Fredric thường gửi tài liệu qua email cho anh ta. Anh ấy muốn áp dụng các phong cách cụ thể, tùy chỉnh của mình cho chúng, nhưng các phong cách này không xuất hiện trong dải băng hoặc trình đơn thả xuống. Fredric tự hỏi làm thế nào để tìm ra phong cách cụ thể của mình để có thể áp dụng chúng.

Khi bạn tạo một tài liệu trong Word, nó có một mẫu được liên kết với nó. Không có cách nào xung quanh điều này; ngay cả khi bạn nghĩ rằng bạn không sử dụng kiểu hoặc mẫu, Word vẫn liên kết mẫu Thường với một tài liệu mới.

Khi bạn nhận một tài liệu từ người khác, tài liệu đó không được tạo trên hệ thống của bạn. (Nghe có vẻ hiển nhiên, phải không?) Trên bất kỳ hệ thống nào nó được tạo ra, nó được liên kết với một mẫu. Nhiều khả năng, nó được liên kết với mẫu Bình thường trên hệ thống khác đó. Khi tài liệu được gửi cho bạn qua thư, Word sẽ ghi nhớ các kiểu đó từ mẫu được liên kết với nó trên hệ thống khác đó.

Khi bạn mở tài liệu e-mail trên hệ thống của mình, Word sẽ kiểm tra xem tài liệu được liên kết với mẫu nào. Nếu một mẫu có cùng tên tồn tại trên hệ thống của bạn, thì mẫu đó sẽ được tải và Word hài ​​lòng. Nếu mẫu không tồn tại, thì Word sẽ sử dụng các kiểu được lưu trong chính tài liệu.

Nếu bạn không thấy các kiểu bạn muốn xem, điều đó đơn giản có nghĩa là Word chưa mở mẫu có chứa các kiểu đó. Giải pháp là liên kết mẫu của bạn — mẫu chứa các kiểu bạn muốn xem — với tài liệu được gửi qua email. Để làm điều đó, hãy làm theo các bước sau:

  1. Tải tài liệu e-mail.

  2. Nhấp vào công cụ Mẫu tài liệu. Word hiển thị hộp thoại Mẫu và Phần bổ trợ. (Xem Hình 1.)

  3. Bấm vào nút Đính kèm. Word sẽ hiển thị hộp thoại Đính kèm Mẫu.

  4. Sử dụng các điều khiển trong hộp thoại để định vị và chọn mẫu bạn muốn đính kèm vào tài liệu của mình. (Đây có thể là mẫu Bình thường hoặc có thể là một số mẫu khác có chứa các phong cách của bạn.)

  5. Nhấp vào Mở. Hộp thoại Đính kèm Mẫu biến mất và tên của mẫu bạn đã chọn sẽ xuất hiện trong hộp Mẫu Tài liệu.

  6. Chọn hộp kiểm Tự động Cập nhật Kiểu Tài liệu để đảm bảo rằng các kiểu trong mẫu được áp dụng cho tài liệu của bạn.

  7. Nhấp vào OK.

Các kiểu của bạn bây giờ sẽ có sẵn để sử dụng với tài liệu. Nếu chúng không hiển thị ngay lập tức trong ngăn tác vụ Kiểu, bạn cần định cấu hình ngăn để hiển thị tất cả các kiểu:

  1. Hiển thị ngăn tác vụ Kiểu bằng cách hiển thị tab Trang đầu của dải băng, sau đó bấm vào biểu tượng nhỏ ở góc dưới bên phải của nhóm Kiểu.

  2. Bấm vào Tùy chọn ở cuối ngăn tác vụ Kiểu. Word sẽ hiển thị hộp thoại Tùy chọn Ngăn Kiểu. (Xem Hình 2.)

  3. Sử dụng danh sách thả xuống Chọn kiểu để hiển thị, chọn Tất cả kiểu.

  4. Bấm OK.

Nếu bạn không muốn làm rối với các mẫu (mặc dù bạn thực sự nên làm rối với các mẫu), có một cách nhanh chóng và tiện lợi để có được các kiểu có sẵn trong tài liệu mới: Sao chép chúng. Đây là tóm tắt về kỹ thuật:

  1. Mở cả tài liệu e-mail và tài liệu có chứa các kiểu ưa thích của bạn.

  2. Trong tài liệu kiểu ưa thích, hãy chọn các đoạn văn được định dạng theo kiểu của bạn.

  3. Nhấn Ctrl + C để sao chép các đoạn văn đó.

  4. Chuyển sang tài liệu e-mail và chuyển đến phần cuối của nó.

  5. Nhấn Enter một vài lần.

  6. Nhấn Ctrl + V để dán các đoạn đã sao chép. Trong quá trình sao chép các đoạn văn, Word cũng sao chép các kiểu cho các đoạn văn đó.

  7. Chọn các đoạn bạn vừa dán.

  8. Nhấn phím Delete để loại bỏ chúng. Các kiểu, tuy nhiên, vẫn còn trong tài liệu e-mail.

WordTips là nguồn của bạn để đào tạo Microsoft Word hiệu quả về chi phí.

(Microsoft Word là phần mềm xử lý văn bản phổ biến nhất trên thế giới.) Mẹo này (9961) áp dụng cho Microsoft Word 2007, 2010, 2013, 2016, 2019 và Word trong Office 365.