trong trường Tên, chỉ định tên bạn muốn liên kết với thuộc tính này. Đây là tên mà bạn sẽ sử dụng sau này để tham chiếu thuộc tính trong tài liệu của mình.

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Loại, chọn loại thuộc tính bạn đang tạo.

  4. Trong trường Giá trị, chỉ định giá trị của thuộc tính.

  5. Bấm vào nút Thêm. Thuộc tính mới xuất hiện trong danh sách các thuộc tính trong hộp thoại.

  6. Bấm OK.

  7. Đóng bảng thông tin tài liệu.

Nếu bạn đang sử dụng Word 2007, các bước sẽ hơi khác một chút:

  1. Bấm vào nút Office, sau đó bấm Chuẩn bị và cuối cùng là Thuộc tính. Word hiển thị Bảng thông tin tài liệu ở đầu tài liệu của bạn, ngay bên dưới dải băng.

  2. Sử dụng danh sách thả xuống Thuộc tính tài liệu (góc trên cùng bên trái của Bảng thông tin tài liệu) để chọn Thuộc tính nâng cao. Word hiển thị hộp thoại Thuộc tính cho tài liệu.

  3. Đảm bảo rằng tab Tùy chỉnh được hiển thị.

  4. Trong trường Tên, chỉ định tên bạn muốn liên kết với thuộc tính này. Đây là tên mà bạn sẽ sử dụng sau này để tham chiếu thuộc tính trong tài liệu của mình.

  5. Sử dụng danh sách thả xuống Loại, chọn loại thuộc tính bạn đang tạo.

  6. Trong trường Giá trị, chỉ định giá trị của thuộc tính.

  7. Bấm vào nút Thêm. Thuộc tính mới xuất hiện trong danh sách các thuộc tính trong hộp thoại.

  8. Bấm OK.

  9. Đóng bảng thông tin tài liệu.

Bất kể phiên bản Word bạn đang sử dụng là gì, bây giờ bạn đã sẵn sàng sử dụng thuộc tính tài liệu mới trong tài liệu của mình. Bạn làm như vậy theo cách này:

  1. Định vị con trỏ tại điểm bạn muốn tham chiếu của mình xuất hiện.

  2. Chèn một trường bằng cách nhấn Ctrl + F9.

  3. Trong trường, nhập DOCPROPERTY _ [name] _, trong đó _ [name] _ là tên của thuộc tính tài liệu mà bạn đã xác định trước đó.

  4. Lặp lại các bước từ 1 đến 3 cho mỗi lần xuất hiện của giá trị hoặc văn bản.

Khi bạn hiển thị kết quả trường, Word sẽ tìm nạp nội dung của thuộc tính tài liệu tùy chỉnh của bạn và hiển thị nó ở vị trí của trường. Nếu bạn thay đổi giá trị được gán cho thuộc tính tài liệu và sau đó cập nhật các trường trong tài liệu, tất cả các trường hợp của tham chiếu sẽ được cập nhật.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (7539) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365. Bạn có thể tìm thấy phiên bản của mẹo này cho giao diện menu cũ hơn của Word tại đây: