Denyse chuẩn bị các bản tóm tắt cho chính phủ và chưa thể tìm ra cách để chèn các nhà lãnh đạo dấu chấm (…​) vào mục lục hoặc bảng các cơ quan chức năng. Cô ấy thấy nó rất dễ thực hiện với WordPerfect, nhưng không biết làm thế nào để làm điều đó trong Word.

Dấu chấm rất phổ biến được sử dụng trong cả mục lục và bảng của cơ quan chức năng. Giả sử bạn muốn thêm mục lục. Bạn bắt đầu chèn một bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Định vị điểm chèn tại vị trí trong tài liệu mà bạn muốn mục lục.

  2. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  3. Ở bên trái của dải băng, hãy nhấp vào công cụ Mục lục. Word hiển thị một vài tùy chọn.

  4. Bấm Chèn Mục lục. Word hiển thị hộp thoại Mục lục. (Xem Hình 1.)

Lưu ý rằng gần giữa phía bên trái của hộp thoại, bạn có thể chỉ định những gì sẽ sử dụng làm “tab leader”. Đây là nơi bạn cho biết liệu Word có nên sử dụng các thủ lĩnh dấu chấm trong TOC hay không. Theo mặc định, Word sẽ làm như vậy, như được hiển thị trong khu vực Xem trước khi In của hộp thoại.

Nếu bạn muốn sửa đổi cách TOC xuất hiện, bạn có thể làm như vậy, nhưng về cơ bản bạn đã hoàn tất — chỉ cần nhấp vào OK để chèn bảng vào tài liệu của bạn.

Đảm bảo rằng có các nhà lãnh đạo chấm trong bảng các cơ quan chức năng của bạn cũng dễ dàng tương tự. Bắt đầu bằng cách làm theo các bước sau:

  1. Định vị điểm chèn nơi bạn muốn chèn bảng quyền hạn.

  2. Hiển thị tab Tham chiếu của ruy-băng.

  3. Bấm vào công cụ Chèn bảng của các tổ chức trong nhóm Bảng các tổ chức. Word sẽ hiển thị hộp thoại Table of Authorised. (Xem Hình 2.)

Lưu ý rằng cũng giống như khi tạo TOC, hộp thoại Table of Authorisation có danh sách thả xuống Tab Leader ở bên trái hộp thoại. Sử dụng danh sách này để xác định xem bạn có muốn sử dụng các thủ lĩnh dấu chấm trong bảng hay không (chúng được sử dụng theo mặc định), sau đó bấm OK để thêm bảng.

Cho dù bạn đang chèn mục lục hay mục lục, bảng sử dụng các ký tự tab sau một mục nhập để định vị số trang cho mục nhập đó. Nếu bạn nhìn vào khu vực Xem trước khi in của cả hộp thoại Mục lục và hộp thoại Bảng cơ quan chức năng, bạn có thể thấy các đầu dấu chấm được hiển thị — các dấu chấm này thể hiện sự hiện diện của một ký tự tab và Word định dạng tab dừng để nó hiển thị dấu chấm các nhà lãnh đạo.

Điều này đưa chúng ta đến một khái niệm cuối cùng, quan trọng mà bạn nên hiểu khi nói đến cả hai loại bảng — cách các bảng thực sự xuất hiện trong tài liệu của bạn được kiểm soát bởi các định nghĩa kiểu. Bạn có thể biết điều này vì khi bạn tạo mục lục hoặc bảng thẩm quyền, cả hai hộp thoại đều có danh sách thả xuống Định dạng và cả hai đều được đặt, theo mặc định, thành “Từ Mẫu”. Điều này có nghĩa là định dạng được lấy từ các định nghĩa kiểu trong bất kỳ mẫu nào được đính kèm vào tài liệu của bạn.

Định nghĩa kiểu bao gồm những thứ như kích thước phông chữ, trọng lượng, khoảng cách giữa các chữ cái, màu văn bản, thụt lề và cài đặt dừng tab (bạn đoán nó).

Bạn có thể sửa đổi cách bạn muốn các mục trong bảng xuất hiện bằng cách chỉ cần sửa đổi định nghĩa kiểu cho mỗi cấp trong bảng.

Ví dụ: giả sử bạn muốn sửa đổi giao diện của các mục TOC khác nhau. Bạn có thể làm như vậy bằng cách tìm kiếm và sửa đổi các kiểu có tên TOC 1 (tương ứng với tiêu đề cấp 1 trong tài liệu của bạn), TOC 2 (tiêu đề cấp 2), TOC 3 (tiêu đề 3), v.v. Tương tự, bạn có thể sửa đổi bảng của các phong cách của cơ quan chức năng bằng cách tìm kiếm một phong cách có tên là Bảng của các cơ quan có thẩm quyền. (Chính xác cách bạn sửa đổi kiểu được đề cập trong WordTips.)

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (1205) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010 và 2013.